Bitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）を管理する際、都度Outlookを開いて手動で関係者にメールを送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は、対応の遅れや送信ミスに繋がることもあります。
このワークフローは、Bitrix24とOutlookを連携させることで、こうした課題を解消します。Bitrix24で新しいDealが作成されると、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とOutlookを併用し、案件発生時の顧客連絡を手作業で行っている営業担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いを防ぎ、対応の質を向上させたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されると自動でメールが送信されるため、Outlookを開いて手入力する時間を短縮し、本来の営業活動に注力できます。
- 手作業による連絡業務をなくすことで、メールの送信漏れや宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Dealの情報をもとにしたメールが自動で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
- トリガーとなるBitrix24のアクションで取得した、顧客名や案件名、担当者情報などをメールの件名や本文に含めることで、個別最適化された内容を自動で送信できます。
■注意事項
- Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Bitrix24で新しい案件が作成されたら、関係者にOutlookで通知メールを送りたい」
「リード情報をBitrix24に登録した後、営業担当にOutlookで連絡する作業が面倒…」
このように、Bitrix24とOutlookを併用する中で、情報共有を手作業で行うことに負担を感じていませんか？
もし、Bitrix24でのアクションをきっかけに、Outlookのメール送信を自動化できる仕組みがあれば、定型的な作業から解放されるかもしれません。
通知漏れや対応遅れを防ぎながら、より重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に行えます。
これまで手作業にかかっていた時間や手間を削減し、業務全体の効率化につなげられます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBitrix24とOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Bitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）を管理する際、都度Outlookを開いて手動で関係者にメールを送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は、対応の遅れや送信ミスに繋がることもあります。
このワークフローは、Bitrix24とOutlookを連携させることで、こうした課題を解消します。Bitrix24で新しいDealが作成されると、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とOutlookを併用し、案件発生時の顧客連絡を手作業で行っている営業担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いを防ぎ、対応の質を向上させたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されると自動でメールが送信されるため、Outlookを開いて手入力する時間を短縮し、本来の営業活動に注力できます。
- 手作業による連絡業務をなくすことで、メールの送信漏れや宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Dealの情報をもとにしたメールが自動で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
- トリガーとなるBitrix24のアクションで取得した、顧客名や案件名、担当者情報などをメールの件名や本文に含めることで、個別最適化された内容を自動で送信できます。
■注意事項
- Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Bitrix24とOutlookを連携してできること
Bitrix24とOutlookのAPIを連携させれば、Bitrix24上の特定の動きをトリガーとして、Outlookでのメール送信といったアクションを自動的に実行することできます。
これにより、手作業による情報伝達の手間や、連絡漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑化できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Bitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送る
Bitrix24で新しいDeal（案件）が作成されたタイミングで、関係者や担当者宛てにOutlookから自動で通知メールを送信します。
この連携により、案件発生の情報を効率的にチーム全体で共有できるため、初動対応のスピードを格段に向上させ、機会損失を防ぐことができます。この自動化はBitrix24のデータを直接Outlookに連携するシンプルな構成です。
Bitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送る
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■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）を管理する際、都度Outlookを開いて手動で関係者にメールを送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は、対応の遅れや送信ミスに繋がることもあります。
このワークフローは、Bitrix24とOutlookを連携させることで、こうした課題を解消します。Bitrix24で新しいDealが作成されると、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とOutlookを併用し、案件発生時の顧客連絡を手作業で行っている営業担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いを防ぎ、対応の質を向上させたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されると自動でメールが送信されるため、Outlookを開いて手入力する時間を短縮し、本来の営業活動に注力できます。
- 手作業による連絡業務をなくすことで、メールの送信漏れや宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Dealの情報をもとにしたメールが自動で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
- トリガーとなるBitrix24のアクションで取得した、顧客名や案件名、担当者情報などをメールの件名や本文に含めることで、個別最適化された内容を自動で送信できます。
■注意事項
- Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Bitrix24でLeadが作成されたら、Outlookでメールを送る
