Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
- ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
- 定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からChatGPTによる要約、Dropboxへの格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記やファイル保存作業がなくなるため、内容の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
- 添付ファイルが画像やPDFの場合、OCR機能のアクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
- 書類発行機能を使い、任意のGoogle スプレッドシートの雛形に要約結果を出力します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式といった、前段のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能を使用する場合、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、メール本文やOCRで抽出したテキストを変数としてプロンプト内に組み込めます。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、要約結果などの情報を好きな箇所に出力できます。
- Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを固定値だけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「ChatGPTで生成した文章を、手作業でDropboxに保存している…」
「大量の資料をChatGPTに要約させているけど、結果を一つひとつファイルにまとめてDropboxにアップロードするのが面倒…」
このように、ChatGPTとDropbox間での手作業によるデータ連携に時間と手間がかかっていませんか？
こうした単純作業はヒューマンエラーの原因にもなりかねず、本来集中すべき業務の妨げになることも少なくありません。
もしChatGPTで生成したテキストや要約結果を、Dropboxの指定フォルダにファイルとして自動保存する仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。ファイル管理の手間を削減し、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。すぐに業務効率化を実現できるので、ぜひこの機会に導入してスマートな業務フローを構築しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
- ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
- 定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からChatGPTによる要約、Dropboxへの格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記やファイル保存作業がなくなるため、内容の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
- 添付ファイルが画像やPDFの場合、OCR機能のアクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
- 書類発行機能を使い、任意のGoogle スプレッドシートの雛形に要約結果を出力します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式といった、前段のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能を使用する場合、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、メール本文やOCRで抽出したテキストを変数としてプロンプト内に組み込めます。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、要約結果などの情報を好きな箇所に出力できます。
- Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを固定値だけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ChatGPTとDropboxを連携してできること
ChatGPTとDropboxのAPIを連携させることで、ChatGPTが生成したテキストデータを自動でDropboxにファイルとして保存したり、逆にDropbox上のファイルをChatGPTで処理したりといったフローを自動化できます。
これにより情報収集や資料作成・議事録の整理など、様々な業務の効率を向上させることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
Gmailで特定のファイルを受信したことをトリガーにChatGPTが自動でファイル内容を要約し、その結果をテキストファイルとしてDropboxの指定フォルダに保存するフローです。
日々大量に届くメールの添付資料全てに目を通すのは大変ですが、このフローを利用すれば資料確認の時間を短縮し、重要な情報を素早くキャッチできるようになります。
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
- ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
- 定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からChatGPTによる要約、Dropboxへの格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記やファイル保存作業がなくなるため、内容の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
- 添付ファイルが画像やPDFの場合、OCR機能のアクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
- 書類発行機能を使い、任意のGoogle スプレッドシートの雛形に要約結果を出力します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式といった、前段のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能を使用する場合、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、メール本文やOCRで抽出したテキストを変数としてプロンプト内に組み込めます。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、要約結果などの情報を好きな箇所に出力できます。
- Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを固定値だけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
Outlookで受信したメールの添付ファイルをトリガーにChatGPTが内容を要約し、生成されたテキストをDropboxに自動で格納するフローです。
こちらはOutlookユーザー向けで、手動でのファイルダウンロードや要約作業・アップロードといった一連の手間を削減できます。情報収集の初動を自動化し、業務のスピードアップを実現しましょう。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
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■概要
Outlookで受け取った添付ファイルを都度開き、内容を確認して要約を作成し、Dropboxに保存するといった手作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、Outlookでのファイル受信をトリガーとして、ChatGPTが自動で内容を要約し、その結果をDropboxへ格納する一連の業務を自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、日々の情報整理やファイル管理の手間を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する報告書や議事録などの確認、整理に時間を要している方
- ChatGPTとDropboxの連携を通じて、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの要約や転記作業をなくし、業務の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、要約内容のブレといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。
- 後続のオペレーションで、Outlookの添付ファイル情報を取得し、ファイルをダウンロードします。
- OCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
- ChatGPTのオペレーションで、抽出したテキストを要約するよう指示します。
- 書類発行機能で、ChatGPTが生成した要約を指定のフォーマット（Google スプレッドシートなど）に出力します。
- 最後にDropboxのオペレーションで、生成されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動条件としたいメールのフォルダや件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段で取得したメールの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルからテキストを抽出したい項目を任意で指定できます。
