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「Asanaで管理しているタスクをTogglで時間計測する際に、毎回手動でタスク情報を入力している…」
「両方のツールで情報を更新するため、入力ミスや転記漏れが発生しがちで困っている…」
このように、プロジェクト管理にAsana、時間追跡にTogglを利用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaに新しいタスクが追加された際に、自動でTogglにもタスクが作成される仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるかもしれません。
また、入力ミスによる手戻りを防ぎ、本来注力すべきプロジェクトの推進や分析といったコア業務に割く貴重な時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定が可能です。
これまでシステム連携を諦めていた方でもすぐに導入し、日々のタスク管理をより効率的なものへと変えていきましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとTogglのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたタスク情報の転記作業を自動化できます。
この連携により、Asanaでのタスク追加をトリガーとして、Togglに自動で情報が反映されるため、作業時間の計測漏れや入力ミスの防止に繋がり、より正確なプロジェクト管理をサポートします。
ここでは、具体的な自動化の事例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されるたびに、その情報を自動でTogglに連携してTaskを作成するフローです。
<span class="mark-yellow">時間計測の開始漏れやタスクの手動登録といった手間を削減し、効率的なプロジェクト管理</span>に貢献します。
この連携は、Asanaのタスク情報をそのままTogglに連携するシンプルな直接連携の構成です。
Asanaの特定のプロジェクト内にある、さらに特定のセクションにタスクが追加された場合にのみ、TogglにTaskを自動作成するフローです。
<span class="mark-yellow">重要なタスクや特定のフェーズにあるタスクのみを対象に時間計測を自動化し、より精度の高い工数管理を実現</span>できます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させる設定を含んでいます。
それでは、実際にAsanaとTogglを連携する自動化フローを作成していきましょう。
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使って設定を進めていきます。
プログラミングの知識は必要なく、直感的な操作で簡単に設定できるので、ぜひ一緒に試してみてください。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、TogglにもTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。
※画面にも記載がありますが、API Tokenの取得についてはこちらの記事もご確認ください。
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるAsanaのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」ではAsanaの検知するプロジェクトを選択します。
以下の設定を行いましょう。
また、設定のテストで使用するためAsanaを操作し、指定したプロジェクト内にタスクを作成しておきましょう。
ここまで設定が完了したら、テストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にTogglの設定を行います。
画面赤枠の「Create Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はAsanaからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglでのアクションをきっかけにAsanaのタスクを操作したいケースもあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も簡単に自動化できるので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglで新しいTaskが作成されたら、その情報を基にAsanaにも自動でタスクを追加します。
<span class="mark-yellow">時間計測用に作成したタスクをAsana側でもれなく管理でき、チーム内でのタスク共有や進捗確認の円滑化</span>に繋がります。
この連携は、TogglのTask情報をそのままAsanaに連携するシンプルな直接連携の構成です。
Togglで特定の条件に合致する新規Taskが作成された場合にのみ、Asanaにタスクを自動で追加するフローです。
<span class="mark-yellow">例えば、特定のクライアントやプロジェクトに関連するTaskだけをAsanaに連携するなど、より柔軟なタスク管理が可能</span>になります。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させる設定を含んでいます。
AsanaやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
フォームツールと連携することで、送信された回答を基にAsanaに自動でタスクを作成できます。
テンプレートを設定するだけで、回答を転記する手間を省略できるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
データベースや他のタスク管理ツールと連携することで、Togglにプロジェクトやタスクを自動作成できます。
簡単な設定だけで、Togglへの情報の転記漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
AsanaとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はタスク管理の雑務から解放され、より正確な工数データに基づいたプロジェクトの進捗管理や、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に自動化フローを構築することが可能です。
もしAsanaとTogglの連携による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を実際に体験してみてください！
Q：Asanaでタスク情報を更新した場合、Toggl側も同期されますか？
A：はい、新しいフローボットを作成することで同期も可能です。
まず、Asanaのトリガーアクションで「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択し、分岐オペレーションを挟んで更新時のみTogglに連携する設定をします。
その後、Togglの「Update Task」アクションを設定していただくことでタスク情報が更新された場合も連携を行うことが可能です。
Q：複数のプロジェクトごとに連携先を振り分けることはできますか？
A：1つのフローでは対応ができませんが、画像のようにプロジェクトごとにフローを作成いただければ可能となります。
作成済みのフローは複製することができるため、取得元や反映先を変えるだけで簡単に複数のプロジェクト用のフローを作成できます。
Q：Asanaのサブタスクは連携対象ですか？
A：はい。
Asanaで既存のタスクに紐づけることで作成できるサブタスク（先行タスクや後続タスク等）も連携の対象となります。
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