Bitrix24に新しいLead（リード）が登録された際に、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信する連携です。
手動での通知作業をなくすことで、リード獲得から営業担当への情報共有までの時間を大幅に短縮し、迅速なアプローチを実現します。これにより、顧客への対応速度が向上し、商談化率のアップにも繋がります。
Bitrix24でLeadが作成されたら、Outlookでメールを送る
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■概要
Bitrix24で管理している新しいリード情報を、関係者に都度Outlookでメール通知する作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの業務は、対応漏れや連絡の遅れがビジネス機会の損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Bitrix24とOutlookをスムーズに連携させ、リードが作成されたタイミングで指定した宛先へ自動でメールを送信します。手作業による連絡業務の負担を減らし、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24でリードを管理し、Outlookでチームに情報共有している営業担当者の方
- Bitrix24とOutlookの連携によって、リードへの初期対応を迅速化したいマネージャーの方
- 手作業による情報伝達の非効率さやミスをなくし、営業プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にリードが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成の時間を短縮できます。
- 手作業でのメール作成や送信がなくなることで、宛先間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいリードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、メールの送信内容を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、メールの宛先（To,CC,BCC）、件名、本文などを任意の内容で設定してください。
- 本文や件名には、トリガーであるBitrix24のアクションで取得したリード情報（会社名、担当者名、連絡先など）を差し込むことで、より具体的な内容の通知メールを自動で作成できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Bitrix24とOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBitrix24とOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBitrix24とOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitrix24／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送るフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Bitrix24とOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Bitrix24のトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Bitrix24でDealが作成されたら、Outlookでメールを送る
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）を管理する際、都度Outlookを開いて手動で関係者にメールを送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は、対応の遅れや送信ミスに繋がることもあります。
このワークフローは、Bitrix24とOutlookを連携させることで、こうした課題を解消します。Bitrix24で新しいDealが作成されると、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とOutlookを併用し、案件発生時の顧客連絡を手作業で行っている営業担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いを防ぎ、対応の質を向上させたいチームリーダーの方
- 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されると自動でメールが送信されるため、Outlookを開いて手入力する時間を短縮し、本来の営業活動に注力できます。
- 手作業による連絡業務をなくすことで、メールの送信漏れや宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Dealの情報をもとにしたメールが自動で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズしてください。
- トリガーとなるBitrix24のアクションで取得した、顧客名や案件名、担当者情報などをメールの件名や本文に含めることで、個別最適化された内容を自動で送信できます。
■注意事項
- Bitrix24、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Bitrix24とOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Bitrix24の連携
検索ボックスにBitrix24と入力し、Bitrix24のアイコンをクリックします。
Bitrix24を参照しApplication IDとApplication key、ドメインを入力してください。
※画面上にも記載がありますが、各情報の取得はこちらのページをご参照ください。
マイアプリにBitrix24が追加されたことを確認出来たら、Bitrix24のマイアプリ登録は完了となります。
Outlookの連携
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Bitrix24のトリガー設定
まずはフローが動き出すきっかけとなるBitrix24のトリガー設定を行います。
画面赤枠の「New Deal」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Bitrix24」が反映されていることを確認しましょう。
- Bitrix24と連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- トリガーアクション：デフォルトで設定されている項目(New Deal)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしてください。
次の設定を行う前にBitrix24にて、Dealを作成しておきましょう。テスト用の情報なので、仮のもので問題ありません。
Yoom画面に戻り、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Bitrix24のトリガー設定を完了させましょう。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Outlookでのメール送信設定
次にOutlookの設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Outlook」が反映されていることを確認しましょう。
- Outlookと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- To：送信する宛先を入力してください。