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由に編集でき、前段のOCR機能で取得した情報などを変数として利用できます。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、ChatGPTが生成した要約などを指定のセルに出力することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ChatGPTとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは早速、実際にChatGPTとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、Dropboxのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、分岐設定、OCR設定、ChatGPTのアクション設定、Google スプレッドシートのアクション設定、Dropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
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■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
- ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
- 定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からChatGPTによる要約、Dropboxへの格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記やファイル保存作業がなくなるため、内容の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
- 添付ファイルが画像やPDFの場合、OCR機能のアクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
- 書類発行機能を使い、任意のGoogle スプレッドシートの雛形に要約結果を出力します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式といった、前段のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能を使用する場合、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、メール本文やOCRで抽出したテキストを変数としてプロンプト内に組み込めます。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、要約結果などの情報を好きな箇所に出力できます。
- Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを固定値だけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、Dropboxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にChatGPTを検索しましょう。
ChatGPTのマイアプリ登録方法を参考に、任意のアカウント名と取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
続いてGoogle スプレッドシートを検索してください。Gmailと同じ手順で連携できます。
最後にDropboxを検索しましょう。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリック。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する
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■概要
Gmailで受信する大量の添付ファイル、その内容を確認し要約してDropboxへ保存する一連の作業は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、ChatGPTが内容を自動で要約し、その結果を指定のDropboxフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報整理やファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した報告書などを都度確認し、手作業でDropboxへ保存している方
- ChatGPTとDropboxを連携させ、情報収集やファイル管理のプロセスを自動化したい方
- 定型的なファイル整理業務に時間を費やしており、コア業務へのリソースを確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からChatGPTによる要約、Dropboxへの格納までが自動処理され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記やファイル保存作業がなくなるため、内容の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定し、メールに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
- 添付ファイルが画像やPDFの場合、OCR機能のアクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のプロンプトで要約します。
- 書類発行機能を使い、任意のGoogle スプレッドシートの雛形に要約結果を出力します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式といった、前段のステップで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能を使用する場合、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、メール本文やOCRで抽出したテキストを変数としてプロンプト内に組み込めます。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、要約結果などの情報を好きな箇所に出力できます。
- Dropboxへファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを固定値だけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含む添付ファイル付きメールを送信してください。
今回は以下のように、件名に「共有」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：分岐設定
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「分岐する」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ5：OCR設定
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
取得したファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。AIが添付ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ6：ChatGPTのアクション設定
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
先ほど抽出したテキストを要約します。「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3・5と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容は予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにOCR機能の「全文」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定していきましょう。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ChatGPTが要約してくれました！
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定
添付ファイルのテキスト情報やChatGPTによる要約結果をもとに、書類を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。今回は以下のような雛形を用意しました。
※「書類を発行する」の設定方法も併せてご確認ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
固定の文章や、Gmailから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると…
雛形の項目に沿った内容に変わります！
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにOCR機能・ChatGPTから取得したアウトプットを選択すると、添付ファイルのテキスト情報や要約結果を変数として反映させることができます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功すると書類をダウンロードできます。早速「ダウンロード」から見てみましょう。
※成功しない場合は「書類発行オペレーションが実行できない」をご確認ください。
雛形に沿って、OCRや要約結果を反映した書類ができました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
