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「Asanaでタスク管理をしているけど、会議や作業の予定はGoogleカレンダーに入力している」
「Asanaで設定したタスクの期日を、Googleカレンダーに手作業で転記するのが面倒で、抜け漏れも心配…」
このように、プロジェクト管理ツールとカレンダーツールを併用する中で、二重入力の手間や情報の齟齬に悩んでいませんか？
タスクの締め切りをカレンダーに反映させる作業は、単純でありながらもプロジェクトの進行を左右する重要な業務であり、ミスが許されないため気が抜けません。
もし、Asanaに新しいタスクが登録されたら、その期日情報が自動的にGoogleカレンダーの予定として追加される仕組みがあれば便利です。
こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスによるスケジュール管理の失敗を防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくても簡単に設定が可能です！
ぜひこの記事を参考に、日々の業務をよりスマートで効率的なものに変えていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとGoogleカレンダーのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報登録を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Asanaにタスクを登録するだけで、その情報が自動でGoogleカレンダーにも反映されるため、手入力の手間や転記ミスをなくすことができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで管理しているタスクの期日を、Googleカレンダーに手動で入力する作業は時間がかかり、入力漏れや日付の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Asanaでタスクが作成されると同時に、その期日情報がGoogleカレンダーに自動で登録される</span>ため、タスクの締め切りを確実に把握できるようになります。
Asanaのタスクには詳細な説明や背景情報が記載されていることが多いですが、そのままGoogleカレンダーの予定に転記すると、情報が長すぎて一目で内容を把握しにくいことがあります。
この連携では、<span class="mark-yellow">AIがAsanaのタスク説明文の要点を自動で抽出し、簡潔にまとめた上でGoogleカレンダーに登録します。</span>
カレンダー上でタスクの概要を素早く確認でき、より効率的なタスク管理が実現します。
それでは、さっそく実際にAsanaとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとGoogleカレンダーの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Asanaの連携
1,右上の検索ボックスに「Asana」と入力して、表示されたAsanaのアイコンをクリックします。
2,Asanaにログインします。
Asanaのアカウントに登録のあるメールアドレスかGoogleアカウントを選択して、「続行」をクリック
3,パスワードを入力して、「ログイン」をクリックします。
4,下記の表示が出たら、1つ目のアプリ連携は成功です！
Googleカレンダーの連携
1, 右上の検索ボックスに「Googleカレンダー」と入力して、表示されたGoogleカレンダーのアイコンをクリックします。
2,以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。
3,アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。
4,続行をクリックします。
5, Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1,上記バナーの「試してみる」をクリック
2,画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3,Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4,下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
タイトルは変更も可能です。
連携するアカウント情報は最初に連携したものが反映されています。間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
一度、Asana上でタスクを作成しましょう！
後ほどGoogleカレンダーに追加するフローを作成するので、期日をしっかりと設定しておきましょう。
プロジェクトも設定しておきます。
Yoomの設定に戻ります。
ワークスペースIDを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のワークスペースIDを選択しましょう！
プロジェクトIDも同様に設定します。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
2つ目の赤枠をクリックします。
タイトルやGoogleカレンダーと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
問題なければ、アクションの設定などはそのままで、次へボタンで次の設定へ進みます。
Googleカレンダーに新しく予定登録を行います。
カレンダーIDを設定します。表示された候補の中で予定登録を行いたいカレンダーを選択してください。
予定のタイトルを取得した値の中から選択しましょう！
予定の開始日時も同様に選択しましょう。
その他に、参加者、公開設定、リマインダー設定などが任意で設定可能です。
※予定の説明では、手動での入力も可能ですが、取得した値からの選択も可能です。
希望の設定にカスタムができたら、「テスト」ボタンを押しましょう！
テスト成功です！
Googleカレンダー上で設定ができているか確認してみましょう！
設定したタスクの日程でカレンダーに登録されています！
Yoomに画面が戻ったら、画面下部の設定を保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はAsanaからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleカレンダーの予定をもとにAsanaでタスクを作成したいといった逆方向のデータ連携ももちろん可能です。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーで決定した会議やイベントの予定をもとに、後からAsanaで関連タスクを手作業で作成しているケースは少なくありません。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その情報をトリガーにしてAsanaに関連タスクを自動で生成する</span>ため、タスクの作成漏れを防ぎ、準備をスムーズに進めることができます。
すべてのカレンダー予定をAsanaのタスクにする必要はなく、特定のキーワードが含まれる重要な予定のみをタスク化したい場合もあるでしょう。
この連携は、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定に特定のキーワードが含まれている場合のみ、Asanaにタスクを自動作成する</span>という条件分岐を含んでおり、本当に必要な情報だけを効率的にタスク管理へと繋げることができます。
Yoomでは、AsanaやGoogleカレンダーに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
AsanaやGoogleカレンダーでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
ここでは、Asanaを中心にタスク管理を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Googleカレンダーを中心に予定管理を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
AsanaとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたAsanaのタスク情報をGoogleカレンダーへ転記する作業が削減できます。
面倒な二重入力から解放され、常に最新の情報を両方のツールで正確に把握しながら、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に実現できます。
もし、AsanaとGoogleカレンダーの連携をはじめとする日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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