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「Googleフォームで受け付けたイベントの申し込みを、一つずつ手動で登録している…」
「面談希望者との日程調整後、Google Meetのリンクを発行してカレンダーに設定するのが面倒…」
このように、GoogleフォームとGoogleカレンダーを使いながらも、両者間の情報連携が手作業のために、手間や時間、そして入力ミスなどの課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信された瞬間に、自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、Google Meetの会議URLまで発行される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、日程調整やイベント管理にかかる工数を削減し、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
これまで手作業にかけていた時間や手間を削減し、業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとGoogleカレンダーの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームで送信された回答をもとに、Google Meetの会議を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここからは今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームの連携
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Googleフォームを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleフォームと同じ手順で進め、ログイン後の画面で全てのチェックボックスにチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
続いて、連携アカウントとアクションを設定します。
各項目を確認・入力し、次に進みましょう！
画面が切り替わって、アプリトリガーのAPI接続設定画面になります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるGoogle フォームの準備をしましょう。
今回は、以下のようなGoogleフォームを作成しました。
この後の操作で、回答の送信がされている必要があるので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で良いので、回答を送信しておきましょう
Googleフォームで回答を送信したら、Yoom画面に戻り各項目を入力してください。
まず、「トリガーの起動間隔」を入力します。
なお、トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
※ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、「フォームID」は注釈を参考にして、先ほど回答を送信したGoogleフォームのIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を行います。
成功すると、下記のように「取得した値」欄にGoogleフォームのデータが表示されるはずです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、デフォルトで取得した値には仕様上Googleフォームの回答項目が含まれないため、JSONPathを用いて回答内容を取得する必要があります。
詳しくは下記リンクを参考にしながら、追加作業を進めてください。
最後に、「保存」をクリックしましょう。
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容をもとに、Googleカレンダーに予定を登録します。
「予定を作成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「予定を作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずカレンダーIDを候補から選択してください。
次に予定のタイトルを入力しましょう。
固定の文章や、Googleフォームから取得した値などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
取得した値を使うことで、Googleフォームの回答ごとに変わる情報をGoogleカレンダーへ動的に反映できます。
続けて、予定の開始日時・終了日時にそれぞれ、取得した値から日付と時間を設定してください。
この時、テキストボックス下部の説明通り日付と時間の間に「T」と入力しましょう。
任意で予定の説明を加えることも可能です。
参加者の欄には取得した値から「メールアドレス」を設定したり、固定のアドレスを直接入力したりできます。
予定を共有する相手に合わせて必要であれば指定してください。
ただし、固定値で入力した箇所は今後追加されるすべての予定に反映されます。
主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか・タイムゾーンも設定可能です。
最後に、場所・公開するか否か・デフォルトリマインダー設定をするか否かをそれぞれ任意で設定しましょう。
デフォルトリマインダー設定を適用しない場合はカスタムリマインダーの設定もできます。
最後に、場所・公開するか否か・デフォルトリマインダー設定をするか否かをそれぞれ任意で設定しましょう。
デフォルトリマインダー設定を適用しない場合はカスタムリマインダーの設定もできます。
※デフォルトリマインダー設定を適用する場合はカスタムリマインダーは設定できません。
両方設定するとエラーとなってしまうのでご注意ください。
設定が全て完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Googleフォームの回答内容をもとに予定が作成されました！
赤枠のメールを送るをクリックしてください。
メールの設定ページに遷移します。
今回は、Yoomを選択します。
メール内容を設定します。
To欄は必須、CC欄、BB欄、差出人の名前は任意でそれぞれ入力してください。
次に、件名と本文を設定します。
本文には取得した値からGoogleMeetのURLを選択しました。
入力できたら、保存をクリックしてください。
保存すると、メール送信のテスト画面に遷移します。
メール送信の内容が正しければ、テストをクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
保存をクリックしてください。
以下のように、メールが届いています！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーを作成し、メールを送る方法でした！
GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォームの回答内容をカレンダーへ転記する作業や、Google Meetの会議URLを発行して通知する手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、イベントや面談の担当者は、日程調整といった煩雑な作業から解放され、より迅速かつ正確に参加者への対応を行えるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleアカウントのアクセス権限はどこまで必要ですか？
A：操作の権限範囲は原則的に連携したGoogleアカウントに依存します。
Googleサービス群とYoomの連携段階では、Googleアカウント側の権限に依存した内容となるため細かい操作権限の調整はできませんが、Googleアカウント自体の権限範囲を調整することで対応は可能です。
Q：リアルタイムでの連携は可能？
A：トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択可能で、リアルタイムでは連携されません。
設定できるトリガーの起動間隔はご利用のプランによって異なります。
詳しくは下記のページをチェックしてみてください！
Q：連携が失敗した場合のエラー通知は来る？
A：Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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