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【簡単設定】ChatworkのファイルをセキュアSAMBAに自動的に連携する方法
「Chatworkで受け取った重要なファイルを、セキュアSAMBAに保存したい！」
「でもダウンロードとアップロードを繰り返すのって地味にストレス…」
Chatwork上でやりとりされるファイルの管理方法に悩んでいませんか？
重要なファイルをセキュアSAMBAに保存したいと思っても、一つひとつのファイルをダウンロードしてアップロードし直す作業には手間がかかりますし、うっかり保存し忘れてしまうこともありますよね。
こうしたファイル管理は、ChatworkとセキュアSAMBAを連携することで自動化できるんです！
本記事ではChatworkの特定ルームにファイルが投稿されたら、自動でセキュアSAMBAの指定フォルダに格納される仕組みをご紹介します。
この自動化によって、ファイル保存の手間を削減し、対応漏れといったヒューマンエラーも防ぐことができますよ。
Yoomのテンプレートを使えば、簡単な設定だけで自動化フローを構築できます。本記事を参考に、毎日のファイル管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatworkとセキュアSAMBAを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしてください！
- Chatworkで受信したファイルをセキュアSAMBAに手作業で保存している方
- セキュアSAMBAとChatworkを連携させ、ファイル管理のミスをなくしたい方
- 定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Chatworkへのファイル投稿後、自動でセキュアSAMBAへ格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、ChatworkとセキュアSAMBAをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿メッセージからファイルIDを抽出します。
- 続いて、Chatworkの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションで、抽出したファイルIDをもとにダウンロードURLを取得します。
- 次に、「コードを実行」機能を設定し、取得したURLからファイルをダウンロードする処理を行います。
- 最後に、セキュアSAMBAの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、どのルームのファイル投稿を検知対象とするか、ルームIDを任意で設定してください。
- セキュアSAMBAへのファイルアップロード設定では、どのフォルダにファイルを格納するか、格納先のフォルダIDを任意で指定してください。
- Chatwork、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ChatworkとセキュアSAMBAの連携フローを作ってみよう
それでは早速、ChatworkとセキュアSAMBAを連携したフローを作成していきます！
今回使用するテンプレートは「Chatworkの特定ルームにファイルが投稿されたら、セキュアSAMBAの指定フォルダにアップロードする」という業務フローを自動化するものとなっています。
ノーコードツールのYoomを使用して、ChatworkとセキュアSAMBAの連携を進めていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork／セキュアSAMBA
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて以下の手順で作成します。
- ChatworkとセキュアSAMBAのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーと各アクションの設定
- フローの起動と動作確認
- Chatworkで受信したファイルをセキュアSAMBAに手作業で保存している方
- セキュアSAMBAとChatworkを連携させ、ファイル管理のミスをなくしたい方
- 定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Chatworkへのファイル投稿後、自動でセキュアSAMBAへ格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、ChatworkとセキュアSAMBAをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿メッセージからファイルIDを抽出します。
- 続いて、Chatworkの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションで、抽出したファイルIDをもとにダウンロードURLを取得します。
- 次に、「コードを実行」機能を設定し、取得したURLからファイルをダウンロードする処理を行います。
- 最後に、セキュアSAMBAの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、どのルームのファイル投稿を検知対象とするか、ルームIDを任意で設定してください。
- セキュアSAMBAへのファイルアップロード設定では、どのフォルダにファイルを格納するか、格納先のフォルダIDを任意で指定してください。
- Chatwork、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：ChatworkとセキュアSAMBAのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
左側のメニューから「マイアプリ」を開き、「新規接続」をクリック。