上記を確認し、問題なければ忘れずにYoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：Dropboxのアクション設定
先ほど発行した書類をDropboxに格納します。
こちらも、書類を格納するためのフォルダをご用意ください。
例としてGoogle Driveと同じく「営業部 資料保管用」フォルダを作成しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルをアップロード」をクリック。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、任意でフォルダのパスを入力しましょう。
今回でいうと「/営業部 資料保管用」です。
ファイル名・ファイルの添付方法・ファイルは予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしてください。
※ファイル名にはGoogle スプレッドシートの「発行した書類」のアウトプットが設定されており、変数として反映されます。
成功したら保存しましょう。
発行した書類がDropboxにも格納されました！
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Gmailでファイルを受信したら、ChatGPTで要約し結果をDropboxに格納する方法でした！
DropboxのデータをChatGPTに連携したい場合
今回はChatGPTからDropboxへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にDropboxからChatGPTへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに音声ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約し通知する
Dropboxの指定フォルダに音声ファイルがアップロードされた際、ChatGPTが自動で文字起こしと要約を行ってその結果をチャットツールなどに通知するフローです。
会議の議事録作成やインタビューの文字起こしといった作業を効率化し、ファイルがアップロードされるだけですぐ内容を把握できるようになります。
Dropboxに音声ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで内容を要約し通知する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、Dropboxに保存した音声ファイルの内容を確認する作業に、手間や時間がかかっていると感じることはありませんか。このワークフローは、Dropboxに特定の音声ファイルがアップロードされると、自動で音声の文字起こしを行い、その内容をChatGPTが要約、指定のツールに通知します。ChatGPTとDropboxを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連のフローを自動化し、情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した音声ファイルの文字起こしや要約作成に時間を要している方
- ChatGPTとDropboxを連携させ、議事録やインタビュー内容の共有を効率化したい方
- 音声コンテンツの管理と活用を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから要約、通知までが自動で実行されるため、議事録作成などにかかる作業時間を短縮します
- 手作業による文字起こしの転記ミスや要約内容のコピー＆ペースト漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確な情報共有を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、ChatGPT、DiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 続いて、オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、前段でダウンロードした音声ファイルを指定して文字起こしをします
- さらに、オペレーションでChatGPTを選択し、文字起こしされたテキストを要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を任意のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダパスを任意に設定することが可能です
- ChatGPTのオペレーションでは、「この会議の要点を3つにまとめてください」のように、目的に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段で文字起こししたテキストを変数として活用できます
- Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択できるほか、通知本文に固定のテキストや、ChatGPTが生成した要約といった情報を変数として自由に組み合わせることが可能です
■注意事項
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォームから音声ファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしChatGPTで内容を要約した結果を通知する
Webフォームなどから音声ファイルが送信されたことをトリガーにそのファイルをDropboxに自動でアップロードし、さらにChatGPTが文字起こしと要約をして結果を通知するフローです。
例えばお客様からの音声による問い合わせをテキスト化・要約して担当者に共有するといった活用ができ、顧客対応の迅速化と品質向上に繋がります。
フォームから音声ファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしChatGPTで内容を要約した結果を通知する
試してみる
■概要
会議の録音やボイスメモなど、音声ファイルの管理と内容の把握に手間がかかっていませんか。手作業でDropboxへファイルをアップロードし、後から聞き返してChatGPTで要約を作成するフローは、時間がかかり非効率な場合があります。
このワークフローを活用すれば、フォームから音声ファイルが送信されるだけで、Dropboxへの保存からChatGPTによる要約、そしてSlackへの通知までの一連のプロセスを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとChatGPTを連携させ、音声ファイルの管理・要約業務を効率化したい方
- 会議の議事録作成やインタビューの文字起こしなど、音声データを扱う業務に時間を要している方
- 複数のツールをまたぐ手作業を自動化し、チームの情報共有をスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、Dropboxへの保存からChatGPTによる要約、通知までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ChatGPTが設定された指示に基づき要約を生成するため、担当者による内容のばらつきがなくなり、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで、フォームトリガーを設定し、音声ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから送信された音声ファイルを指定のフォルダに保存します。
- 続いて、オペレーションで音声文字起こし機能を設定し、Dropboxにアップロードされた音声ファイルをテキストデータに変換します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や参加者といったテキスト項目などを任意で追加、カスタマイズできます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値やフォームで取得した情報を用いて自由に設定可能です。
- 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでDropboxにアップロードした音声ファイルを処理対象として設定します。
- ChatGPTへの要約指示（プロンプト）は自由に編集でき、文字起こししたテキストを変数として含めることで、意図に沿った要約を生成させることが可能です。
- Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意で設定でき、本文にChatGPTが生成した要約結果やDropboxのファイルリンクなどを含めることができます。
■注意事項
- Dropbox、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ChatGPTやDropboxを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、ChatGPTとDropboxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ChatGPTとDropboxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
ChatGPTを使った便利な自動化例
受信したメールの内容やGoogleフォームの回答をChatGPTで自動的に要約し、LINE、Slack、Chatwork、Google Chat、Microsoft Teamsなどのコミュニケーションツールに通知できます。これにより、重要な情報を効率的に共有し、確認の手間を省くことができます。
Googleフォームの回答内容をChatGPTで要約して、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせの回答は、内容の確認や共有に手間がかかることはありませんか。特に多くの回答が寄せられる場合、一つひとつ目を通して要点をまとめ、関係者に通知する作業は大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容をChatGPTが自動で要約し、指定されたMicrosoft Teamsチャネルへ通知するため、情報共有の迅速化と作業負担の軽減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を手作業で確認・共有している担当者
