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「Gmailで受け取ったお問い合わせを、手作業でAirtableに転記している…」
「毎日のルーティンだけど、地味に時間がかかって面倒…」
「単純作業だからこそ、入力ミスや転記漏れが発生してしまって困る…」
このように、GmailとAirtable間での手作業によるデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailでメールを受信したタイミングで、その内容を自動的にAirtableのデータベースに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい業務から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなり、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報転記やデータ登録といった業務を完全に自動化できます。
例えば、Gmailで受信した特定の内容をAirtableに自動で記録したり、AIを活用して内容を要約してから登録したりすることが可能です。
これにより、入力ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応のスピードと質を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信したお問い合わせ内容を、手動でAirtableに転記する作業は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このフローを導入すれば<span class="mark-yellow">メール本文から必要な情報だけを自動で抽出し、Airtableのデータベースへ即座に登録</span>できるため、対応漏れや転記ミスを防ぎ、顧客対応の質を向上させます。
長文のお問い合わせメールは内容を把握するだけでも時間がかかりますが、この連携は受信したメール本文をAIが自動で要約しAirtableに登録するため、<span class="mark-yellow">担当者は要点だけを素早く確認でき、迅速な一次対応が可能</span>になります。
それでは、さっそく実際にGmailとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
下準備として、Yoomとアプリを連携する作業を行います。
まずはYoomにログインしましょう。
画面左のマイアプリ→新規接続をクリックしてください。
その後、アプリ一覧で連携するアプリ名を選択します。
新規アプリを連携したい時は、この手順で進めてください。
マイアプリ一覧で、Gmailをクリックしてください。
「Sign in with Google」を選択します。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択してください。
これでGmailのマイアプリ登録が完了です。
アプリ一覧で、Airtable(OAuth)を選択します。
Emailには登録のメールアドレスを入力しましょう。
パスワードを入力してください。
「Add all resources」をクリックします。
「Add a base」 を選択後、連携したいベースをクリックしてください。
もしすべてのベースを連携する場合は、「All current and future bases in this workspace」をクリックして、「Grant access」を選択します。
これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました。
テンプレートを活用すれば、大枠が設定されているので、初心者でも簡単に操作することが可能です。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
コピーしたテンプレートの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下を確認したら「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定してください。
ラベルは候補に表示される中から選択します。
ラベルの追加方法は、Gmailのラベルの「＋ボタン」から新規で作成することができます。
設定できたら、Gmailに移動して、トリガーアクション(特定のラベルのメールを受信したら)を実行してください。
メールを送信する際に、先ほど設定したラベルをつけるのを忘れないようにしてください。
ラベルはメールを新規作成をクリックしたら下の3点リーダーを選択します。
ラベル→設定したいラベル名の順で選択し、適用をクリックしたら完了です。
ラベルを設定したら、受信内容を入力しましょう。
ここでは以下のようなメールを受信した想定で作成しました。
トリガーとなるメールを受信したら、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「テキストをデータから抽出する」をクリックしましょう。
アクションを選択を設定を確認し、次へをクリックしましょう。
詳細を設定を行います。
このアクションでは、Gmailで受信した内容からAirtableに登録したい項目を抽出するために行います。
対象のテキストはGmailの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
メール内容を手入力してしまうと、同じ内容から繰り返し抽出することになりますので、取得した値を活用しましょう。
詳細はこちらを確認してください。
抽出したい項目には、値の間に半角コンマを入力し設定してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存します。
次に「レコードを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定を確認し、次へをクリックしましょう。
API接続設定を行いましょう。
ベースIDとテーブルIDまたは名前を設定してください。
確認方法は、以下の添付画像を参考にして、設定しましょう。
フィールド名には、Airtableに追加したい項目を入力します。
値には、テキストからデータを抽出の取得した値から選択してください。
この作業をAirtableに追加したい分だけ設定します。
項目を増やしたい時は、「フィールド情報を追加」から行えます。
設定ができたら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Airtableに追加できたら保存しましょう。
今回はGmailからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Airtableのレコード更新をトリガーに、関係者へGmailで通知を送るなど、様々な業務を自動化できます。
Airtableに新しいレコードが追加された際に、この連携を活用することで<span class="mark-yellow">関係者へ即座にGmailで通知を送ることができ</span>、情報の見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現します。
Airtableの更新内容に応じて通知メールを送る際、都度文章を作成するのは手間がかかりますが、このフローではAIが更新情報に基づいてメール本文を自動で生成しGmailから送信するため、<span class="mark-yellow">定型的な連絡業務を完全に自動化し、担当者の作業負担を大幅に軽減</span>します。
Yoomでは、GmailとAirtableに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとAirtableでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、Gmailで自動的にメールを送信したり、受信した請求書をOCRで読み取ってスプレッドシートに追加したりと、メール業務を自動化できます。
Airtableにレコードが追加されたらSlackに通知したり、従業員情報が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2にも登録したりと、データ管理と情報連携を自動化できます。
GmailとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailからAirtableへのデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は日々発生する単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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