検索バーで連携するアプリ（まずはChatwork）を検索して選択。
Chatworkの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください！
次は、セキュアSAMBAを検索して、マイアプリ連携を進めていきましょう。
- セキュアSAMBAは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているセキュアSAMBAも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会に様々な機能を体験してみてください！
セキュアSAMBAのマイアプリ連携では、アカウント名とAPIキーを設定します。
「アカウント名」は連携するアカウントが判別しやすいような名前にするとよいでしょう。
「APIキー」にはセキュアSAMBA上から取得したAPIキーを設定します。
- セキュアSAMBAにログイン→「管理画面」の「APIキー」をクリック→「APIキー発行」をクリック→必要な項目を入力して「発行」をクリック→発行される「APIキー」を取得。
- APIキーは一度しか表示されないため、安全な場所に保存しておくことをおすすめします。
- API連携の利用にはAPIの利用申し込みが必要です。kubellストレージにてお申し込みください。
それぞれの項目を設定したら「追加」をクリック。
セキュアSAMBAの連携も完了したら、次のステップに進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、今回使用するYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
- Chatworkで受信したファイルをセキュアSAMBAに手作業で保存している方
- セキュアSAMBAとChatworkを連携させ、ファイル管理のミスをなくしたい方
- 定型的なファイル保存作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Chatworkへのファイル投稿後、自動でセキュアSAMBAへ格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、ChatworkとセキュアSAMBAをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿メッセージからファイルIDを抽出します。
- 続いて、Chatworkの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションで、抽出したファイルIDをもとにダウンロードURLを取得します。
- 次に、「コードを実行」機能を設定し、取得したURLからファイルをダウンロードする処理を行います。
- 最後に、セキュアSAMBAの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、どのルームのファイル投稿を検知対象とするか、ルームIDを任意で設定してください。
- セキュアSAMBAへのファイルアップロード設定では、どのフォルダにファイルを格納するか、格納先のフォルダIDを任意で指定してください。
- Chatwork、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
以下のような画面が表示されればコピーは成功です！「OK」を押して設定を進めていきます。
※コピーしたテンプレートは、サイドメニューの「フローボット」から確認できます。
ステップ3：トリガーを設定する
それでは、Chatworkでファイル付きのメッセージが投稿されたらフローが起動するようにトリガーアクションを設定していきましょう！
1. フローの「ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリック。
2. タイトルは分かりやすい名前（○○ルームにファイル付きメッセージが投稿されたら、など）に変更可能です。
3. 連携アカウントにステップ1で連携したアカウントが設定されていることを確認。
4. 「次へ」をクリック。
5. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
ご利用プランで設定できる最短の起動間隔にすることで、Chatworkを受信した際により早くフローを起動させられます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
ヘルプページ：ポーリングトリガーの仕組みについて
6. ファイル付きメッセージを検知したいルームのIDを設定。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、対象となるルームを選択してください。
※検索欄にルーム名を入れることで候補が絞られます。
7. 指定したルームに、ファイルを添付したメッセージを投稿します。
8. 「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内にファイル付きメッセージが投稿されていない場合はテストに失敗します。
9. テストに成功すると、「取得した値」にメッセージIDやメッセージ内容などが追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
ヘルプページ：取得した値について／取得した値のテスト値について
10. 「完了」をクリック。
ステップ4：ファイルIDを抽出する
添付ファイルをダウンロードするにあたって、取得したメッセージ内容からファイルIDを抽出しましょう。
1. フローの「ファイルIDの抽出」をクリック。
2. 抽出対象には取得した「メッセージ内容」を設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブのトリガーアクションメニューから「メッセージ内容」を選択してください。
