・
「ChatGPTで生成した文章を、手作業でDropboxに保存している…」
「大量の資料をChatGPTに要約させているけど、結果を一つひとつファイルにまとめてDropboxにアップロードするのが面倒…」
このように、ChatGPTとDropbox間での手作業によるデータ連携に時間と手間がかかっていませんか？
こうした単純作業はヒューマンエラーの原因にもなりかねず、本来集中すべき業務の妨げになることも少なくありません。
もし<span class="mark-yellow">ChatGPTで生成したテキストや要約結果を、Dropboxの指定フォルダにファイルとして自動保存する仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。ファイル管理の手間を削減し、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。すぐに業務効率化を実現できるので、ぜひこの機会に導入してスマートな業務フローを構築しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
ChatGPTとDropboxのAPIを連携させることで、ChatGPTが生成したテキストデータを自動でDropboxにファイルとして保存したり、逆にDropbox上のファイルをChatGPTで処理したりといったフローを自動化できます。
これにより情報収集や資料作成・議事録の整理など、様々な業務の効率を向上させることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のファイルを受信したことをトリガーに<span class="mark-yellow">ChatGPTが自動でファイル内容を要約し、その結果をテキストファイルとしてDropboxの指定フォルダに保存</span>するフローです。
日々大量に届くメールの添付資料全てに目を通すのは大変ですが、このフローを利用すれば資料確認の時間を短縮し、重要な情報を素早くキャッチできるようになります。
Outlookで受信したメールの添付ファイルをトリガーに<span class="mark-yellow">ChatGPTが内容を要約し、生成されたテキストをDropboxに自動で格納</span>するフローです。
こちらはOutlookユーザー向けで、手動でのファイルダウンロードや要約作業・アップロードといった一連の手間を削減できます。情報収集の初動を自動化し、業務のスピードアップを実現しましょう。
それでは早速、実際にChatGPTとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にChatGPTを検索しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録方法を参考に、任意のアカウント名と取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
続いてGoogle スプレッドシートを検索してください。Gmailと同じ手順で連携できます。
最後にDropboxを検索しましょう。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリック。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含む添付ファイル付きメールを送信してください。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
取得したファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリック。
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」はあらかじめ設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。AIが添付ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
先ほど抽出したテキストを要約します。「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3・5と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容は予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにOCR機能の「全文」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定していきましょう。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ChatGPTが要約してくれました！
添付ファイルのテキスト情報やChatGPTによる要約結果をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。今回は以下のような雛形を用意しました。
※「書類を発行する」の設定方法も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
固定の文章や、Gmailから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにOCR機能・ChatGPTから取得したアウトプットを選択すると、添付ファイルのテキスト情報や要約結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は「書類発行オペレーションが実行できない」をご確認ください。
雛形に沿って、OCRや要約結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
先ほど発行した書類をDropboxに格納します。
こちらも、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
例としてGoogle Driveと同じく「営業部 資料保管用」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、任意でフォルダのパスを入力しましょう。
今回でいうと「/営業部 資料保管用」です。
ファイル名・ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。
※ファイル名にはGoogle スプレッドシートの「発行した書類」のアウトプットが設定されており、変数として反映されます。
成功したら保存しましょう。
発行した書類がDropboxにも格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する方法でした！
今回はChatGPTからDropboxへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にDropboxからChatGPTへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxの指定フォルダに音声ファイルがアップロードされた際、<span class="mark-yellow">ChatGPTが自動で文字起こしと要約を行ってその結果をチャットツールなどに通知</span>するフローです。
会議の議事録作成やインタビューの文字起こしといった作業を効率化し、ファイルがアップロードされるだけですぐ内容を把握できるようになります。
Webフォームなどから音声ファイルが送信されたことをトリガーに<span class="mark-yellow">そのファイルをDropboxに自動でアップロードし、さらにChatGPTが文字起こしと要約をして結果を通知</span>するフローです。
例えばお客様からの音声による問い合わせをテキスト化・要約して担当者に共有するといった活用ができ、顧客対応の迅速化と品質向上に繋がります。
Yoomでは、ChatGPTとDropboxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ChatGPTとDropboxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
受信したメールの内容やGoogleフォームの回答をChatGPTで自動的に要約し、LINE、Slack、Chatwork、Google Chat、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションツールに通知できます。これにより、重要な情報を効率的に共有し、確認の手間を省くことができます。
SalesforceやHubSpotに取引先やコンタクトが登録されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成できます。また、Docusignで書類が締結された際に、その書類をDropboxに自動で格納したり、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取ってSlackに通知したりすることも可能です。
ChatGPTとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたChatGPTによる生成結果のコピー＆ペーストや、Dropboxへのファイルアップロード・整理といった一連の作業をなくしてヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができます。
議事録作成や資料の要約といった情報整理にかかる時間を削減でき、担当者は最新の正確な情報にもとづいて本来注力すべきコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：生成結果をDOCXやPDFなど他の形式でも保存できますか？
A：可能です。Google スプレッドシートのアクション設定を削除し、代わりにGoogleドキュメントやMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを追加して設定してください。PDFは記事内でも紹介した通り、どのツールを使った場合でも自動で作成されます。
Q：ファイル名に応じて雛形や保存先フォルダを分けられますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。「ファイル名が特定のキーワードを含む場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の雛形やフォルダを指定してください。
Q：Gmail以外のアプリ（Slackなど）を起点にできますか？
A：可能です。Gmailのトリガーアクションを削除し、代わりにSlackの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」などのトリガーアクションを追加して設定してください。
.png)
.png)
.png)
.webp)
.webp)
