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「Confluenceで新しいページを作成するたびに、関係者にOutlookで通知メールを送っている…」
「毎回手作業で通知するのは手間だし、宛先ミスや通知漏れが心配…」
このように、ConfluenceとOutlookを使っている中で、両者間の情報連携が手作業で行われているため、業務が分断され非効率になっていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成されたら、その内容を自動でOutlookに通知する仕組み</span>があれば、本来時間をかけるべきドキュメントの作成やプロジェクト管理といったコア業務に集中できる時間を生み出せるので、チーム全体の生産性向上にも繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたConfluenceの更新情報をOutlookで通知する、といった一連の作業を自動化できます。
これにより、手作業による手間やヒューマンエラーを削減し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで新しいページが作成されたタイミングで、指定した宛先にページのタイトルやURLを含むメールをOutlookから自動で送信します。
この連携は、Confluenceの情報をそのままOutlookに連携するシンプルな構成のため、<span class="mark-yellow">手動での通知作業をまるごと自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぎます。</span>
Confluenceで新しいページが作成された際に、そのページの内容をAIが自動で要約し、その要約文をOutlookから関係者にメールで通知します。
通知を受け取った側は、<span class="mark-yellow">メールを開くだけでページの内容を素早く把握できるため、情報確認の時間を短縮</span>し、重要なポイントを見逃すことがなくなります。
それでは、さっそく実際にConfluenceとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Outlook
[Yoomとは]
今回はConfluenceでページが作成されたらOutlookに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceの連携
検索ボックスにConfluenceと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Confluenceにログインします。
Eメールアドレスを入力するか、他のログイン方法を選択してください。
ここではGoogleアカウントでログインしていきます。
連携したいアカウント情報を選択してください。
画面をスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Outlookの連携
先ほどと同様に検索ボックスにOutlookと入力し、対象のアイコンをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、Confluenceでテスト用のページを作成してください。
今回は下記のようなConfluenceを作成しましたが、作成するページ内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用ページの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。
成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、先ほど取得したConfluenceのページIDを活用して、Confluenceのページ情報を取得する設定を行います。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルは変更することが可能です。
Confluenceと連携するアカウント情報とアクション（ページを取得）を確認し、次へをクリックしましょう。
「API接続設定」画面になったら、それぞれの項目を設定しましょう。
クラウドIDは、候補に表示される中から選択してください。
コンテンツIDは、Confluenceのトリガー設定で取得した値から「ページID」を選択しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに、そのページIDを動的に取得できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると毎回同じページを取得してしまうため注意が必要です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のように取得した値にConfluenceの情報が反映されているはずです。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
最後に、前のステップで取得したConfluenceのページ本文の内容を、Outlookでメールを送る設定を行います。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう！
特に問題がなければ、メール内容の設定に移ります。
Toと件名を手動で設定します。
BCCやCCも任意で設定が可能です！
Outlookで取得した値を利用して、メール本文を作成します。
これにより、Confluenceでページが作成されるごとに変わる情報を、メール本文へ動的に反映できます。
本文の作成が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
「メール送信のテスト」の画面では、作成したメールの送信内容が表示されています。
メール内容に問題がないか確認が終わったら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
※ボタンを押すと実際にメールが送信されます。
テスト送信しても問題ないメールアドレスか確認してください。
テストが成功すると、Outlookにメールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記のように、設定した内容が反映されたメールが届いていればOKです。
エラー表示があった場合は、こちらを参考に確認してみてください。
最後にYoom画面に戻って、「保存する」をクリックしておきましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はConfluenceからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したメールやカレンダーの予定をトリガーに、Confluenceに情報を自動で蓄積するフローを構築できます。
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、そのイベント情報を基にConfluenceに新しいページを自動で作成します。
会議の予定を登録するだけで、<span class="mark-yellow">議事録用のテンプレートページが自動で用意されるため、会議の準備にかかる手間を削減</span>し、スムーズな進行をサポートできるでしょう。
特定の件名を持つメールをOutlookで受信した際に、そのメール本文をAIが自動で要約し、Confluenceにナレッジとしてページを作成します。
重要な問い合わせメールや報告メールの内容を<span class="mark-yellow">自動でConfluenceに蓄積できるため、情報の属人化を防ぎ、チーム全体での情報共有を促進することが可能</span>です。
Yoomでは、ConfluenceとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ConfluenceとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceに自動で招待したり、Microsoft TeamsやGitHubの情報をトリガーにConfluenceでページを自動作成したりできます。
また、Confluenceで作成されたページをTrelloのカードやGoogleスプレッドシートに行として追加するなど、チーム内の情報連携を効率化できます。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookでメールを受信したら、その内容をSlackへ送ったり、添付ファイルをDropboxやOneDriveに自動でアップロードしたりできます。
また、Salesforceにリード情報が登録されたらOutlookで自動的にメールを送信したり、毎月末に決まったメールを送ったりと、メール関連の業務を効率化できます。
ConfluenceとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたConfluenceの更新内容をOutlookで通知する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、情報共有のスピードと正確性が向上し、担当者は通知業務といった定型作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のスペースのページだけ通知できますか？
A：はい、分岐オペレーションを追加することで可能です。
例えば、Confluenceのページタイトルに「重要」と含まれている場合のみ、Outlookでメールを送信するといった分岐をすることができます。
なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：無料プランだと、この連携は月に何回まで利用できますか？
A：ConfluenceとOutlookはフリープランから利用できるアプリです。
この連携の場合、1回の起動で
の計2タスクを消費します。
つまり、最大で50回までメールを送信することができます！
もし、それ以上のメール送信が見込まれる場合は、有料プランのご利用を検討いただくのがおすすめです。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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