※デフォルトでも設定されています。
3. 「特定の文字列1」と「特定の文字列2」の間にある値が抽出されます。
今回の場合はデフォルトで設定されている「[download:」から「]」のままでOKです。
4. 「テスト」をクリック。
5. テストに成功すると、ファイルIDが抽出されます。
6. ファイルIDが抽出できていれば「完了」をクリック。
ステップ5：ファイルのダウンロードURLを取得する
次に、抽出したIDを使ってファイルのダウンロードURLを取得します。
1. フローの「ファイルのダウンロードURLを取得」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントを確認して「次へ」をクリック。
3. トリガーで設定したルームと同じルームIDを候補から設定します。
4. ファイルIDにはステップ4で抽出したファイルIDを設定。
取得した値のメニューから「ファイルID」を選択してください。
5. 「テスト」をクリック。
6. テストに成功すると添付ファイルの各情報が取得されます。
7. ダウンロードURLが取得できていれば「完了」をクリック。
ステップ6：ダウンロードを実行する
今度は、取得したダウンロードURLを使ってダウンロードを実行します。
1. フローの「コード実行」をクリック。
2. ファイルをダウンロードするためのコードがデフォルトで設定されているため、変更は行わずに進みます。
3. 入力変数にはこれまでに取得したダウンロードURLとファイル名が設定されています。
この値もこのままでOKなので変更は行わずに進みます。
4. 「テスト」をクリック。
5. テストに成功すると、ファイルが一時的にダウンロードされます。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
- 403エラーで失敗する場合、URLの有効期限が切れている可能性があります。その場合は再度ファイルを送信して、テストを試してください。
6. ダウンロードが成功していれば「完了」をクリック。
ステップ7：セキュアSAMBAにアップロードする
最後に、ダウンロードしたファイルをセキュアSAMBAのどのフォルダにアップロードするかを指定しましょう。
1. フローの「ファイルをアップロード」をクリック。
2. タイトルと連携アカウントとアクションを確認して「次へ」をクリック。
3. ファイルをアップロードするフォルダのIDを設定。
フォルダIDはURL（/shared-folders/フォルダID）から取得できます。
4. ファイルの添付方法とアップロードするファイルは、「取得した値」の「downloaded_file」になるように設定。
※ダウンロードしたファイルを指しています。
5. 設定が完了したら「テスト」をクリック。
※実際に指定したフォルダに添付ファイルがアップロードされます。
6. テストに成功したら、セキュアSAMBAの指定フォルダを確認しましょう。
7. 期待通りにファイルがアップロードされていれば「完了」をクリック。
ステップ8：トリガーをONにする
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
早速、フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで稼働させる場合は、任意のタイミングで設定画面右上のトリガースイッチをONにしてください。
これで、Chatworkにファイル付きメッセージが投稿されたら、添付ファイルが自動でセキュアSAMBAの指定フォルダにアップロードされるようになりました！
まとめ
今回は、ChatworkとセキュアSAMBAを連携し、特定のルームに投稿されたファイルを指定フォルダに自動でアップロードする方法をご紹介しました。
Chatworkで受け取ったファイルを一つひとつダウンロードし、セキュアSAMBAに保存し直す作業は、件数が増えるほど大きな負担となっていきます。手作業では、重要なファイルの保存漏れやアップロード先の間違いが発生する可能性も。
この作業を自動化することで、ファイル管理にかかる手間を減らしながら、保存漏れなどのヒューマンエラーも防げるようになりますよ！
必要なファイルがセキュアSAMBAに集約されるため、チーム内での確認や共有もスムーズになります。
Yoomのテンプレートを使えば、プログラミングの知識がなくても自動化フローを構築できます。ファイル管理でお悩みの方は、ぜひYoomのアカウントを登録して、ChatworkとセキュアSAMBAの連携による業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の拡張子（例えばPDFのみ）に絞ってセキュアSAMBAに保存できる？
A：
「分岐」処理を追加することで、ルームによる絞り込み以外にも様々な保存条件を設定可能です。下図を参考にフローを設定してください。
※下図はメッセージ内容からファイルの拡張子を判断していますが、「ファイルのダウンロードURLを取得」で取得できるファイル名で判断するのが確実です。分岐までの使用タスク数が変わってくるため、運営に合わせて設定してください。
ヘルプページ：「分岐」の設定方法
※「分岐」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能です。
Q：エラー発生時に失敗通知を受け取れますか？
A：
API連携のエラーやファイル容量オーバーなどで自動転送が失敗した際には、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
Q：セキュアSAMBA以外のストレージにも同時保存できる？
A：
セキュアSAMBA以外にも、Google DriveやBoxなど他のオンラインストレージにも同時に保存することが可能です。連携可能なアプリに関しては「連携アプリ一覧」をご確認ください。
ヘルプページ：「アプリと連携する」の設定方法
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
