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「Confluenceで作成した議事録の内容を、プロジェクト管理で使っているCodaに毎回手でコピー＆ペーストしている…」
「ドキュメント更新のたびにCodaの関連テーブルも更新するのが面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、ConfluenceとCoda間での手作業による情報連携に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、その情報をCodaのテーブルに自動で行として追加する仕組み</span>があれば、情報共有の漏れや遅延といったミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとCodaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとCodaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceに新しい議事録や仕様書などのページが作成されると、そのページのタイトルやURLなどの情報がCodaの指定したテーブルに自動的に行として追加されるフローです。
<span class="mark-yellow">ドキュメント作成からプロジェクト管理ツールへの情報反映までの一連の流れがシームレスに繋がり、手作業による転記漏れや共有の遅延をなくすことができます。</span>
Confluenceで作成されたページの中でも、例えば「議事録」という特定のラベルが付いているページや、特定のスペースで作成されたページのみを抽出し、それらの情報をCodaのテーブルに行として追加するフローです。
<span class="mark-yellow">本当に必要な情報だけをCodaに集約し、ノイズを減らしてチーム内に重要な更新のみを効率的に共有することができます。</span>
それでは、さっそく実際にConfluenceとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとCodaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Coda
[Yoomとは]
今回は「Confluenceにページが作成されたら、Codaに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceのマイアプリ登録
以下の動画を確認の上、Confluenceのマイアプリ登録を進めてください。
Codaのマイアプリ登録
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「アプリ一覧」が表示されるので、Codaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択してください。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択しましょう。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしてください。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択しましょう。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Confluenceの「ページが作成されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、ページ作成時により早く顧客情報の登録が行えるようになります。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
「クラウドID」に、トリガーとして設定するクラウドのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるクラウドIDを選択してください。
トリガーが正常に動作するか確かめるため、Confluenceでページのタイトルと本文を入力しテスト用のページを作成してください。
記載する内容は、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
Confluenceの準備ができたら、Yoomに戻り「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
テスト用に作成したページが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
先ほどのトリガーアクションでは、作成されたページの内容は取得できていないため、このアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
Confluenceの「ページを取得」をクリック。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定画面になったら、下記を参考に設定しましょう。
「クラウドID」にはトリガーアクションで設定したものと同じクラウドIDを候補から選択してください。
「コンテンツID」にはデフォルトで、トリガーアクションで取得したページのコンテンツIDが設定されています。
もし項目を削除してしまった場合には、入力欄をクリックした時に表示されるトリガーアクションメニューの「ページID」を選択してください。
取得した値を用いて以下のように設定することで、ページが作成されるごとにそのページIDを自動で引用し、ページ情報を取得できます。
その他の任意項目では、取得する情報の詳細を指定しましょう。
運用方法に合わせて設定してみてください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
成功すると、「取得した値」にConfluenceのページ情報が追加されます。
テスト用に作成したページ情報が取得できていることを確認し、ページ下部の「保存」を押してつぎへ進みましょう。
最後の設定です！
これまでのステップで取得した値を活用して、Codaのテーブル行を追加する設定をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリック。
先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaでテーブルの作成がまだの方はここで作成してくださいね。
以下は例として作成したテーブルです。
必要に応じてカスタマイズしてください。
Codaの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
先ほど作成したCodaのテーブルの「ドキュメントID」を設定してください。
同様に「テーブルID」を設定しましょう。
ドキュメントID→テーブルIDの順番で設定しないと、上手く表示されないので注意が必要です。
続いて、「レコード情報」を設定しましょう。
まずは候補から、Codaのどの列に入力したいか「列ID」を選びます。
次に、「値」を設定しましょう。
下記のように「取得した値」からConfluenceの情報を設定してください。
この設定により、Confluenceでページが作成されるたびに、異なる内容をCodaに動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せずに手入力をすると、毎回同じ内容が反映されるため、注意が必要です。
今回は、それぞれの項目を下記のように設定しました。
「+レコード情報を追加」から「レコード情報」を増やすことができるので、必要な項目を設定してくださいね。
すべて設定できたら、「テスト」を行いましょう。
成功したら、下記のようにCodaに情報が反映されているか確認してください。
最後に、「保存」を選択しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
今回はConfluenceからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Codaのテーブルに新しいアイデアやタスクなどの行が追加されたタイミングで、その内容を元にしてConfluenceに下書きページを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">アイデア出しからドキュメント化までのプロセスを迅速化し、ブレインストーミングの結果などをスムーズに公式な記録として残すことが可能です。</span>
Codaのテーブルで、例えばステータスが「承認済み」になった行の情報のみを対象としてConfluenceのページを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">承認プロセスを経た確定情報のみをConfluenceに正式なドキュメントとして反映させることができ、情報の正確性を担保し再作業を防げるでしょう。</span>
Yoomでは、ConfluenceとCodaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ConfluenceとCodaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Codaでテーブルに行が更新されたら、DocuSignでエンベロープを自動で送信できます。
また、Slackで特定の投稿があったり、Googleカレンダーで特定の予定が作成されたりした際に、Codaに行を自動で追加できます。
さらに、Codaで行が作成されたら、Microsoft Teamsに通知を送ったり、GitHubにIssueを追加したりと、様々な業務プロセスを効率化できます。
Google WorkspaceやSmartHRで従業員が登録されたら、Confluenceへ自動で招待できます。
また、Confluenceでページが作成されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成したり、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Googleスプレッドシートに行を追加したりと、ドキュメント管理と情報共有を効率化できます。
ConfluenceとCodaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで議事録や各種ドキュメントを作成した後に手動で行っていたCodaへの情報登録作業が不要になり、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを解消できます。</span>
これにより、担当者は情報共有の遅延を気にすることなく、常に最新の情報を元に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：テーブルに追加する内容にHTMLタグが含まれている場合、削除できますか？
A：はい、可能です。
下記のように「データを操作・変換する」を追加し、変換ルールを「HTMLタグを取り除いてください」などにすることで削除できます。
詳しくは、下記リンクをご覧ください。
Q：Confluenceの特定のスペースのみを監視できますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、スペースIDを指定して処理を分岐させることが可能になります。
これを活用することで、特定のスペースでページが作成された場合にのみ、Codaに連携するフローが作成できます。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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