- 件名：メールの件名を設定してください。プルダウンより1つ前のステップで取得した値を設定することも可能です。取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
- 本文：送信するメールの本文を設定してください。こちらもプルダウンより1つ前のステップで取得した値を設定することができます。
その他の項目は任意で設定を行ってください。設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に表示される内容に問題がなければ、テストボタンをクリックしましょう。
（※実際にメールが送信されるため、必要に応じてメンバーに周知などを行ってください。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
保存するボタンをクリックし、Outlookでのメール送信設定を完了させてください。
メールのエラー表示があった場合は、こちらを参考にしてください。
宛先に設定したメールアドレスの受信ボックスを参照すると、
問題なくメールが届いていることが確認できます。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
OutlookのデータをBitrix24に連携したい場合
今回はBitrix24からOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからBitrix24へのデータ連携を実施したい場合は、
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールで受け取った情報を自動でBitrix24に蓄積する仕組みを構築することで、データ入力の手間を大幅に削減できます。
Outlookでメールを受信したら、添付ファイルをOCRで読み取りBitrix24でContactを作成する
Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたファイル（名刺や書類など）をOCR機能で読み取り、その情報を基にBitrix24に新しいContact（連絡先）を自動で作成します。
この連携はOCRによるテキスト抽出処理を含むため、手作業でのデータ転記が一切不要になり、入力ミスなく迅速に顧客情報をデータベース化できます。
Outlookでメールを受信したら、添付ファイルをOCRで読み取りBitrix24でContactを作成する
試してみる
■概要
Bitrix24とOutlookを連携して利用しているものの、メールで受け取った名刺や書類の情報を手作業でBitrix24へ転記する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした単純な入力作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをOCRが自動で読み取り、Bitrix24にContactとして自動登録するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客情報をBitrix24へ手入力している営業担当者の方
- Bitrix24とOutlookを連携させ、顧客情報の登録を自動化したいと考えている方
- 日々の定型的な入力作業を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、Bitrix24へのContact登録が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録を行うため、手入力による転記ミスや連絡先の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Bitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に連絡先を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でテキストを抽出する際に、名刺や書類から会社名や氏名、電話番号など、どの情報を読み取るかを任意で設定してください。
- Bitrix24にContactを作成するオペレーションでは、OCR機能で抽出した値などを活用し、どのフィールドにどの情報を登録するかを設定してください。
■注意事項
- Outlook、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでメールを受信したら、添付ファイルをOCRで読み取りBitrix24でLeadを作成する
特定のメールに添付されたファイルをOCRでテキスト化し、その内容からBitrix24に新しいLead（リード）を自動で登録する連携です。
展示会で交換した名刺の画像や、PDF形式の問い合わせフォームなどをメールで受け取った際に、手入力の手間なく自動でリード情報を生成できるため、営業活動の起点となる情報登録を効率化します。
Outlookでメールを受信したら、添付ファイルをOCRで読み取りBitrix24でLeadを作成する
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■概要
Outlookで受信する見積依頼や問い合わせメールの情報を、手作業でBitrix24に登録していませんか？こうした繰り返し行う業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスを招く原因にもなり得ます。
このワークフローは、特定のOutlookメール受信をトリガーとして、添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容を基にBitrix24でLeadを自動作成します。手作業によるデータ入力をなくし、迅速かつ正確な情報連携を実現することで、営業活動の初動をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した情報を基に、Bitrix24へ手動でLead登録を行っている方
- Bitrix24とOutlook間のデータ転記作業における入力ミスや対応漏れをなくしたい方
- 定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な顧客対応に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にBitrix24のLeadが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
- OCR機能が添付ファイルの情報を正確に読み取り自動で登録するため、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定することで、フローを起動するメールを定めます
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルの内容をテキストデータとして抽出します
- 最後に、Bitrix24の「Create Lead」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を活用してLeadを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取る添付ファイルの中から、どの情報をテキストとして抽出するか（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で指定してください
- Bitrix24でLeadを作成するアクションでは、OCR機能で抽出したどの値をLeadのどの項目に反映させるか、といったマッピング設定を任意で行なってください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
’■注意事項
