Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
・ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
・定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「ChatGPTで生成した文章を、手作業でDropboxに保存している…」
「大量の資料をChatGPTに要約させているけど、結果を一つひとつファイルにまとめてDropboxにアップロードするのが面倒…」
このように、ChatGPTとDropbox間での手作業によるデータ連携に時間と手間がかかっていませんか？
こうした単純作業はヒューマンエラーの原因にもなりかねず、本来集中すべき業務の妨げになることも少なくありません。
もしChatGPTで生成したテキストや要約結果を、Dropboxの指定フォルダにファイルとして自動保存する仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。ファイル管理の手間を削減し、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。すぐに業務効率化を実現できるので、ぜひこの機会に導入してスマートな業務フローを構築しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
・ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
・定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ChatGPTとDropboxを連携してできること
ChatGPTとDropboxのAPIを連携させることで、ChatGPTが生成したテキストデータを自動でDropboxにファイルとして保存したり、逆にDropbox上のファイルをChatGPTで処理したりといったフローを自動化できます。
これにより情報収集や資料作成・議事録の整理など、様々な業務の効率を向上させることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
Gmailで特定のファイルを受信したことをトリガーにChatGPTが自動でファイル内容を要約し、その結果をテキストファイルとしてDropboxの指定フォルダに保存するフローです。
日々大量に届くメールの添付資料全てに目を通すのは大変ですが、このフローを利用すれば資料確認の時間を短縮し、重要な情報を素早くキャッチできるようになります。
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
・ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
・定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
Outlookで受信したメールの添付ファイルをトリガーにChatGPTが内容を要約し、生成されたテキストをDropboxに自動で格納するフローです。
こちらはOutlookユーザー向けで、手動でのファイルダウンロードや要約作業・アップロードといった一連の手間を削減できます。情報収集の初動を自動化し、業務のスピードアップを実現しましょう。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受け取った添付ファイルを都度開き、内容を確認して要約を作成し、Dropboxに保存するといった手作業に時間を取られていませんか。
このワークフローは、Outlookでのファイル受信をトリガーとして、ChatGPTが自動で内容を要約し、その結果をDropboxへ格納する一連の業務を自動化します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、日々の情報整理やファイル管理の手間を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する報告書や議事録などの確認、整理に時間を要している方
・ChatGPTとDropboxの連携を通じて、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方
・手作業によるファイルの要約や転記作業をなくし、業務の生産性を向上させたい方
■注意事項
・Outlook、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ChatGPTとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは早速、実際にChatGPTとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、Dropboxのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、分岐設定、OCR設定、ChatGPTのアクション設定、Google スプレッドシートのアクション設定、Dropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
・ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
・定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、Dropboxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にChatGPTを検索しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録方法を参考に、任意のアカウント名と取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
続いてGoogle スプレッドシートを検索してください。Gmailと同じ手順で連携できます。
最後にDropboxを検索しましょう。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリック。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
・ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
・定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■注意事項
・Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含む添付ファイル付きメールを送信してください。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：分岐設定
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ5：OCR設定
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
取得したファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。AIが添付ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ6：ChatGPTのアクション設定
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
先ほど抽出したテキストを要約します。「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3・5と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容は予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにOCR機能の「全文」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定していきましょう。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ChatGPTが要約してくれました！
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定
添付ファイルのテキスト情報やChatGPTによる要約結果をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。今回は以下のような雛形を用意しました。
※「書類を発行する」の設定方法も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
固定の文章や、Gmailから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにOCR機能・ChatGPTから取得したアウトプットを選択すると、添付ファイルのテキスト情報や要約結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は「書類発行オペレーションが実行できない」をご確認ください。
雛形に沿って、OCRや要約結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：Dropboxのアクション設定
先ほど発行した書類をDropboxに格納します。
こちらも、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
例としてGoogle Driveと同じく「営業部 資料保管用」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、任意でフォルダのパスを入力しましょう。
今回でいうと「/営業部 資料保管用」です。
ファイル名・ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。
※ファイル名にはGoogle スプレッドシートの「発行した書類」のアウトプットが設定されており、変数として反映されます。
成功したら保存しましょう。
発行した書類がDropboxにも格納されました！
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する方法でした！
DropboxのデータをChatGPTに連携したい場合
今回はChatGPTからDropboxへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にDropboxからChatGPTへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに音声ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約し通知する
Dropboxの指定フォルダに音声ファイルがアップロードされた際、ChatGPTが自動で文字起こしと要約を行ってその結果をチャットツールなどに通知するフローです。
