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「Dropboxに保存した資料の内容を、Confluenceのナレッジページに手作業で転記している…」
「ファイルが更新されるたびに、Confluenceの情報も手動で更新するのが本当に面倒…」
このように、DropboxとConfluenceを併用する中で、手作業による情報の転記や同期に手間と時間を取られていませんか？
重要な情報共有のプロセスでありながら、単純作業の繰り返しは非効率なだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加されたら、その内容を自動でConfluenceにページとして作成する仕組み</span>があれば、情報の鮮度と正確性を保ちながら、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をなくし業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとConfluenceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとConfluenceのAPIを連携させれば、ファイル内容の転記や情報整理を自動化することが可能です。
これにより、情報共有のスピードと正確性が向上し、チームのナレッジマネジメントがよりスムーズになります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxに格納された請求書や議事録などの画像・PDFファイルの内容を、手作業でConfluenceに転記する手間を解消します。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイルが指定フォルダに格納されるだけで、OCR（光学的文字認識）技術がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容でConfluenceの新規ページを作成する</span>ため、情報共有の迅速化と転記ミスの削減が実現するでしょう。
特定のプロジェクトや顧客に関するファイルだけをConfluence上で整理したいものの、手動での仕分けやフォルダ作成が面倒な場合に有効です。
この自動化では、<span class="mark-yellow">ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合など、設定した条件に合致するファイルが格納された時のみ、その内容をOCRで読み取りConfluence上にページを作成する</span>ため、必要な情報だけを効率的に整理し、ナレッジの検索性を高めることができます。
それでは、さっそく実際にDropboxとConfluenceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとConfluenceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Confluence
[Yoomとは]
今回は「Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Dropboxのマイアプリ連携
以下の手順を参考にしてDropboxのマイアプリ連携を進めてください。
Confluenceのマイアプリ連携
こちらも同じように下記ナビを確認しながら、マイアプリの連携をしてみましょう。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
まず事前準備として、Dropboxの特定のフォルダにファイルを格納してください。
今回は例として「test」フォルダを作成し、業務委託契約書のPDFファイルをアップロードしました。
このフォルダにファイルがアップロードされたら、トリガーが起動するよう設定していきます！
なお、アップロードした契約書の内容は下記の通りです。
この後のステップでは、ここに記載された文字を読み取る設定を行います。
架空の情報で構いませんので、文字が記載された書類をアップロードするようにしてくださいね。
※YoomのOCR機能では、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
Dropboxの準備ができたらYoomの設定画面に戻り、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルは任意で分かりやすいものに変更してOKです。
また、連携するアカウント情報は、トリガーとしたいアカウントが設定されているか確認してください。
トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のまま、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずはトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダのパスを入力します。
今回の場合は、書類をアップロードした場所である「/test」です。
続いて、トリガー対象となるファイル名のキーワードを入力してください。
例として「契約書」としました。
設定が完了したらテストしましょう。
成功すると下記のような画面になり。「取得した値」欄にDropboxの情報が反映されているはずです。
ここで取得した値は、次のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指すものです。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、忘れず「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
ここでは、先ほどのトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
下記赤枠の「ファイルをダウンロード」をクリック。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下をチェックしてみましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面になるので、こちらもステップ3と同じフォルダのパスを入力します。
「ファイル名」にはステップ3で取得した値があらかじめ設定されているので、そのままでOKです。
もし誤って削除してしまった際は、入力欄をクリックすることで下記のような表示になります。
取得した値から、「ファイル名」を選択しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力が完了したら、テストしてください。
テストが成功すると、下記のようなダウンロードボタンが表示されるので、こちらからファイルの内容を確認してみましょう。
前のステップでアップロードした書類がダウンロードできていればOKです！
最後に、「保存」を押して進みましょう。
ダウンロードしたファイルから、テキストを抽出する設定をします。
赤枠の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えます。
下記ヘルプページも併せてご参照ください。
下記のような画面になるので、まずはタイトルを任意で変更してください。
続いて、アクションはプルダウンから変更することができます。
アップロードした書類の文字数と、ご利用いただいているプランを考慮しながら選択してください。
※記載されたタスク数だけタスクが消費されます。
ご利用プランによって使用できるタスク数が異なりますので注意しましょう。
※YoomのOCR機能では、アクションに記載された規定文字数を超えるデータは正しく読み取れない場合があります。
文字数には余裕を持ってご利用ください。
設定したら、「次へ」をクリック。
続いて、詳細設定に入ります。
「ファイルの添付方法」はあらかじめ設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」もデフォルトで設定されていますが、アップロードした書類に合わせて編集・追加してください。
任意で「使用するAI」を変更しましょう。
各AIの違いについては下記リンクをご覧ください。
最後に、「言語」を選択しましょう。
アップロードした書類の言語に合わせて選んでください。
設定が完了したら、「テスト」をしましょう。
アップロードしたファイルから、指示した項目通りテキストが抽出できていればOKです！
ページ下部の「保存」をクリックするのを忘れないでくださいね。
最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用して、Confluenceでページを新しく作成する設定をします。
まずは、下記赤枠をクリックしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
このように、取得した値を活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされるたびに、異なるフォルダ名をConfluenceに動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、同じ名前のフォルダが常に作成されてしまうので、その点にはご注意ください。
※プルダウンで設定した項目は、このフローで今後作成されるすべてのページに適用されます。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Confluenceに新しいページが作成されているはずなので確認してください。
下記のように設定した内容のページが作成されていればOKです！
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はDropboxからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Confluenceで新規プロジェクトのページを作成した後に、関連資料を保管するためのDropboxフォルダを手動で作成する手間をなくします。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成されると同時に、ページ名と同じ名前のフォルダがDropboxに自動で生成される</span>ため、ファイル管理のルールが統一され、フォルダの作成漏れも防ぐことができるでしょう。
「議事録」など特定のラベルがついたページや、タイトルに特定のキーワードが含まれるページが作成された場合にのみ、関連フォルダをDropboxに作成したいケースに最適です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">必要な情報に対応するフォルダだけを自動で作成できるため、Dropbox内が整理され、効率的なファイル管理が実現します。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやConfluenceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたら、メールで自動送信したり、データベースへ自動追加します。
また、タスクを自動作成したりチャットツールへ通知します。
逆に、顧客管理システムやフォーム、Web会議システムからの情報をトリガーにフォルダ作成やファイル格納を自動化することも可能です。
手動でのファイル転送や通知漏れがなくなり、情報連携の正確性と業務効率が向上します。
ページが作成されたら、他社ドキュメントへ自動追加したりチャットツールへ通知します。
また、特定のページをトリガーにオンラインストレージへフォルダを自動作成できます。
逆に、様々な外部ツールからの情報をトリガーに、ページを自動作成することも可能です。
手動での情報転記がなくなり、情報共有のスピードと正確性が向上します。
DropboxとConfluenceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">DropboxとConfluence間の情報転記やファイル管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新の正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるために、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見えるファイルを使用しましょう。
Q：Dropboxのサブフォルダも監視対象にできますか？
A：はい、可能です。
指定したフォルダ配下の全ての階層のファイルが検知対象となります。
例えば「対象のフォルダのパス」として「/契約書」と入力した場合「/契約書/1月」に格納されたファイルも検知対象です。
Q：既存のConfluenceページを更新できますか？
A：Confluenceのアクションを「ページを更新」に変更することで可能です。
アクションの設定について確認したい場合は、下記リンクをご確認ください。
その他のConfluenceで利用できるアクションは、こちらをチェックしてみてくださいね。
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