- Outlook、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24やOutlookを活用したその他の自動化テンプレート
Bitrix24やOutlookを活用すれば、日々の情報共有や業務の整理をもっとシンプルに進められます。少し工夫するだけで、手作業の負担を減らし効率的に仕事を進めることができます。
Bitrix24を使った便利な自動化例
Bitrix24は顧客管理や案件管理に強みがあり、フォームや他ツールと連携させることで情報整理がしやすくなります。さらに、営業活動やチームでのタスク共有を効率化できるのもメリットです。
Googleフォームで回答されたらBitrix24でContactを作成する
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■概要
Webサイトに設置したGoogleフォームからの問い合わせや資料請求の情報を、都度手作業でCRMに入力するのは手間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Bitrix24にContact（連絡先）情報を自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBitrix24を利用し、手作業でのデータ移行に課題を感じている方
- 問い合わせやリード獲得後の顧客対応の初動を迅速化したいマーケティング・営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でBitrix24へ登録されるため、データ入力にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できる時間の確保に繋がります。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBitrix24をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、取得した回答内容を紐付けてContactを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Bitrix24でContactを作成する際、フォームから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、Bitrix24の任意の項目に設定できます。また、リードソースなどの項目に固定値を設定することも可能です。
■注意事項
Dropboxでファイルが作成または更新されたら、OCRで文字を抽出してBitrix24でContactを作成する
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■概要
Dropboxでファイルが作成または更新された際、その内容をOCRで文字として抽出し、抽出した情報を基にBitrix24で新しいContactを作成する自動化ワークフローです。この一連の作業は時間がかかり、手作業での入力ミスや管理漏れを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用することで、ファイルの更新と同時に、OCRによる文字抽出とContact情報の作成を自動化し、作業効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする
- Dropboxでのファイル管理を行いながら、Bitrix24での顧客情報管理も手作業で行っている
- Dropbox内のファイルから顧客情報を抽出し、Bitrix24に迅速に反映させたい
- ファイル作成後のデータ入力作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxでファイルが作成または更新されるたびに、OCRで文字を抽出し、Bitrix24に自動でContactを作成することで、手作業の時間を削減できま
- OCRを利用して自動的にデータを抽出するため、手作業での入力ミスやファイル管理の漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBitrix24をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、トリガーの起動間隔や対象のフォルダ及びファイル名を設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーアクションで取得した値を用いてファイルをダウンロードします。
- 次に、「OCRで文字を抽出」のアクションで抽出項目を設定し、ファイルから文字を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBitrix24を選択し、「Create Contact」アクションを設定します。OCRで取得した情報を、Bitrix24の各項目に紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Bitrix24でコンタクトを作成するアクションにて、登録するコンタクト情報を設定します。OCRで取得した名前や電話番号、メールアドレスなどの値を、Bitrix24の対応する項目にそれぞれマッピングしてください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Dropbox、ContactのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Bitrix24でリードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Bitrix24に新しいリードが登録されるたびに、手動で関係者に連絡したり、Slackに投稿したりする作業に手間を感じていませんか？
この一連の作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Bitrix24にリードが登録された際に、Slackへ自動で通知することが可能になり、リードへの迅速な初動と確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24で獲得したリードをSlackで共有し、迅速な対応を目指す営業担当者の方
- リード情報の共有漏れを防ぎ、チーム全体の営業活動を効率化したいマネージャーの方
- 手作業によるSaaS間の情報連携をなくし、業務自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24へのリード登録をトリガーに、即座にSlackへ通知できるため、確認や連絡作業にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業での情報共有で発生しがちな、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてBitrix24を選択し、「新しいリードが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、リード情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。Bitrix24から取得したリードの会社名や担当者名などの情報を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- Bitrix24、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24で新しいDealを検知したら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Bitrix24で管理している案件情報を、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Bitrix24とAsanaの連携を自動化し、新しいDealが作成されると自動でAsanaにタスクを追加できます。手作業による非効率な業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とAsanaを利用しており、案件とタスクを手動で連携させている方
