Zoho CRMで商談が作成されたら、契約書を作成しファイルを添付する
試してみる
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMを利用しており、商談に関するPDF書類作成と添付作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記やファイル添付でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで商談が作成されると、契約書などのPDF作成からファイル添付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- Zoho CRMの情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を基に雛形から書類を作成します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談にファイルを添付」アクションを設定し、作成されたファイルを該当の商談に添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメインやチャネルIDを設定してください
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
「Zoho CRMの商談情報をいちいちコピーして、契約書を作成するのが面倒…」
「手作業での書類作成は、入力ミスや抜け漏れが心配で何度も確認してしまう…」
このように、Zoho CRMからの書類作成業務に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、Zoho CRMで商談が作成された際に、その情報をもとに契約書などのPDF書類を自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。より重要な営業活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMのデータをもとにPDF書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho CRMで商談が作成されたら、契約書を作成しファイルを添付する
試してみる
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMを利用しており、商談に関するPDF書類作成と添付作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記やファイル添付でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで商談が作成されると、契約書などのPDF作成からファイル添付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- Zoho CRMの情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を基に雛形から書類を作成します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談にファイルを添付」アクションを設定し、作成されたファイルを該当の商談に添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメインやチャネルIDを設定してください
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho CRMの商談情報から契約書PDFを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから、Zoho CRMに商談が登録された際に、その情報をもとに契約書PDFを自動で作成し、該当の商談情報にファイルを添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho CRMとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoho CRMのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho CRMで商談が作成されたら、契約書を作成しファイルを添付する
試してみる
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMを利用しており、商談に関するPDF書類作成と添付作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記やファイル添付でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで商談が作成されると、契約書などのPDF作成からファイル添付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- Zoho CRMの情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を基に雛形から書類を作成します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談にファイルを添付」アクションを設定し、作成されたファイルを該当の商談に添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメインやチャネルIDを設定してください
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Zoho CRMのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートの連携
Google スプレッドシートのマイアプリ連携については、ナビを参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Zoho CRMで商談が作成されたら、契約書を作成しファイルを添付する
試してみる
■概要
Zoho CRMに商談を登録するたびに、手作業で契約書などのPDF書類を作成し、該当の商談情報に添付する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで商談が作成されると、Google スプレッドシートの雛形を基に契約書などのPDF書類を自動で作成し、該当の商談にファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMを利用しており、商談に関するPDF書類作成と添付作業を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記やファイル添付でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで商談が作成されると、契約書などのPDF作成からファイル添付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- Zoho CRMの情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した商談情報を基に雛形から書類を作成します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「商談にファイルを添付」アクションを設定し、作成されたファイルを該当の商談に添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のZohoドメインやチャネルIDを設定してください
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、雛形となるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Zoho CRMのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「商談が作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「Zohoドメイン」を、注釈に沿って入力してください。
「チャネルID」も、注釈に沿って入力しましょう。
Zoho CRMのURLの赤枠部分がチャネルIDです。
全て入力したら「WebhookURLを登録」を押してください。
テストに成功したら「次へ」進みましょう。
ここで、テスト操作を行うため、実際にZoho CRMで商談を作成してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト商談」や「株式会社テスト」など）でOKです。
今回はこのようなテストデータを作成しました。
作成したらYoomに戻り、「テスト」を行ってください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：Zoho CRMの商談情報の取得設定
「商談情報を取得」を、クリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「商談ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「Zohoドメイン」は、ステップ3と同じものを入力してください。
入力を終えたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、商談情報が取得されます。
内容を確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ5：Google スプレッドシートで書類を発行する設定
「書類を発行する」を、クリックしてください。
以下の画面が表示されるので、連携アカウント情報を確認してください。
書類を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Google スプレッドシートで雛形書類を作成しましょう。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
今回は以下のような書類を準備しました。
{}で囲んだ項目が置換されます。
作成したらYoom画面に戻り、雛形書類の連携を行います。
スプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