会議の議事録作成やインタビューの文字起こしといった作業を効率化し、ファイルがアップロードされるだけですぐ内容を把握できるようになります。
Dropboxに音声ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約し通知する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、Dropboxに保存した音声ファイルの内容を確認する作業に、手間や時間がかかっていると感じることはありませんか。
このワークフローは、Dropboxに特定の音声ファイルがアップロードされると、自動で音声の文字起こしを行い、その内容をChatGPTが要約、指定のツールに通知します。
ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連のフローを自動化し、情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに保存した音声ファイルの文字起こしや要約作成に時間を要している方
・ChatGPTとDropboxを連携させ、議事録やインタビュー内容の共有を効率化したい方
・音声コンテンツの管理と活用を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■注意事項
・Dropbox、ChatGPT、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォームから音声ファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしChatGPTで内容を要約した結果を通知する
Webフォームなどから音声ファイルが送信されたことをトリガーにそのファイルをDropboxに自動でアップロードし、さらにChatGPTが文字起こしと要約をして結果を通知するフローです。
例えばお客様からの音声による問い合わせをテキスト化・要約して担当者に共有するといった活用ができ、顧客対応の迅速化と品質向上に繋がります。
フォームから音声ファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしChatGPTで内容を要約した結果を通知する
試してみる
■概要
会議の録音やボイスメモなど、音声ファイルの管理と内容の把握に手間がかかっていませんか。
手作業でDropboxへファイルをアップロードし、後から聞き返してChatGPTで要約を作成するフローは、時間がかかり非効率な場合があります。
このワークフローを活用すれば、フォームから音声ファイルが送信されるだけで、Dropboxへの保存からChatGPTによる要約、そしてSlackへの通知までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとChatGPTを連携させ、音声ファイルの管理・要約業務を効率化したい方
・会議の議事録作成やインタビューの文字起こしなど、音声データを扱う業務に時間を要している方
・複数のツールをまたぐ手作業を自動化し、チームの情報共有をスムーズにしたいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ChatGPTやDropboxを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、ChatGPTとDropboxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ChatGPTとDropboxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
ChatGPTを使った便利な自動化例
受信したメールの内容やGoogleフォームの回答をChatGPTで自動的に要約し、LINE、Slack、Chatwork、Google Chat、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションツールに通知できます。これにより、重要な情報を効率的に共有し、確認の手間を省くことができます。
Googleフォームの回答内容をChatGPTで要約して、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をChatGPTで要約して、Microsoft Teamsに通知する」業務ワークフローは、Googleフォームの回答をchatgpt apiで自動要約し、その結果をMicrosoft Teamsへ投稿する流れです。
アンケートやフィードバックを手間なくチームに共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた回答をすぐにチームに共有したい企画担当者の方
・手作業での要約や投稿を減らし、ChatGPTのAPIを使った自動化に興味があるIT部門の方
・Microsoft Teamsで日報やフィードバックを効率よく流したいプロジェクトマネージャー
・定期的なアンケート結果の処理を標準化して、ミスを防ぎたい業務改善担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
受信メールの内容をChatGPTで要約してChatworkに通知する
試してみる
新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をChatworkに通知するフローです。
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
試してみる
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をGoogle Chatに通知するフローです。
受信メールの内容をChatGPTで要約してLINEに通知
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの確認に追われ、重要な情報を見逃してしまったり、内容把握に時間を取られてはいないでしょうか。
特に移動中や外出先では、長文メールの確認は一層手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するとその内容をChatGPTが自動で要約し、LINE公式アカウントに通知することが可能です。
これにより、メールチェックの手間を省き、効率的な情報把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・重要なメールの見落としを防ぎ、内容を素早く把握したいと考えている方
・外出先や移動中でも、スマートフォンで手軽にメールの要点を確認したい方
・ChatGPTやLINE公式アカウントを活用して、情報収集を効率化したい方
■注意事項
・ChatGPT、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信
試してみる
メールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をSlackに送信します。
Dropboxを使った便利な自動化例
SalesforceやHubSpotに取引先やコンタクトが登録されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成できます。また、Docusignで書類が締結された際に、その書類をDropboxに自動で格納したり、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取ってSlackに通知したりすることも可能です。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する」フローを利用すると、Dropboxでのファイル管理が効率化します。
ファイルの内容が自動で抽出・送信されるため、手動の手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを使用してファイル共有を行っている方
・Dropboxにアップロードされたファイルを迅速に確認したい方
・OCR技術を用いてデジタル化を進めたいと考えている方
・Outlookを利用してメールの送受信を行っている方
・メールでの情報共有を効率化したいと考える方
・定型作業を自動化し、作業効率を向上させたい方
■注意事項
・DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、Dropboxに保存されたドキュメントを自動でテキスト化し、Slackでチームに即時に共有する業務ワークフローです。
これにより、手動での情報整理や共有作業が不要になり、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを頻繁に利用しているチームリーダー
・Dropboxにアップロードするファイルの内容を迅速にチームと共有したい方
・手動でのOCR処理に時間を取られている事務担当者
・ファイルのテキスト化作業を自動化することで、他の重要な業務に集中したい方
・Slackでの情報共有をスムーズに行いたい企業の方
・OCRで読み取った情報を速やかにSlackに通知することで、コミュニケーション効率を向上させたい方
・業務プロセスを自動化して生産性を高めたいビジネスパーソン
・DropboxとSlackの連携を活用し、日常業務の自動化を実現したい方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
ChatGPTとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたChatGPTによる生成結果のコピー＆ペーストや、Dropboxへのファイルアップロード・整理といった一連の作業をなくしてヒューマンエラーを防ぐことができます。
議事録作成や資料の要約といった情報整理にかかる時間を削減でき、担当者は最新の正確な情報にもとづいて本来注力すべきコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：生成結果をDOCXやPDFなど他の形式でも保存できますか？
A：可能です。Google スプレッドシートのアクション設定を削除し、代わりにGoogleドキュメントやMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを追加して設定してください。PDFは記事内でも紹介した通り、どのツールを使った場合でも自動で作成されます。
Q：ファイル名に応じて雛形や保存先フォルダを分けられますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。「ファイル名が特定のキーワードを含む場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の雛形やフォルダを指定してください。
Q：Gmail以外のアプリ（Slackなど）を起点にできますか？
A：可能です。Gmailのトリガーアクションを削除し、代わりにSlackの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」などのトリガーアクションを追加して設定してください。