- Bitrix24の案件発生からAsanaでのタスク作成までの流れを自動化したい方
- ツール間のデータ入力の手間を省き、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24で新しいDealが作成されると、Asanaにタスクが自動で追加されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます
- 手動での情報入力が不要になることで、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加する」アクションを設定し、Bitrix24から取得したDealの情報を連携させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加する際、どのプロジェクトに追加するかを任意で設定してください
- タスクのタイトルや説明欄には、トリガーで取得したBitrix24のDeal名や担当者といった情報を活用して、動的に内容を設定することが可能です
■注意事項
- Bitrix24、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Bitrix24でDealが作成されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Bitrix24で管理している案件情報を、分析や共有のためにGoogle Sheets（Google スプレッドシート）へ転記する作業に手間を感じていませんか。手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Bitrix24で新しいDealが作成された際に、指定のGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加し、こうした連携の手間やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とGoogle Sheetsを利用して案件管理を行っている営業担当者の方
- Bitrix24のDeal情報をGoogle スプレッドシートへリアルタイムに連携させたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記を自動化し、入力ミスをなくして業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でDealが作成されると自動でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記をなくすことで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Deal情報を追加したいシートや項目を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、どのスプレッドシートやシートに情報を追加するかを任意で設定してください。
- Bitrix24のトリガーから取得したDeal情報（会社名、担当者名、金額など）を、スプレッドシートのどの列にマッピングするかを自由に設定してください。
■注意事項
- Bitrix24、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookは社内外のやり取りを整理するのに役立ち、他のツールと組み合わせることで業務全体の効率化につながります。また、定期的な通知やデータ整理を自動化することで、情報共有の抜け漏れを防ぐことができます。
Yoomデータベースでレコードが更新されたらOutlookでメールを送る
試してみる
■概要
Yoomデータベースでレコードが更新されたときに、Outlookを利用して自動的にメールを送信する機能を実装します。
送信先のアドレスや送信者名、件名や本文も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
1.YoomデータベースとOutlookそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードが更新されたら」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Outlookの「メールを送る」というオペレーション内で、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行ってください。
4.該当のデータベースでレコードが更新されると、フローボットが起動し、指定されたメールアドレスにメールが送信されます。
■注意事項
・Outlookアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・レコードの更新が検知されると、自動的にメールを送信します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知する
試してみる
■概要
毎月決まった日時に起動し、チーム目標の周知などを自動化するフローです。
自動的にフローが起動しつつ、変数の箇所を担当者に記入してもらうといった自動化と手動の組み合わせを行うこともできます。
実際にフローボットを起動させた際の動き https://youtu.be/Y-9BXPTdaio
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールの情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記
試してみる
■概要
メールの本文から必要な情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記するフローボットです。
Yoomのメールアドレスに直接メールを送信するか、GmailやOutlookなどからメールを転送することでも使用可能です。
■注意事項
・Yoomのメールアドレスに直接メールを送信するか、GmailやOutlookなどからメールを転送する形でご利用ください。
・スプレッドシートの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Bitrix24とOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたBitrix24の更新内容をOutlookで通知する作業や、その逆のデータ入力作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
これにより、担当者は連絡漏れや対応の遅れを防ぎながら、本来注力すべき顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件のDealだけメール通知できますか？
A：はい。分岐のオペレーションを使用することで対応が可能です。例えば下記の画像では金額が250,000円より大きい場合にメールを送信するように条件を設定しています。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、
普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：DealやLead作成以外のアクションも起点にできますか？
A：はい。Contactの作成や、それぞれ更新のアクションも起点にすることができます。
Bitrix24のオペレーションについてはこちらもご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように対処すればよいですか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