次に、発行書類の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から設定してください。
「出力ファイル名」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
設定したら「次へ」進んでください。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
置換後の文字列を設定していきます。
取得した値を活用したり、日付情報を活用して設定を行いましょう。
全ての項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると書類が発行され、格納先のGoogle DriveにPDFデータが作成されるので確認してみましょう。
確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。
ステップ6：Zoho CRMの商談情報にファイルを添付する
「商談にファイルを添付」をクリックしてください。
再度、Zoho CRMと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「商談ID」は、取得した値から設定してください。
「Zohoドメイン」は、ステップ3・ステップ4と同じものを入力します。
「ファイルの添付方法」は、以下のように設定してください。
最後に「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にファイルが添付されるので、Zoho CRMを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がZoho CRMに商談が登録された際に、その情報をもとに契約書PDFを自動で作成し、該当の商談情報にファイルを添付するフローの連携手順です。
Zoho CRMを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Zoho CRMを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoho CRMに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームからの名刺OCRデータ、Outlookのメール署名情報、YouCanBookMeの予約、Google スプレッドシートの更新などをトリガーに、Zoho CRMにリードや取引先を自動登録・更新が可能です。
また、Zendeskのチケット作成やWixフォームの送信をトリガーにZoho CRMにタスクを自動作成し、見込み客や取引先の情報が作成・更新されたら、Chatworkなどのメッセージツールに通知できます。
これにより、煩雑なデータ入力作業を解消し、情報共有と顧客対応の迅速化を実現できます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りZoho CRMに登録する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Googleフォームにアップロードされた名刺画像をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をZoho CRMに見込み客として登録します。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、コア業務である営業活動に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho CRMを活用し、名刺情報の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業でのデータ入力に手間を感じており、入力ミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 獲得したリード情報を迅速にCRMへ反映し、営業活動のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの送信を起点に名刺情報の読み取りからZoho CRMへの登録までが自動化されるため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業での転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、名刺から読み取りたい項目（会社名、部署、役職、氏名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Zoho CRMの「見込み客を作成」アクションでは、AI-OCRで読み取ったどの情報をZoho CRMのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Outlookで受信したメールの署名情報からZoho CRMにリードを登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する問い合わせや連絡から、手作業でZoho CRMにリード情報を入力している方
- リード情報の入力漏れや、名前・連絡先などの入力ミスをなくし、データ精度を高めたい方
- 日々の定型的な入力業務から解放され、より戦略的な営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとZoho CRMへの登録が自動で完了するため、これまで費やしていた手作業での入力時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストがなくなることで、会社名や担当者名の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元に見込み客を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに受信したメールのみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、メール本文から会社名、部署名、役職、氏名、電話番号など、抽出したい項目を任意でカスタマイズして設定できます。
- Zoho CRMに見込み客を登録する際、氏名や会社名といった各項目には、AI機能で抽出したそれぞれの値を紐付けるように設定します。
■ 注意事項
- OutlookとZoho CRMをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
YouCanBookMeで予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを登録する
試してみる
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはコメント追加によってコミュニケーションを取りながら作業できるため、チーム内での情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報をZoho CRMに入力しなおす時間は、生産性を阻害する要因となります。
生産性を上げるために手作業をなるべく削減したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら、Zoho CRMの登録情報も自動で編集するため、手作業による時間を省くことができます。
また内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskでチケットが作成されたら、Zoho CRMにタスクを作成する
試してみる
■概要
Zendeskで受けた顧客からの問い合わせを、営業担当が利用するZoho CRMに連携する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。情報の入力漏れや遅延は、顧客対応の質にも影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、Zoho CRMに自動でタスクが作成されるため、こうした連携業務を効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとZoho CRMを併用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 顧客からの問い合わせ対応の抜け漏れを防ぎ、対応速度を向上させたいチームリーダーの方
- ZendeskとZoho CRMの連携を自動化し、業務効率化を進めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されるとZoho CRMへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を実行するため、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Zendeskのチケット内容からタスク名や詳細など、Zoho CRMへの登録に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を連携してタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskとの連携設定を行う際に、ご利用中のZendeskアカウントに応じたサブドメインを任意で設定してください
- Zoho CRMとの連携設定を行う際に、ご利用中のZohoアカウントに応じたドメイン（.jpや.comなど）を任意で設定してください
■注意事項
- Zendesk、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Wixでフォームが送信されたらZoho CRMにタスクを追加する
試してみる
■概要
Wixで管理しているWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、都度Zoho CRMを確認して手動でタスクを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームが送信されたタイミングで、自動的にZoho CRMに担当者へのタスクを追加できます。これにより、顧客への迅速な対応とタスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixのフォームからの問い合わせ対応を、Zoho CRMで管理している方
- 手作業でのタスク作成に時間がかかり、対応漏れなどのミスを防ぎたい方
