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「Codaでまとめたプロジェクト計画や議事録から、手作業でAsanaにタスクを登録している…」
「この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れの原因にもなりがち…」
このように、CodaとAsanaを併用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Codaに新しい情報を追記するだけで、関連するタスクがAsanaに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放されます。
さらにタスクの抜け漏れを防ぎながら、より創造的で重要な業務に集中できる時間を創れるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できます。
これまで手作業にかけていた時間を削減し、チーム全体の業務効率を向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CodaとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CodaとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Codaのドキュメントに行を追加するだけで、Asanaにタスクが自動で作成されるといった連携が可能です。
これからご紹介する具体的な自動化例を使えば、アカウント登録後すぐにCodaとAsanaの連携を体験できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Codaのドキュメントに新しいアイデアや議事録のネクストアクションなどを行として追加したタイミングで、その内容をAsanaにタスクとして自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Codaでの情報整理からAsanaでのタスク化までの流れがシームレスに繋がり、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぐ</span>ことができます。
Codaに追加された行の中から、特定の条件に合致する行だけを抽出しAsanaにタスクとして追加します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">全ての情報を連携するのではなく、対応が必要なアクションアイテムだけを的確にタスク化し、Asana上のタスク管理をより効率的にする</span>ことが可能です。
それでは、さっそく実際にCodaとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCodaとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Codaで行が作成されたら、Asanaにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
CodaとYoomのマイアプリ登録
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでCodaと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
アクセストークンの取得はこちらから可能です。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「テーブルで行が作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Codaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてCodaで行を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でCodaをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は行の作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
ドキュメントID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、先ほど行を追加した対象のドキュメントを選択しましょう。
テーブルID
こちらも入力欄をクリックすると、先ほど設定したドキュメントIDからテーブルの候補が表示されるので対象のテーブルを選択してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Codaに作成された行に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、Asanaへタスクの追加が可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
なお、Codaでは「取得した値」に一部の情報が自動で反映されない場合があります。
その際は、以下の手順を参考にして、必要な項目を手動で追加してください。
【設定手順：取得した値を追加する方法】
まず、テスト実行後に「取得した値」セクションの下部に表示される「＋取得する値を追加」をクリックします。
※このボタンはテスト実行後の画面でのみ表示されるため、テスト完了直後に設定してください。
表示されたテスト結果の一覧から、取得したい値の「＋」ボタンをクリックします。
クリックした項目は、右側の「追加する値」欄に自動で反映されます。
今回は、Codaで作成された行の「タスク名」と「詳細」をAsanaに連携させたいので、それぞれの項目を追加しました。
必要な値をすべて追加し終えたら、「追加」をクリックしましょう。
追加した値の項目名は、項目にカーソルを合わせると表示される鉛筆マークをクリックすることで編集できます。
任意の項目名を設定したら、「保存する」をクリックします。
※項目名が重複する場合は値が上書きされるのでご注意ください。
取得した値の項目欄に設定した「タスク名」「詳細」などが追加されていれば、取得した値の追加は完了です。
確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後のステップです！
前のステップでCodaから取得した値を利用して、Asanaにタスクを追加しましょう。
「タスクを追加」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Asanaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
タスク名
入力欄をクリックすると、前のステップでCodaから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがAsanaに登録されてしまうので注意が必要です。
プロジェクトID
入力欄をクリックすると、連携済みのアカウントからプロジェクトの候補が表示されます。
タスクを追加したい対象プロジェクトを選択しましょう。
セクションID
こちらもプロジェクトIDと同じく入力欄をクリックすると、連携済みのアカウントから候補が表示されます。
タスクを追加したい対象セクションを選択してください。
タスクの説明
タスク名と同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でAsanaにタスクが追加されるか確認しましょう。
テストが成功すると、追加されたタスクの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Asanaの画面を開き、指定した内容でタスクが実際に作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Codaで新しい行が作成されたタイミングで、その内容が自動的にAsanaへタスクとして追加されるようになります。
実際にCodaに行を追加し、Asana上で対応するタスクが正しく作成されているかを確認してみましょう。
今回はCodaからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからCodaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
プロジェクトの進捗状況をCodaで素早く集約・分析するなど、さらに活用の幅が広がります。
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたタイミングで、そのタスク情報をCodaのドキュメントに新しい行として自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Asanaで発生したタスクの履歴をCodaに自動で蓄積し、プロジェクト全体の進捗レポートや実績管理を一元化する</span>のに役立ちます。
Asanaでタスクが追加された際に、例えばタスクのステータスが「完了」になったり、特定のタグが付与されたりした場合にのみ、そのタスク情報をCodaのドキュメントに行として追加する連携です。
この仕組みを活用することで、より高度な情報管理が可能になります。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
行が追加・更新されたらチャットツールへ通知したり、電子署名サービスで文書を自動送信します。
また、フォームや開発プラットフォームからの情報をトリガーに行を自動追加・更新。
手動でのデータ転記がなくなり、チーム間の情報共有と業務効率が向上します。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
CodaとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたドキュメントからタスク管理ツールへの情報転記作業をなくし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきプロジェクトの計画や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしCodaとAsanaの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：タスクの更新も双方向に同期できますか？
A：はい、CodaとAsanaのタスク更新は双方向に同期できます。
たとえば、Codaで行を更新した際にAsana側のタスク内容に反映したり、逆にAsanaでタスクのステータスや期日を変更した際にCodaの行を更新することができます。
前者（Coda→Asana）の場合は、Codaのトリガー「テーブルで行が更新されたら」を、アクションにAsanaの「タスクを更新」を設定したフローボットを作成します。
この際、Asanaで更新対象となるタスクIDがCodaの行に記載されている必要があります。
後者（Asana→Coda）の場合は、Asanaのトリガー「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」か「特定のセクションでタスクが作成・更新されたら」を、トリガーの直下に「分岐」オペレーション、その後のアクションにCodaの「テーブルの行を更新」を設定することで、Asana側の変更内容をCodaへ自動反映できます。
※分岐は有料プランで利用可能です。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Codaの担当者や期日もAsanaに連携できますか？
A：はい、可能です。
Codaのテーブルに「担当者（メールアドレス）」や「期日」の列を追加しておくことで、Asanaの担当者のメールアドレス・期日フィールドにマッピングして自動で反映できます。
なお、Coda側でテストを実施した際、取得した値に項目が自動で反映されないケースがあります。
その場合は、該当項目（担当者、期日など）を手動で追加してください。
詳しい手順は以下のヘルプページをご確認ください。
Codaの担当者（メールアドレス）を連携する際は、Asanaに登録されているユーザーのメールアドレスを設定する必要があります。
Asanaの組織に存在しないメールアドレスを指定すると、タスク作成時にエラーが発生するためご注意ください。
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