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【簡単設定】AsanaのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携する方法
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Asanaで管理しているタスクごとに関連ファイルをSharePointで整理したいけど、毎回手動でフォルダを作るのが面倒…」
「タスク名とSharePointのフォルダ名を手作業で合わせているため、入力ミスや作成漏れが発生してしまう…」
このように、AsanaとMicrosoft SharePointを併用する中で、手作業によるファイル管理に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Asanaで新しいタスクが作成されたタイミングで、関連するフォルダがSharePointに自動で作成される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。ファイル管理の標準化とヒューマンエラーの削減を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。これまで手作業にかけていた時間や手間を削減し、業務をもっと楽に進められるようになります。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
AsanaとMicrosoft SharePointを連携してできること
AsanaとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたタスク管理とファイル管理にまつわる様々な業務を自動化できます。
例えば、Asanaでタスクが作成された際に、そのタスク名でMicrosoft SharePointに自動でフォルダを作成する、といった連携が可能です。手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、ファイル管理の効率の向上が期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaでタスクが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成しタスクを更新する
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、そのタスクに関連する資料を保管するためのフォルダをSharePointに手動で作成する作業を自動化します。
この連携により、タスクが作成されるとMicrosoft SharePointに同名のフォルダが自動で生成されるため、ファイル管理の標準化を実現します。フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーをなくすことができます。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaで特定のタスクが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成しタスクを更新する
Asanaで作成される全てのタスクではなく、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」に割り当てられたタスクなど、条件に合致した場合にのみMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成します。
この連携は条件分岐の処理を含むため、不要なフォルダの乱立を防ぎ、重要なタスクのファイル管理だけを自動化します。より整理されたファイル管理体制を構築可能です。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連資料をMicrosoft SharePointに格納する際、都度フォルダを作成したり、情報を手動で連携したりする作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、Asanaで特定のタスクが作成されるだけで、Microsoft SharePointに必要なフォルダを自動で作成し、その情報をAsanaタスクに反映させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとMicrosoft SharePointを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- タスク管理とファイル管理の連携を自動化し、プロジェクトの生産性を向上させたい方
- 手作業による情報連携のミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでのタスク作成を起点に、Microsoft SharePointのフォルダ作成からタスク更新までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、関連情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダの情報などをタスクに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Asanaから取得したタスク名や担当者などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成時には、作成先のサイトや親フォルダを指定し、作成するフォルダ名にAsanaのタスク名を変数として利用することが可能です。
- Asanaのタスク更新時には、作成したMicrosoft SharePointのフォルダURLを変数として利用し、タスクの説明欄などに自動で追記するよう設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連資料をMicrosoft SharePointに格納する際、都度フォルダを作成したり、情報を手動で連携したりする作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、Asanaで特定のタスクが作成されるだけで、Microsoft SharePointに必要なフォルダを自動で作成し、その情報をAsanaタスクに反映させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとMicrosoft SharePointを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- タスク管理とファイル管理の連携を自動化し、プロジェクトの生産性を向上させたい方
- 手作業による情報連携のミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでのタスク作成を起点に、Microsoft SharePointのフォルダ作成からタスク更新までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、関連情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダの情報などをタスクに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Asanaから取得したタスク名や担当者などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
- Microsoft SharePointでのフォルダ作成時には、作成先のサイトや親フォルダを指定し、作成するフォルダ名にAsanaのタスク名を変数として利用することが可能です。
- Asanaのタスク更新時には、作成したMicrosoft SharePointのフォルダURLを変数として利用し、タスクの説明欄などに自動で追記するよう設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AsanaとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAsanaとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとMicrosoft SharePointの連携を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Asanaでタスクが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成しタスクを更新する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- AsanaとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Asanaのトリガー設定および各設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：AsanaとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ連携
【注意事項】
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yoomにログイン後、Microsoft SharePointのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連ファイルをMicrosoft SharePointで保管している場合、タスクごとに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに連携してフォルダを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク作成とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- タスクに関連するファイル管理を効率化し、プロジェクトの生産性を高めたいチームリーダーの方
- AsanaとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、タスク情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、前のステップで取得したタスク情報を元にフォルダを作成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、作成したMicrosoft SharePointのフォルダ情報などをAsanaのタスクに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォルダ名や保存先などを、固定値またはAsanaから取得したタスク名などの情報（変数）を用いて設定することが可能です。
- Asanaのタスクを更新する際に、コメントや説明欄にMicrosoft SharePointで作成したフォルダのURLなど、後続のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Asana、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクを作成していない方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として「テスト0930」というプロジェクトに「テスト用タスク」というタスクを作成しました！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」を候補から選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Asanaで特定のプロジェクトに作成された新しいタスクの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Microsoft SharePointでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
フォルダを作成したいMicrosoft SharePointの「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「親フォルダ名」を注釈に沿って手動で入力します。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択しましょう。
「フォルダ名」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが作成される度にそのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Microsoft SharePointにフォルダが作成されました！
ステップ5：Asanaでタスクを更新する
「タスクを更新」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「更新対象のタスクID」を「取得した値」から設定しましょう。
そのほか、任意の項目を設定してくださいね。
例として「タスクの説明」を設定していきます。
「タスクの説明」の設定では、「取得した値」の使用が可能です！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Asanaでタスクが更新されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
AsanaとMicrosoft SharePointを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、AsanaとMicrosoft SharePointに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
AsanaとMicrosoft SharePointでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Asanaを使った便利な自動化例
Googleフォームで登録された情報をAsanaにタスクとして登録できます。また、Asanaに新しいタスクが追加されたら、Slackにメッセージを送付したり、Todoistにタスクを作成したりと、プロジェクト管理ツール間の連携を効率化できます。
さらに、Asanaでタスクが完了したら、Outlookで完了メールを通知したり、LINE WORKSに通知したりと、チームへの情報共有や次のアクションへの移行を自動化できます。
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。 ■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ - はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要プロジェクト管理ツールのAsanaと、個人のタスク管理ツールのTodoistを併用していると、タスクの二重入力や転記漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加された際に、自動でTodoistにもタスクが作成されるため、手作業での転記の手間を減らし、タスク管理の精度を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとTodoistを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- プロジェクトのタスクと個人のタスクをスムーズに連携させたいプロジェクトマネージャーの方
- タスクの転記漏れを防ぎ、個人のタスク管理をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaにタスクが追加されると、自動でTodoistへタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの転記漏れや入力ミスが減るため、重要なタスクの抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTodoistを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、Asanaで追加されたタスク情報をTodoistに連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、タスクの追加を検知する対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- Todoistでタスクを作成する際に、Asanaから取得したどの情報（タスク名、期日など）を反映させるか自由に設定できます。
■注意事項- Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要プロジェクトのタスク管理にAsanaを利用しているものの、新しいタスクが発生するたびにMicrosoft Teamsでメンバーに共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加された際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知できます。これにより、タスク共有のプロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとMicrosoft Teamsを併用し、タスク共有の効率化を図りたい方
- 手作業での通知による共有漏れや遅延を防ぎ、情報連携を確実にしたい方
- チーム内のコミュニケーションを自動化し、プロジェクト管理を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaにタスクが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報伝達が不要になることで、通知の漏れやタスク内容の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトのみを自動化の対象にできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送付するチームやチャネルを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、Asanaのタスク名や担当者といった情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Asanaでのタスク管理において、完了したタスクの報告を都度LINE WORKSで連絡する作業に手間を感じていませんか？重要なタスクの進捗報告は迅速に行う必要がありますが、手作業での連絡は手間がかかる上に、報告漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了した際に、設定した内容を自動でLINE WORKSへ通知できるため、連絡業務を効率化し、確実な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Asanaで管理しているタスクの完了報告を、LINE WORKSで手動で行っている方