- リード獲得から営業活動への連携をスムーズにし、機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクが作成されるため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応が可能になります。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォームが送信されたことを検知してフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「タスクを作成」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの情報を紐付けて、タスクの内容を自動で入力するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMでタスクを作成する際に、タスクの件名や期限などを固定の値として設定することが可能です。例えば、件名に「【Wixフォームより】新規問い合わせ」といった定型文を設定できます。
- Wixのフォームで取得した氏名や問い合わせ内容といった情報を、Zoho CRMで作成するタスクの詳細や担当者欄に動的にマッピングできます。これにより、フォームの内容に応じたタスクが自動で生成されます。
■注意事項
- WixとZoho CRMをYoomと連携してください。
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
Zoho CRMで見込み客の情報が更新された際、関係者への共有に手間がかかっていませんか？手動での連絡は、共有漏れや対応の遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで見込み客が作成または更新されたタイミングで、Chatworkに自動でメッセージを送信できます。これにより、情報共有のプロセスを効率化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMに入力した最新の見込み客情報を、手作業でChatworkに共有している営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化し、案件への対応速度を向上させたいと考えているマネージャーの方
- Zoho CRMとChatworkを連携させ、定型的な連絡業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMの更新と同時にChatworkへ自動通知されるため、情報共有の手間が減り、本来の営業活動に集中できます。
- 手動での連絡による共有漏れや遅延を防ぎ、チーム全体で常に最新の顧客情報を把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkに通知するメッセージ内容は、Zoho CRMから取得した情報（会社名、担当者名、更新内容など）を自由に組み合わせて設定できます。
- メッセージを送信するChatworkのルームも、案件ごとやチームごとなど、任意のルームに設定することが可能です。
■注意事項
- Zoho CRM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho CRMで取引先が新規作成されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成された際、都度Slackで関係者に情報を共有する作業に手間を感じていませんか？迅速な情報共有は不可欠ですが、手作業での通知は対応漏れやタイムラグの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されると、指定のSlackチャンネルへ自動で通知を送ることが可能です。この連携によって情報共有のプロセスが自動化され、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMで管理する取引先情報を、Slackを使ってチームに共有したい方
- 手作業による情報共有での通知漏れやタイムラグを防ぎ、営業活動を円滑に進めたい方
- Zoho CRMとSlackを連携させ、顧客情報の共有プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに取引先が新規作成されると自動でSlackへ通知されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
- 手作業での通知作成や投稿が不要になることで、共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Zoho CRMから取得した情報を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackに通知するメッセージ内容は、Zoho CRMから取得した取引先名、担当者名、URLなどの情報を自由に組み込んで設定できます。通知したい項目を選択し、チームにとって最も分かりやすいフォーマットで情報を共有してください。
■注意事項
- Zoho CRM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho CRMで取引先が新規作成されたらChatworkに通知
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■概要
Zoho CRMでの取引先管理において、新しい取引先が作成された際のチームへの情報共有に手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに新しい取引先が作成されると、その情報が自動でChatworkに通知されるため、スムーズな確実な情報共有が実現し、入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとChatwork間の情報共有を手作業で行っている営業担当者の方
- 新規取引先の情報を迅速にチーム全体で把握し、営業活動を効率化したいと考えているマネージャーの方
- 定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへ取引先情報が登録されると自動でChatworkに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の漏れや遅延、内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「新しく取引先が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定して、任意のルームに通知を送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのオペレーションで、通知を送信するルームやメッセージの本文は、任意の内容に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoho CRM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらLINE WORKSに通知
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■概要
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されるたびに、手作業でLINE WORKSに通知していませんか？こうした手作業での情報共有は、対応の遅れや通知漏れに繋がり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMでのアクションをトリガーとして、LINE WORKSへ必要な情報を自動で通知できるため、スムーズな情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMに入力された情報を、チームに迅速に共有したいと考えている営業担当者の方
- LINE WORKSを活用して、営業活動に関する報告や連携を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報共有でのミスや漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMの更新と同時にLINE WORKSへ自動で通知されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 担当者による通知忘れや情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、任意のトークルームにメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSに通知するメッセージの内容は、任意で設定可能です。Zoho CRMから取得した見込み客の会社名や担当者名、ステータスといった情報を自由に組み合わせて、チームに必要な情報を通知するようにカスタマイズしてください。
■注意事項
- Zoho CRM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Zoho CRMとPDF作成のフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書などの書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は書類作成業務から解放され、より迅速に顧客対応を進めることができ、コア業務である商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシート以外のテンプレートは使えますか？
A：はい、使用可能です。
Google スプレッドシートの他に、Google ドキュメントやMicrosoft Excelで作成した雛形書類もご使用いただけます。
Q：作成したPDFを自動でメール送付できますか？
A：可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、PDF作成後に自動でメール送信するフローも構築できます。これにより、送付作業の自動化とさらなる工数削減が実現します。
「+」からお使いのツールを追加・連携し、アクションを設定してください。
Q：自動作成が失敗した場合、どうなりますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
