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「Bitrix24で新しい案件が作成されたら、関係者にOutlookで通知メールを送りたい」
「リード情報をBitrix24に登録した後、営業担当にOutlookで連絡する作業が面倒…」
このように、Bitrix24とOutlookを併用する中で、情報共有を手作業で行うことに負担を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Bitrix24でのアクションをきっかけに、Outlookのメール送信を自動化できる仕組み</span>があれば、定型的な作業から解放されるかもしれません。
通知漏れや対応遅れを防ぎながら、より重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に行えます。
これまで手作業にかかっていた時間や手間を削減し、業務全体の効率化につなげられます。
Yoomには<span class="mark-yellow">Bitrix24とOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Bitrix24とOutlookのAPIを連携させれば、Bitrix24上の特定の動きをトリガーとして、Outlookでのメール送信といったアクションを自動的に実行することできます。
これにより、手作業による情報伝達の手間や、連絡漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑化できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Bitrix24で新しいDeal（案件）が作成されたタイミングで、関係者や担当者宛てにOutlookから自動で通知メールを送信します。
この連携により、<span class="mark-yellow">案件発生の情報を効率的にチーム全体で共有できるため、初動対応のスピードを格段に向上させ、機会損失を防ぐ</span>ことができます。この自動化はBitrix24のデータを直接Outlookに連携するシンプルな構成です。
Bitrix24に新しいLead（リード）が登録された際に、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信する連携です。
手動での通知作業をなくすことで、<span class="mark-yellow">リード獲得から営業担当への情報共有までの時間を大幅に短縮し、迅速なアプローチを実現</span>します。これにより、顧客への対応速度が向上し、商談化率のアップにも繋がります。
それでは、さっそく実際にBitrix24とOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBitrix24とOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitrix24／Outlook
[Yoomとは]
今回はBitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送るフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにBitrix24と入力し、Bitrix24のアイコンをクリックします。
Bitrix24を参照しApplication IDとApplication key、ドメインを入力してください。
※画面上にも記載がありますが、各情報の取得はこちらのページをご参照ください。
マイアプリにBitrix24が追加されたことを確認出来たら、Bitrix24のマイアプリ登録は完了となります。
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるBitrix24のトリガー設定を行います。
画面赤枠の「New Deal」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしてください。
次の設定を行う前にBitrix24にて、Dealを作成しておきましょう。テスト用の情報なので、仮のもので問題ありません。
Yoom画面に戻り、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Bitrix24のトリガー設定を完了させましょう。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にOutlookの設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定します。
その他の項目は任意で設定を行ってください。設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に表示される内容に問題がなければ、テストボタンをクリックしましょう。
（※実際にメールが送信されるため、必要に応じてメンバーに周知などを行ってください。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
保存するボタンをクリックし、Outlookでのメール送信設定を完了させてください。
メールのエラー表示があった場合は、こちらを参考にしてください。
宛先に設定したメールアドレスの受信ボックスを参照すると、
問題なくメールが届いていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はBitrix24からOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBitrix24へのデータ連携を実施したい場合は、
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールで受け取った情報を自動でBitrix24に蓄積する仕組みを構築することで、データ入力の手間を大幅に削減できます。
Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたファイル（名刺や書類など）をOCR機能で読み取り、その情報を基にBitrix24に新しいContact（連絡先）を自動で作成します。
この連携はOCRによるテキスト抽出処理を含むため、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ転記が一切不要になり、入力ミスなく迅速に顧客情報をデータベース化</span>できます。
特定のメールに添付されたファイルをOCRでテキスト化し、その内容からBitrix24に新しいLead（リード）を自動で登録する連携です。
展示会で交換した名刺の画像や、PDF形式の問い合わせフォームなどをメールで受け取った際に、<span class="mark-yellow">手入力の手間なく自動でリード情報を生成できるため、営業活動の起点となる情報登録を効率化</span>します。
Bitrix24やOutlookを活用すれば、日々の情報共有や業務の整理をもっとシンプルに進められます。少し工夫するだけで、手作業の負担を減らし効率的に仕事を進めることができます。
Bitrix24は顧客管理や案件管理に強みがあり、フォームや他ツールと連携させることで情報整理がしやすくなります。さらに、営業活動やチームでのタスク共有を効率化できるのもメリットです。
Outlookは社内外のやり取りを整理するのに役立ち、他のツールと組み合わせることで業務全体の効率化につながります。また、定期的な通知やデータ整理を自動化することで、情報共有の抜け漏れを防ぐことができます。
Bitrix24とOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBitrix24の更新内容をOutlookで通知する作業や、その逆のデータ入力作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は連絡漏れや対応の遅れを防ぎながら、本来注力すべき顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件のDealだけメール通知できますか？
A：はい。分岐のオペレーションを使用することで対応が可能です。例えば下記の画像では金額が250,000円より大きい場合にメールを送信するように条件を設定しています。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、
普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：DealやLead作成以外のアクションも起点にできますか？
A：はい。Contactの作成や、それぞれ更新のアクションも起点にすることができます。
Bitrix24のオペレーションについてはこちらもご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように対処すればよいですか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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