- プロジェクトの進捗を関係者に迅速かつ漏れなく共有したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による報告の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、報告業務にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での連絡による報告漏れや遅延を防ぎ、関係者への確実かつタイムリーな情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」のアクションを設定することで、Asanaのタスク完了を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- LINE WORKSのオペレーション設定では、通知に使用するボットIDや通知先のトークルームID、送信するメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は「LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法について」をご参照ください。
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- AsanaとTodoistを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- プロジェクトのタスクと個人のタスクをスムーズに連携させたいプロジェクトマネージャーの方
- タスクの転記漏れを防ぎ、個人のタスク管理をより効率化したいと考えている方
- Asanaにタスクが追加されると、自動でTodoistへタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの転記漏れや入力ミスが減るため、重要なタスクの抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、AsanaとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTodoistを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、Asanaで追加されたタスク情報をTodoistに連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、タスクの追加を検知する対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- Todoistでタスクを作成する際に、Asanaから取得したどの情報（タスク名、期日など）を反映させるか自由に設定できます。
- Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AsanaとMicrosoft Teamsを併用し、タスク共有の効率化を図りたい方
- 手作業での通知による共有漏れや遅延を防ぎ、情報連携を確実にしたい方
- チーム内のコミュニケーションを自動化し、プロジェクト管理を円滑に進めたい方
- Asanaにタスクが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報伝達が不要になることで、通知の漏れやタスク内容の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトのみを自動化の対象にできます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送付するチームやチャネルを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、Asanaのタスク名や担当者といった情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaでタスクを完了するたびに、関係者へOutlookでメール通知を手作業で行っていませんか？
この定型的な報告業務は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまう原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが完了したことをトリガーに、Outlookから自動で完了通知メールを送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスク完了報告の手間を削減したい方
- 手作業によるメール送信での、通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎたい方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でメールが送信されるため、報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに通知が実行されるため、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの完了を通知するメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で指定することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に固定のテキストを設定したり、Asanaから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Asanaで管理しているタスクの完了報告を、LINE WORKSで手動で行っている方
- プロジェクトの進捗を関係者に迅速かつ漏れなく共有したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による報告の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- Asanaでタスクを完了させるだけで自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、報告業務にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での連絡による報告漏れや遅延を防ぎ、関係者への確実かつタイムリーな情報共有を実現します。
- はじめに、AsanaとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」のアクションを設定することで、Asanaのタスク完了を任意のトークルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- LINE WORKSのオペレーション設定では、通知に使用するボットIDや通知先のトークルームID、送信するメッセージ内容を任意で設定できます。
- Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は「LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法について」をご参照ください。
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成できます。Gmailなどで受信した添付ファイルや、メールで届いたファイルをSharePointにアップロードし、Microsoft Teamsに通知を送るなど、ファイル管理と情報共有を効率化できます。
また、DocuSignでの契約締結が完了したら、関連ファイルをSharePointに自動格納できます。SharePointでファイルが作成されたら、OCRを行い結果をSlackに通知するといった、高度な情報処理も自動化できます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者
2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
- チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者
- 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者
3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、締結が完了した後の契約書の管理に手間を感じてはいないでしょうか。締結済みのファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへ手動で格納する作業は、件数が増えるほど負担になり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープの締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約ファイルと証明書を自動でMicrosoft SharePointに格納でき、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルをアップロードした際、関係者への通知が遅れたり、連絡を忘れてしまったりすることはないでしょうか。都度Slackで手動で連絡する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル作成をきっかけに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、SlackとMicrosoft SharePointをスムーズに連携させ、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル共有に関する通知を手作業で行っている方
- チームや部署間での情報共有をより確実に行いたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- SlackでMicrosoft SharePointの更新を見逃さず、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル作成をトリガーに自動で通知が送信されるため、これまで手動での連絡作業にかかっていた時間を削減できます。
