.avif)
・
「Freshsalesで管理している取引の進捗に合わせて、Googleカレンダーに商談やフォローアップの予定を手入力している…」
「手作業でカレンダーにタスクを登録していて、正直手間がかかるし忘れてしまいそうで不安…」
このように、FreshsalesとGoogleカレンダー間での手作業による情報連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshsalesの取引ステージが更新されたり、特定のメモが追加されたりしたタイミングで、自動的にGoogleカレンダーに予定が作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます！
また、入力ミスや転記漏れを防ぎ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々のスケジュール管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshsalesとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshsalesとGoogleカレンダーのAPIを連携すれば、Freshsales上のアクションをきっかけに、Googleカレンダーへ自動で予定を登録することが可能になります。これにより、手作業によるスケジュール登録の手間やミスをなくし、営業活動の生産性を高めることができます。
ここでご紹介する自動化のテンプレートは、アカウント登録後すぐに試すことができ、登録はわずか30秒で完了します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshsalesで管理している取引のステージが「商談」や「契約」などに更新された際、その都度手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかり、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">特定の取引ステージに更新されたことをトリガーに、取引情報からテキストを抽出し、自動でGoogleカレンダーに商談やタスクの予定を作成</span>できるため、スケジュール管理を効率化し、重要な営業機会を逃しません。
Freshsalesのコンタクト情報に追加したメモの内容を見て、後からGoogleカレンダーに手動でタスクやアポイントを登録していると、対応を忘れてしまったり、他の業務に追われて後回しになったりすることがあります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">コンタクトに「要フォロー」や「再連絡」といった特定のキーワードを含むメモが追加された場合に、その内容を基に自動でGoogleカレンダーに予定を登録</span>し、タスクの実行漏れを防ぎます。
それでは、さっそく実際にFreshsalesとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでFreshsalesとGoogleカレンダーの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Freshsales／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回は「Freshsalesで特定のステージの取引が更新されたら、テキストを抽出しGoogleカレンダーで予定を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Freshsalesのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
「Freshsales」と入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名、アクセストークン、お使いのバンドルエイリアスを入力します。入力できたら「追加」をクリックしましょう。
Googleカレンダーのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
「Googleカレンダー」と入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウントの選択を行います。
Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認し、「次へ」をクリックしてください。
再度表示内容を確認し、問題なければ「続行」をクリックしてください。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「取引が更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
フィルタIDを設定します。
入力欄をクリックし、候補の中から使用したいフィルタを選択してください。
次に、Freshsalesの画面に移動し、使用したい取引の更新を行います。
取引は先ほどフィルタIDで設定したフィルタ内に含まれるものを選択してください。
今回ご紹介するテンプレートはFreshsalesの取引が更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、取引を更新する必要があります。
今回は以下の取引を更新しました。
※この後の処理で分岐を使用するため、取引のステージはQualificationにしてください。
また、今回のテンプレートではノートの情報を使用します。
ノートの中に「予定の開始日時」「予定の終了日時」「予定の説明」「取引先メールアドレス」を含むように設定してください。
ここまで設定できたらYoomの画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこの後の設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認できたら忘れずに「保存する」をクリックしましょう。
「取引の詳細を取得」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認できたら「次へ」をクリックしてください。
取引IDはデフォルトで設定されています。
取引IDはデフォルトで設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
追加で取得する情報を設定します。
今回はデフォルトで設定されている「取引ステージ」をそのまま使用します。
変更する場合は「取引ステージ」と表示されている箇所をクリックし、プルダウンメニューから選択してください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されますのでご確認ください。
次に、この後の処理で使用する値の追加を行います。
「取得する値の追加」をクリックしてください。
左側上部のnameの後にある「+」をクリックすると、右側に「name Qualification」が追加されます。
追加されたのを確認できたら「追加」ボタンをクリックしてください。
取得した値の一番下に「name Qualification」が追加されているのを確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
「分岐する」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回のテンプレートでは先ほど取得したnameがQualificationになっていたら処理を行います。