- ChatGPTを活用して、大量のテキスト情報から効率的に要点を把握したい方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有の迅速化を図りたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信からChatGPTによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業による情報伝達の時間を短縮します。
- 手動でのコピペや転記作業が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をインプットとして要約を指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTの「テキストを生成」オペレーションでは、どのような要約を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）内容を自由にカスタムできます。また、出力形式やトーンなども細かく調整することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチームやチャネルを任意で設定できます。メッセージ本文には、Googleフォームの回答内容やChatGPTによる要約結果などを変数として埋め込み、より分かりやすい通知を作成することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
受信メールの内容をChatGPTで要約してChatworkに通知する
試してみる
■概要
新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をChatworkに通知するフローです。
Chatworkの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・YoomAI機能の要約オペレーションについてはこちらhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/8675551
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
受信メールの内容をChatGPTで要約してLINEに通知
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの確認に追われ、重要な情報を見逃してしまったり、内容把握に時間を取られてはいないでしょうか。特に移動中や外出先では、長文メールの確認は一層手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するとその内容をChatGPTが自動で要約し、LINE公式アカウントに通知することが可能です。これにより、メールチェックの手間を省き、効率的な情報把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、内容を素早く把握したいと考えている方
- 外出先や移動中でも、スマートフォンで手軽にメールの要点を確認したい方
- ChatGPTやLINE公式アカウントを活用して、情報収集を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを開いて全文を読むことなく、ChatGPTが要約した内容がLINE公式アカウントに届くため、情報確認にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による確認作業で起こりがちな、重要な情報の見落としや要点の解釈漏れなどのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomが発行する専用のメールアドレスにメールが届くとフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」を選択し、トリガーで受信したメールの本文を要約するように設定します。
- 最後に、LINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」を設定し、ChatGPTが生成した要約を指定の相手に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、フローを起動させるための専用受信メールアドレスを任意で設定できます。
- ChatGPTに指示するプロンプトは自由に編集可能です。「箇条書きで要約して」など、目的に応じたテキストを生成させることができます。
- LINE公式アカウントからの通知先は任意に設定でき、メッセージ本文にはChatGPTの要約結果だけでなく、元のメールの件名などを組み込めます。
■注意事項
- ChatGPT、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信
試してみる
◼️概要
受信したメールの内容をChatGPTを用いて要約し、指定のSlackチャンネルに送信します。
◼️設定方法
1.Slack、ChatGPTそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントなどの設定を行ってください。
3.Slackのオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.メールトリガー設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動します。
◼️注意事項
・ChatGPT、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやChatGPTへの指示内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxを使った便利な自動化例
SalesforceやHubSpotに取引先やコンタクトが登録されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成できます。また、Docusignで書類が締結された際に、その書類をDropboxに自動で格納したり、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取ってSlackに通知したりすることも可能です。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
請求書や申込書といった書類がDropboxにアップロードされるたびに、内容を確認して手動でメールを作成・送信していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、見落としや転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookから関係者へメールを送信するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメールでの報告を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出業務を効率化したい方
- Outlookでの定型メールの送信業務が多く、送信漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRによる読み取りからOutlookでのメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での内容確認やメール作成が不要になることで、確認漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取る文字数に応じたアクションや、抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定できます。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意で設定できます。本文にはOCR機能で読み取った情報を差し込むことが可能です。
■注意事項
- DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
ChatGPTとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたChatGPTによる生成結果のコピー＆ペーストや、Dropboxへのファイルアップロード・整理といった一連の作業をなくしてヒューマンエラーを防ぐことができます。
議事録作成や資料の要約といった情報整理にかかる時間を削減でき、担当者は最新の正確な情報にもとづいて本来注力すべきコア業務に集中する環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：生成結果をDOCXやPDFなど他の形式でも保存できますか？
A：可能です。Google スプレッドシートのアクション設定を削除し、代わりにGoogleドキュメントやMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを追加して設定してください。PDFは記事内でも紹介した通り、どのツールを使った場合でも自動で作成されます。
Q：ファイル名に応じて雛形や保存先フォルダを分けられますか？
A：進行先の切り替え設定を追加することで可能です。「ファイル名が特定のキーワードを含む場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の雛形やフォルダを指定してください。
Q：Gmail以外のアプリ（Slackなど）を起点にできますか？
A：可能です。Gmailのトリガーアクションを削除し、代わりにSlackの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」などのトリガーアクションを追加して設定してください。