- Slackへの自動通知により、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、ファイル名や作成日時など、トリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知は、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文にファイル名やURLといった変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者
2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
- チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者
- 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者
3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルをアップロードした際、関係者への通知が遅れたり、連絡を忘れてしまったりすることはないでしょうか。都度Slackで手動で連絡する作業は手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル作成をきっかけに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、SlackとMicrosoft SharePointをスムーズに連携させ、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとSlackを利用し、ファイル共有に関する通知を手作業で行っている方
- チームや部署間での情報共有をより確実に行いたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- SlackでMicrosoft SharePointの更新を見逃さず、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル作成をトリガーに自動で通知が送信されるため、これまで手動での連絡作業にかかっていた時間を削減できます。
- Slackへの自動通知により、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、ファイル名や作成日時など、トリガーで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知は、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文にファイル名やURLといった変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
AsanaとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク作成に伴うフォルダ作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はファイル管理の細かな作業から解放されます。タスクとファイルが紐付いた状態で業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗したらどこで確認・対処すればいいですか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です！今回は例として{{タスク名}}のみでフォルダ名を作成しましたが、複数の「取得した値」を使用できます。
今回の例でいうと、「{{プロジェクト名}}_{{タスク名}}」と設定すれば、「テスト0930_テスト用タスク」というフォルダの作成が可能です！
また、「取得した値」だけではなく、手動で入力した固定のテキストや日付なども使用可能です！
Q：Google DriveやDropboxでも同じことはできますか？
A：はい、可能です！Google DriveやDropboxでも同じフローを作成できます。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連資料をGoogle Driveで保管している場合、新しいタスクごとに手動でフォルダを作成するのは手間がかかり、命名ミスや作成漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうしたAsanaとGoogle Drive間での手作業をなくし、特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でGoogle Drive内に対応するフォルダを生成します。これにより、ファイル管理の効率化と標準化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle Driveを使っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- タスクと関連ファイルの管理を徹底し、チーム内の業務を標準化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- Google DriveとAsana連携による業務の自動化で、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、対象とするワークスペース、プロジェクトを任意で指定することが可能です
- Google Driveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを自由に選択できます。またフォルダ名には、固定の文言に加え、Asanaのタスク名など動的な情報を変数として活用することもできます
■注意事項
- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスクを管理し、関連資料をGoogle Driveで保管している場合、新しいタスクごとに手動でフォルダを作成するのは手間がかかり、命名ミスや作成漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうしたAsanaとGoogle Drive間での手作業をなくし、特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でGoogle Drive内に対応するフォルダを生成します。これにより、ファイル管理の効率化と標準化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle Driveを使っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- タスクと関連ファイルの管理を徹底し、チーム内の業務を標準化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- Google DriveとAsana連携による業務の自動化で、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、対象とするワークスペース、プロジェクトを任意で指定することが可能です
- Google Driveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを自由に選択できます。またフォルダ名には、固定の文言に加え、Asanaのタスク名など動的な情報を変数として活用することもできます
■注意事項
- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでのタスク管理と並行して、関連ファイルを格納するためにDropboxで手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加されると、自動でDropboxに任意のフォルダが作成されるため、dropboxとasanaの連携における手作業をなくし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとDropboxを併用し、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- dropboxとasanaの連携を自動化し、プロジェクト全体の生産性を向上させたいと考えている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、ファイル管理を標準化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内でのファイル管理のルールを徹底できます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を元にしたフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、フォルダ名は固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったAsanaのタスク名といった動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Asana、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
上記の2つのテンプレートでは、Asanaの「タスクを更新」オペレーションがないため、手動で設定する必要があります。
それぞれの「フォルダを作成する」オペレーション直下の「+」を選択し、オペレーションを追加しましょう。
下記の画面でAsanaと検索し、「タスクを更新」アクションを設定してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
