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「Cal.comで新しい予約が入ったら、参加者にOutlookで案内メールを送っている」
「予定の変更やキャンセルがあるたびに、手動でOutlookから関係者に連絡するのが面倒…」
このように、日程調整ツールCal.comとメール・カレンダーアプリOutlookを併用する中で、手作業での情報連携に手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Cal.comでの予定登録やキャンセルといったアクションをきっかけに、Outlookでのメール送信などを自動化できる仕組み</span>があれば、こうした定型的な連絡業務から解放され、入力ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を増やせます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもスムーズに導入が可能です。ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Cal.comとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Cal.comとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Cal.comに新しい予約が登録されたタイミングで、Outlookから自動的にサンクスメールや事前案内を送るといった連携が可能です。
これにより、手作業による連絡業務を削減し、コア業務に集中できる時間を確保できます。
具体的な自動化例を複数紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Cal.comで新しい予定が登録されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて参加者への案内メールを作成・送信する作業を自動化します。
この連携により、<span class="mark-yellow">予約確定後すぐに、迅速かつ正確な情報共有が自動で行われるため、連絡漏れや送信遅延を防ぎます。</span>
Cal.comで予定がキャンセルされた際に、関係者へキャンセル通知メールを自動で送信するフローです。
手作業では忘れがちなキャンセル連絡を確実に実行できるため、<span class="mark-yellow">関係者間のスムーズな情報共有を促し、スケジュールの再調整などを円滑に進めることができます。</span>
それでは、実際にCal.comとOutlookを連携したフローを作成してみましょう。今回は、プログラミング不要で誰でも簡単に自動化フローを構築できるツール「Yoom」を使用しますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Cal.com]／[Outlook]
[Yoomとは]
今回は「Cal.comで予定が登録されたら、Outlookでメールを送る」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Cal.comとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Cal.comを検索し、クリックしてください。
赤枠の注釈に従ってアカウント名とアクセストークンを入力します。
Cal.comにログインし、設定から「APIキー」をクリックし、「追加する」をクリックします。
以下のようにAPIキーを作成し、「保存」をクリックします。
表示されたAPIキーをコピーしてYoomの画面に戻り、APIキーをペーストしましょう。
「追加」ボタンを押してCal.comのアプリ連携は完了です！
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではCal.comに予定が登録されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
以下の画面からまずはWebhookの連携ができるかテストします。
そのまま「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら以下のように表示されるので「次へ」をクリックしましょう。
ここでテスト用にCal.comから、トリガーイベントとなる予定を登録してください。
トリガーイベントを実行したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Outlookでメールを送信する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下に進みます。
「To」には、メールを送信する宛先(メールアドレス)を直接入力します。
件名と本文を入力します。
本文には前項で取得した値から「タイトル」「ビデオコールURL」「参加者名」を設定しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローが実行されるたび新しい値が反映されます。
全て入力したら「次へ」をクリックします。
メール送信のテストの内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Outlookにメールが送信されます。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Cal.comで予定が登録されたら、Outlookでメールを送る方法は以上です。
今回はCal.comからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookでのアクションをきっかけにCal.comのデータを操作したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Outlookで受信したメールの内容を基にCal.comの予約を登録するなど、より幅広い業務の自動化が可能です。
Outlookで特定の件名を持つメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、Cal.comに新しい予約として登録します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">メール経由での予約依頼を手動でCal.comに転記する手間が省け、対応漏れや入力ミスをなくします。</span>
Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたタイミングで、そのイベント情報を基にCal.comの予約を自動で作成する連携です。
社内カレンダーへの登録をトリガーに外部向けの予約枠を確保するといった運用が可能になり、<span class="mark-yellow">複数のカレンダーツール間でのダブルブッキングを防ぎ、効率的なスケジュール管理を実現します。</span>
Yoomでは、Cal.comとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Cal.comとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Cal.comで予定が登録されたら、Googleカレンダーに予定を自動登録できます。
また、予定作成時にMicrosoft Teamsで通知したり、GitHubにIssueを作成したりと、チームやプロジェクト管理ツールと連携可能です。特定の予定の登録やキャンセル時には、WebflowやDiscordへの通知も自動化でき、予約管理を効率化します。
Outlookで受信したメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加したり、特定条件のメール内容や受信したPDFのOCR結果をGoogleスプレッドシートに格納できます。
また、メールの署名情報からSalesforceにリードを登録しSlackに通知したり、BoxへのファイルアップロードをOutlookで受信したりと、メール業務を起点とする情報連携を効率化します。
Cal.comとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予約確定後の案内メール送信やキャンセル連絡といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は連絡業務に追われることなく、より正しい情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlookの共有メールボックスからメールを送信できますか？
A：可能です。連携時に社内などで共有しているアカウントを選択してください。
Q：連携が途中で失敗した場合、通知は来ますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この連携はYoomの無料プランで利用できますか？
Cal.comとOutlookはフリープランから利用できるアプリです。
設定方法を解説した連携は1回あたり1タスク消費します。
この場合毎月100件以内のコンタクト作成であれば料金はかかりません。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
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