分岐条件が「name」「値と等しい」「Qualification」になっていることを確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※先ほどのステップでnameを追加できていないと、実際に運用する際に分岐でエラーになってしまう可能性がありますのでご注意ください。
「テキスト抽出」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
変換タイプは今回デフォルトで設定されている「GPT-4o mini 3500文字」を使用します。
()内のタスクを消費するので注意してください。
「次へ」をクリックします。
なお、変換タイプは「変更する」をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
対象のテキストを設定します。
デフォルトで最近のメモ_トリガーが選択されています。
今回はそのまま使用しますが、以下のように取得した値から選択することも可能です。
※不要な文言が入力されている場合は削除してください。
抽出したい項目の設定を行います。
デフォルトで「予定の開始日時, 予定の終了日時, 予定の説明,取引先メールアドレス」が設定されています。
追加したい場合は注釈を確認して項目を追加してください。
次に、指示内容を設定します。
テキストの抽出はAIが行います。
指示内容を入力しなくても抽出を行うことは可能ですが、より正確に抽出したい方は指示内容を入力してください。
今回は以下のように入力しました。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますので、抽出したい項目が表示されているかご確認ください。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
「予定を作成」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ「次へ」をクリックしてください。
カレンダーIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
予定のタイトルを設定します。
デフォルトで取得した値の取引名が設定されています。
以下のように取得した値から選択することも可能です。
※不要な文言が入力されている場合は削除してください。
予定の開始日時、予定の終了日時を設定します。
先ほどと同様にデフォルトで設定されていますが、以下のように取得した値から設定することも可能です。
また、日付タブ内から日時を選択することもできます。
予定の説明、参加者についても同様に、取得した値が設定されています。
変更したい場合は入力欄をクリックし、取得した値から選択するか、直接入力してください。
※直接入力した場合は、入力した値が固定値となりこのテンプレートを通して作成される全ての予定に反映されますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全ての予定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストをクリックすると実際に予定が作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
また、実際にGoogleカレンダーに予定が作成されますので確認しておきましょう。
「ノートの新規作成」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3、ステップ4と同じアカウントになっていることを確認できたら「次へ」をクリックしてください。
ノートの内容を設定します。
ここでは、ノートに先ほど作成したGoogleカレンダーの情報を登録します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
取得した値から設定したいものを選択しましょう。
また、直接入力することも可能ですが、入力した値は固定値となりこのテンプレートを通して作成される全てのノートに適用されますのでご注意ください。
※不要な文言が入力されている場合は削除してください。
対象のIDを設定します。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は取得した値から選択してください。
次に対象の種類を選択します。
取引に紐づいているノートを作成するためデフォルトで「取引」を選択しています。
今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は「取引」と表示されている箇所をクリックしプルダウンメニューから選択してください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にノートが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
また、実際にFreshsalesのノートが作成されているか確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
お疲れ様でした！
ここまでで設定は完了です！
以上が「Freshsalesで特定のステージの取引が更新されたら、テキストを抽出しGoogleカレンダーで予定を作成する」フローでした！
今回ご紹介した連携以外でも、FreshsalesやGoogleカレンダーのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
連絡先や案件作成をトリガーに、他社CRMやECプラットフォーム、業務データベースへ顧客情報を自動同期したり、メール通知します。
また、他ツールの情報を自動登録・更新。
手作業によるデータ転記が減るため、情報連携の正確性とスピードが向上し、営業効率を高めます。
カレンダーで予定が作成・更新・削除されたら、ドキュメントやフォルダを自動作成したり、チャットツールやメールへ通知します。
また、特定の予定をトリガーにタスク管理ツールへタスクを自動作成。
逆に、顧客管理システムやフォーム、ノーコードDBからの情報をトリガーにカレンダーへ予定を自動作成します。
手動での情報転記がなくなり、スケジュール管理の効率と情報連携の正確性が向上します。
FreshsalesとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた取引情報やメモに基づくスケジュール登録の手間を削減し、入力ミスや予定の重複といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は最新かつ正確なスケジュールに基づいて行動でき、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：他の条件をきっかけに連携できますか？
A：はい、可能です。
Freshsalesには他にも「コンタクトが作成されたら」「アカウントが作成されたら」などのトリガーがあります。
Freshsalesのトリガーについては下記のページをご覧ください。
Q：チームメンバーなど複数人のカレンダーに予定を登録できますか？
A：はい、可能です。
複数人のカレンダーに予定を登録したい場合は、フローボットの「+」をクリックし、追加したいメンバー分のGoogleカレンダー「予定を作成」アクションを追加しましょう。
カレンダーIDには、メンバーのGoogleアカウントを候補から選択してください。
Q：連携がうまくいかなかった場合、どうなりますか？
A：運用中に連携がうまくいかなかった場合は、フローボットが停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内にエラー原因について記載しておりますのでご確認ください。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
