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「Salesforceに新しい商談が登録されるたびに、Googleカレンダーに手動で予定を登録するのが面倒…」
「日程調整のメールを確認して、カレンダーの予定を更新する作業でミスが起きてしまう…」
このように、複数のツールを確認しながらGoogleカレンダーへ予定を登録・更新する作業に手間や課題を感じていませんか？
そこでもし、<span class="mark-yellow">Salesforceに新しい商談が登録された際Googleカレンダーに予定を自動登録したり、特定のメールを受信した際Googleカレンダーの予定を自動更新したりできる仕組み</span>があったらどうでしょう。これらの煩わしい手作業から解放され、本来集中すべきコア業務のための時間を確保できますね。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
ぜひこの機会に導入して、日々の予定管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定管理を自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここではGoogleカレンダーと様々なツールを連携し、予定の作成や更新といった管理業務を自動化する具体的なテンプレートをご紹介します。
CRMからの予定作成やメール内容にもとづいた予定の更新、更にカレンダーの予定をトリガーにしたタスク管理ツールへの連携など幅広い業務に応用可能です。
あなたの業務に近いものや気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Salesforceなどのデータベース・CRMサービスへの新規情報登録をトリガーに、Googleカレンダーへ予定を自動作成する</span>フローです。商談や顧客対応の予定登録を効率化し、入力漏れやダブルブッキングを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定の内容のメールを受信した際、その情報をもとにGoogleカレンダーの予定を自動更新する</span>フローです。日程調整メールのやり取りが発生した際の面倒なカレンダー更新作業をなくし、迅速かつ正確なスケジュール管理を実現します。
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーへの新規予定作成をトリガーに、Asanaなどのタスク管理ツールへタスクを自動作成する</span>フローです。会議や打ち合わせ後のフォローアップタスクの作成を忘れずに行えるようになり、プロジェクトの進行をスムーズにします。
それではここから代表的な例として、Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGoogleカレンダーを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしましょう。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
はじめにSalesforceでテスト用の商談を登録しましょう。
この時、タイトルまたは説明欄に商談の開始・終了時刻を含めるようにします。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」のまま「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したSalesforceの商談内容から、Googleカレンダーの予定作成に必要な項目を抽出します。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「GPT-5 mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
対象のテキストの欄に、Salesforceから取得した「商談名」「完了予定日」「説明」の値を設定してください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
抽出したい項目は予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力しましょう。
任意で指示内容も入力可能です。
今回はGoogleカレンダーに予定を登録するため、時刻の抽出方法を以下のように指示しました。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIが予定作成に必要な項目を抽出してくれました！
ステップ3・4で取得した項目をもとに、Googleカレンダーに予定を作成します。
「予定を作成」をクリックしてください。
ステップ3・4と同様、アクションは「予定を作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずカレンダーIDを候補から選択しましょう。
予定のタイトル・予定の開始日時・終了日時・予定の説明には、それぞれステップ3・4から取得した値が予め設定されているのでそのままでOKです。
タイトルと説明は、取得した値などの変数や固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズすることもできます。
参加者は、予定を共有する相手に合わせて必要であれば指定してください。
主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか・タイムゾーンも設定可能です。
最後に、場所・公開するか否か・デフォルトリマインダー設定をするか否かをそれぞれ任意で設定しましょう。
デフォルトリマインダー設定を適用しない場合はカスタムリマインダーの設定もできます。
※デフォルトリマインダー設定を適用する場合はカスタムリマインダーは設定できません。
両方設定するとエラーとなってしまうのでご注意ください。
設定が全て完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Salesforceの商談情報をもとに、Googleカレンダーに予定が作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleカレンダーの予定作成をきっかけに、Google スプレッドシートに自動で情報を追加したり、Slackで通知を送信したりすることができます。
これにより、手作業での予定管理や通知の手間を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
SalesforceやGmailなど普段の業務で利用する様々なツールとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定の登録や更新作業の手間を削減できますね。更に入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぐことも可能です。</span>
これにより営業担当者やプロジェクトマネージャーはスケジュール管理に費やす時間を減らし、商談活動やプロジェクト推進といった本来のコア業務に一層集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Salesforce以外のCRMでも連携できますか？
A：可能です。
例えばkintoneでのレコード登録をトリガーとしたい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でSalesforceのトリガーアクションをkintoneの「レコードが登録されたら」などに変更した上で設定してください。
Q：登録先のカレンダーを自動で振り分けられますか？
A：ステップ4の下に進行先の切り替え設定を追加することで可能です。
例えば「作成者IDが特定のIDと等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。
あとはそれぞれの切り替え先で別のカレンダーIDを指定してください。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：GoogleカレンダーからSalesforceに連携できますか？
A：可能です。
以下のテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
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