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■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Zoho CRMの商談情報をいちいちコピーして、契約書を作成するのが面倒…」
「手作業での書類作成は、入力ミスや抜け漏れが心配で何度も確認してしまう…」
このように、Zoho CRMからの書類作成業務に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、Zoho CRMで商談が作成された際に、その情報をもとに契約書などのPDF書類を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。より重要な営業活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはZoho CRMのデータをもとにPDF書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから、Zoho CRMに商談が登録された際に、その情報をもとに契約書PDFを自動で作成し、該当の商談情報にファイルを添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Zoho CRMのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートの連携
Google スプレッドシートのマイアプリ連携については、ナビを参考に設定してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「商談が作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「Zohoドメイン」を、注釈に沿って入力してください。
「チャネルID」も、注釈に沿って入力しましょう。
Zoho CRMのURLの赤枠部分がチャネルIDです。
全て入力したら「WebhookURLを登録」を押してください。
テストに成功したら「次へ」進みましょう。
ここで、テスト操作を行うため、実際にZoho CRMで商談を作成してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト商談」や「株式会社テスト」など）でOKです。
今回はこのようなテストデータを作成しました。
作成したらYoomに戻り、「テスト」を行ってください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
「商談情報を取得」を、クリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「商談ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「Zohoドメイン」は、ステップ3と同じものを入力してください。
入力を終えたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、商談情報が取得されます。
内容を確認し「完了」をクリックしてください。
「書類を発行する」を、クリックしてください。
以下の画面が表示されるので、連携アカウント情報を確認してください。
書類を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Google スプレッドシートで雛形書類を作成しましょう。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
今回は以下のような書類を準備しました。
{}で囲んだ項目が置換されます。
作成したらYoom画面に戻り、雛形書類の連携を行います。
スプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
次に、発行書類の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から設定してください。
「出力ファイル名」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
設定したら「次へ」進んでください。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
置換後の文字列を設定していきます。
取得した値を活用したり、日付情報を活用して設定を行いましょう。
全ての項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると書類が発行され、格納先のGoogle DriveにPDFデータが作成されるので確認してみましょう。
確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。
「商談にファイルを添付」をクリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「商談ID」は、取得した値から設定してください。
「Zohoドメイン」は、ステップ3・ステップ4と同じものを入力します。
「ファイルの添付方法」は、以下のように設定してください。
最後に「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にファイルが添付されるので、Zoho CRMを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がZoho CRMに商談が登録された際に、その情報をもとに契約書PDFを自動で作成し、該当の商談情報にファイルを添付するフローの連携手順です。
Yoomでは、Zoho CRMを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoho CRMに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームからの名刺OCRデータ、Outlookのメール署名情報、YouCanBookMeの予約、Google スプレッドシートの更新などをトリガーに、Zoho CRMにリードや取引先を自動登録・更新が可能です。
また、Zendeskのチケット作成やWixフォームの送信をトリガーにZoho CRMにタスクを自動作成し、見込み客や取引先の情報が作成・更新されたら、Chatworkなどのメッセージツールに通知できます。
これにより、煩雑なデータ入力作業を解消し、情報共有と顧客対応の迅速化を実現できます。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のChatworkのルームに通知します。
通知内容や送信先のChatworkルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、ChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Chatworkの「メッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成されたら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、Slack、Yoomのアプリを連携します。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定します。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行います。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはコメント追加によってコミュニケーションを取りながら作業できるため、チーム内での情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をZoho CRMに入力しなおす時間は、生産性を阻害する要因となります。
生産性を上げるために手作業をなるべく削減したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。
また内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた名刺画像をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をZoho CRMに見込み客として登録します。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、コア業務である営業活動に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Wixで管理しているWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、都度Zoho CRMを確認して手動でタスクを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されたタイミングで、自動的にZoho CRMに担当者へのタスクを追加できます。これにより、顧客への迅速な対応とタスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで受けた顧客からの問い合わせを、営業担当が利用するZoho CRMに連携する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。情報の入力漏れや遅延は、顧客対応の質にも影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、Zoho CRMに自動でタスクが作成されるため、こうした連携業務を効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMで新しく取引先が作成された場合、その情報を自動的に取得し、指定のChatworkのチャットルームに通知します。
通知内容や送信先のチャットルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRMとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Chatworkの「メッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
Zoho CRMとPDF作成のフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書などの書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は書類作成業務から解放され、より迅速に顧客対応を進めることができ、コア業務である商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のテンプレートは使えますか？
A：はい、使用可能です。
Google スプレッドシートの他に、Google ドキュメントやMicrosoft Excelで作成した雛形書類もご使用いただけます。
Q：作成したPDFを自動でメール送付できますか？
A：可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、PDF作成後に自動でメール送信するフローも構築できます。これにより、送付作業の自動化とさらなる工数削減が実現します。
「+」からお使いのツールを追加・連携し、アクションを設定してください。
Q：自動作成が失敗した場合、どうなりますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
