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「Eventbriteで開催するイベントの参加者情報を、Zoho CRMに毎回手作業で入力している…」
「イベント後のフォローアップを迅速に行いたいのに、データ移行に時間がかかって機会を逃してしまう…」
このように、EventbriteとZoho CRM間の手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
参加者リストをエクスポートしてZoho CRMの形式に合わせて整形し、インポートするという一連の作業は時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Eventbriteに新しい参加者が登録された瞬間に、その情報が自動的にZoho CRMの見込み顧客として作成される仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放されますよね。
また、イベント後の迅速なフォローアップや、より戦略的なマーケティング活動といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務フローを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">EventbriteとZoho CRMを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
EventbriteとZoho CRMのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたイベント参加者情報の転記作業を完全に自動化できます。
これにより、データ入力にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことで、常に正確な顧客情報を維持することが可能になります。
今回は具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Eventbriteのイベントに新しい参加者が登録されるたびに、その参加者の情報を取得し、Zoho CRMに新しい見込み顧客として自動で作成する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">イベント参加者を即座に見込み顧客リストへ追加できるため、手作業でのデータ入力の手間や入力ミスをなくし、営業チームへの素早い情報共有を実現</span>します。
特定のイベントやチケット種別など、あらかじめ設定した条件に合致する参加者がEventbriteに登録された場合にのみ、その情報をZoho CRMに見込み顧客として自動作成する連携です。
例えば、「有料プランのチケット購入者のみ」を対象とすることで、<span class="mark-yellow">より確度の高い見込み顧客だけを効率的にCRMにリストアップし、優先的なフォローアップが可能</span>になります。
それでは、さっそく実際にEventbriteとZoho CRMを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでEventbriteとZoho CRMの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Eventbrite／Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は「Eventbriteで参加者が登録されたら、Zoho CRMで見込み顧客を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
マイアプリ＞新規登録からEventbriteを探してクリックしてください。
Eventbriteにすでにログインしている場合、Yoomへのアクセス許可のページが出てきます。許可するを押してください。
※このページで日本語翻訳の拡張機能がオンになっていると、マイアプリ登録が失敗することがあるので、必ず拡張機能はオフにしておいてください。
これでEventbriteのマイアプリ登録が完了しました。
以下のナビをご覧ください。
※ご利用のデータセンターはZohoAccountsの画面右上のプロフィール画像をクリックすると確認可能です。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「参加者が登録・更新されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
組織IDを候補から選択します。
ここまで完了したら、Eventbriteでテストイベントを作成し、イベント申し込みをします。
すると参加者が追加された形となります。
その状態でYoom設定画面の「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値が入ったらOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで完了したら、画面の一番下から保存を行ってください。
※分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
次に分岐設定を行なうので「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」はそのままで、「分岐条件」の作成日と等しくなっている部分が、前段階で抽出した「変更日」になっているか確認してください。
上記のようになっていれば、参加者の作成時にのみフローが進むようになります。
「保存する」ボタンから保存してください。
次はZoho CRMで見込み客を作成していきます。
「見込み客を作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認します。
タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定のままにして、「次へ」を押して進みましょう。
姓・名などの必須項目は、デフォルトで取得した値から情報が入っている状態になっています。
もし入っていない場合は取得した値から入力してください。
画面下の方にあるZohoのドメインも入力してください。
この状態でテストボタンを押します。
テストが成功し、見込み客が作成されれば完了です。
Zoho CRMのページも見に行き、見込み客が作成されていれば完了です。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はEventbriteからZoho CRMへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho CRMの情報をトリガーとしてEventbriteの操作を自動化したい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、CRM上での活動とイベント管理をシームレスに繋げることが可能になります。
Zoho CRMで新しい予定が作成された際に、その予定情報を基にEventbriteで新しいイベントを自動で作成する連携です。
例えば、CRM上でセミナー開催の予定を登録するだけで、<span class="mark-yellow">自動的にEventbriteのイベントページが作成されるため、イベント登録の手間を削減し、二重入力のミスを防ぎます。</span>
Zoho CRMで作成された予定のうち、「セミナー」や「顧客向けイベント」など、特定の条件に合致するものだけを抽出し、Eventbriteでイベントを自動作成する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">社内会議のようなイベント作成が不要な予定と区別し、公開すべきイベントのみを効率的に登録できる</span>ため、より的確なイベント管理が実現します。
Yoomを使えば、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
注文や参加者が登録されたらデータベースへ情報を自動転記したり、メールマーケティングツールへコンタクトを自動追加します。
逆に、各種フォームツールからの回答をトリガーにEventbriteへイベントを自動作成します。
手動でのデータ入力やイベント作成の手間がなくなり、顧客データの一元管理とイベント運営の効率が向上します。
見込み客やタスクが作成・更新されたらチャットツールへ通知したり、開発プラットフォームやデータベースに情報を自動転記します。
逆に、日程調整ツールや広告プラットフォームなどの情報をトリガーに見込み客や取引先を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
EventbriteとZoho CRMの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたイベント参加者情報のデータ転記作業をなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はデータ入力という単純作業から解放され、イベント後のフォローアップや顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：どのイベント経由の参加者か、CRM側で判別できますか？
A：Zoho CRM側では判断ができません。
Zoho CRMのアクション設定時、詳細情報欄にイベントIDを載せておくなどすると管理の際便利なのでお試しください。
Q：参加者がキャンセルした場合、CRMの情報も自動で更新されますか？
A：このフローは「参加者が登録されたら」の場合のフローなので、自動では更新されません。
キャンセルを行ったら連携したい場合は、アプリトリガーを「注文が返金されたら」や「注文が更新されたら」に設定したフローを別で走らせるかたちになります。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づくための通知はありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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