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「Airtableにタスクを登録したら、すぐにMicrosoft Teamsの担当チャネルに通知したい」
「プロジェクトの進捗をAirtableで管理しているけど、更新情報をチームに共有するのが手間で、つい後回しにしてしまう…」
AirtableとMicrosoft Teamsを使う中で、両ツール間の情報連携が分断されてしまうと、このような非効率を感じますよね。
もし、<span class="mark-yellow">Airtableのレコード追加や更新を自動でMicrosoft Teamsに通知できる仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間や情報共有の遅れといった課題から解放され、チーム全体の生産性を向上させられるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくしてスマートな業務フローを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
AirtableとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
以下の自動化例にご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合致する内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
Airtableの指定テーブルにレコードが追加されたら、その内容をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
<span class="mark-yellow">チームへの情報共有を自動化することで、対応漏れや伝達ミスを防げるでしょう。</span>また、シンプルな構成であるため、様々な業務に幅広く応用できます。
各フィールドから抽出した値でフィルタリングをかけて、条件を満たすレコードのみを通知対象とすることも可能です。
「ステータスが完了になった」「優先度が高い」といった<span class="mark-yellow">特定のレコードだけを通知することで、チーム内の会話が通知で埋もれたり、重要な通知を見落としてしまうような問題を防げるでしょう。
ここからは、AirtableとMicrosoft Teamsを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Airtableに情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するAirtableとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Airtableのマイアプリ登録
Airtable(OAuth)が追加されていることを確認してください。
② Microsoft Teamsのマイアプリ登録
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
Microsoft Teamsも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
取得した値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
参考：取得した値について
それでは、レコード作成を通知するメッセージをMicrosoft Teamsに投稿しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Airtableの指定したテーブルにレコードを追加し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はAirtableからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にMicrosoft TeamsからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのカレンダーで管理している会議やイベントの情報を、自動でAirtableのデータベースに集約。
<span class="mark-yellow">議事録の管理やプロジェクト進捗管理の一元化に役立つ</span>でしょう。情報資産の蓄積と活用を効率化します。
「特定の参加者が含まれる」「件名に特定のキーワードが入っている」といった<span class="mark-yellow">条件に合致する重要なイベント情報だけをレコード化。</span>
条件に応じて処理を分岐させることにより、関連性の高い情報のみを効率的に集め、戦略的なデータ管理を可能にします。
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableやMicrosoft TeamsのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Airtableでのレコード登録や更新をトリガーに、顧客管理、人事管理、プロジェクト管理など、様々な外部ツールへ情報をシームレスに連携。
また、他のアプリのデータをAirtableに集約することで、データの一元管理を促進します。これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間をなくし、情報共有のスピードと正確性も向上するでしょう。
チャットに投稿があったら、メールを自動送信したり、カレンダーに予定を作成したりします。
また、メッセージ送信をトリガーにプロジェクト管理ツールに課題を追加することも可能です。
チーム内のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減しましょう。
AirtableとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたAirtableとMicrosoft Teams間のデータ転記や通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
チーム内の情報共有はより迅速かつ正確になり、担当者は日々のルーティンワークから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコードの「更新」をきっかけに通知できますか？
A：はい、できます。
Airtableの「レコードが更新されたら」をトリガーに設定してください。
Q：短時間に複数レコードが追加された場合、通知を一つにまとめられますか？
A：Airtableのトリガーには、複数レコードを一度に扱うものはありません。
複数レコードをまとめて通知したい場合には、スケジュールトリガーやAirtableの「レコードの一覧を取得する」をご活用ください。
参考：スケジュールトリガーの設定方法 / AirtableのAPIと今すぐ連携
Q：連携がエラーで止まった場合、どうすれば気づけますか？
A：Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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