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「Asanaでタスク管理をしているけど、タスクを作った後に毎回同じようなサブタスクや説明文を手で追加するのが面倒…」
「タスクの内容を充実させたいけど、忙しくて詳細を書ききれず、情報が不足しがち…」
このように、Asanaでのタスク作成後の付随業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaに新しいタスクが作成されたタイミングで、AIが必要な情報やサブタスクを自動で生成し、追記してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より価値の高い業務に集中できる時間を確保することができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaのAPIを連携させることで、Asana内での特定のアクションをきっかけに、別の操作を自動的に実行するワークフローを構築できます。
例えば、タスクが作成されたらAIがその内容を補完するなど、これまで手作業で行っていた繰り返し作業をなくし、業務の精度とスピードを向上させることが可能です。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新しいタスクを作成した後に、そのタスクの目的や背景、関連するサブタスクなどを手動で追記する作業は、時間がかかる上に抜け漏れが発生しがちです。
このテンプレートを使えば、タスクが作成されると同時にAIがタスク名に基づいて関連情報を自動で生成し追記するため、<span class="mark-yellow">手作業による情報追記の手間を完全になくし、タスク内容の品質を常に高いレベルで均一化</span>できます。
この連携は、AIによる情報生成など、既存のデータを加工・修正する処理を含むパターンです。
「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」のタスクが作成された場合にのみ、決まったフォーマットで情報を追記したいというケースも多いのではないでしょうか。
このテンプレートでは、特定の条件を満たすタスクが作成された時だけAIが自動で情報を追記するため、<span class="mark-yellow">特定の業務フローに特化したタスク管理を自動化し、手動での判断ミスや作業漏れを防ぎます。</span>
この連携は、特定の条件で処理を分岐させる設定を含んでいるため、より柔軟な自動化を実現できます。
それでは、さっそく実際にAsanaとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとAsanaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はAsanaにタスクが作成されたら、AIで必要な情報を生成し追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
マイアプリ一覧にアイコンが表示されていればOKです！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！Asanaでタスクが追加されると、トリガーが起動します。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定のプロジェクトで新しいタスクが追加されたら」を選択し、次に進みましょう！
ここで、Asanaの画面に移って、テスト用にタスクを作成してください。
Asanaのある特定のプロジェクトにタスクが作成されたことをきっかけにフローボットが起動します。
今回は以下のタスクを作成してみました。
Yoomの画面に戻って、必須項目を設定しましょう！
まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にして設定することをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力欄をクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下の画像のように取得した値が表示されます。
この取得した値は、次の設定で活用します！
問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックします。
※詳しい説明はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に「プロンプト」を設定します！
プロンプトとは、AIでテキストを生成する際に使用する指示文のことです。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※今回は、テンプレートを使用しているため、プロンプトにあらかじめ設定されています。用途に合わせて自由に設定してくださいね。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットに表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認をします。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、必須項目を設定していきましょう！
他の項目は必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したらAsanaの画面に移り、タスクが更新されたかを確認してください。
赤枠が更新された部分です。無事に更新されましたね！
最後にYoomの画面に戻って「保存する」をクリックします。
以上で、「Asanaにタスクが作成されたら、AIで必要な情報を生成し追加する」フローの完成です。
お疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Asanaを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Asanaに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Asanaに新しいタスクが追加されたらNotionに追加したり、Googleカレンダーに予定を作成したりできます。また、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メールを通知したり、Todoistにもタスクを作成したりと、複数のツール間で情報を同期し、チームでのタスク管理と情報共有を効率化できます。
Asana内での連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク作成後の情報追記やサブタスクの登録といった付帯業務の手間を削減し、ヒューマンエラーによる情報の抜け漏れや記載内容のばらつきを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、プロジェクトの推進や戦略的な業務といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：AIが生成する情報の精度は調整できますか？
A：はい、調整可能です。YoomのAIはプロンプト（指示文）に従って生成を行いますので、指示が具体的であるほど精度が高まります。
例えば「箇条書きで要点を3つにまとめる」「専門用語を避けて説明する」といった条件を明示すると、より意図に沿った出力が得られます。
Q：タスク作成以外の操作も自動化の起点にできますか？
A：はい、可能です。
例えば、タスクが更新された場合やステータスが変更された場合、あるいはコメントが追加された場合など、さまざまなイベントをトリガーとして設定できます。
これにより、タスクの進捗や変更内容を他ツールへ反映させるといった、柔軟なワークフロー構築が実現いたします。
※Asanaの既存テンプレートはこちらからご確認いただけます。
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