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【簡単設定】GmailのデータをAirtableに自動的に連携する方法
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「Gmailで受け取ったお問い合わせを、手作業でAirtableに転記している…」
「毎日のルーティンだけど、地味に時間がかかって面倒…」
「単純作業だからこそ、入力ミスや転記漏れが発生してしまって困る…」
このように、GmailとAirtable間での手作業によるデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
もし、Gmailでメールを受信したタイミングで、その内容を自動的にAirtableのデータベースに登録する仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい業務から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなり、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとAirtableを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとAirtableを連携してできること
GmailとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報転記やデータ登録といった業務を完全に自動化できます。
例えば、Gmailで受信した特定の内容をAirtableに自動で記録したり、AIを活用して内容を要約してから登録したりすることが可能です。
これにより、入力ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応のスピードと質を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
Gmailで受信したお問い合わせ内容を、手動でAirtableに転記する作業は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このフローを導入すればメール本文から必要な情報だけを自動で抽出し、Airtableのデータベースへ即座に登録できるため、対応漏れや転記ミスを防ぎ、顧客対応の質を向上させます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容を要約しAirtableに登録する
長文のお問い合わせメールは内容を把握するだけでも時間がかかりますが、この連携は受信したメール本文をAIが自動で要約しAirtableに登録するため、担当者は要点だけを素早く確認でき、迅速な一次対応が可能になります。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの情報を、手作業でAirtableに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Airtableへレコードとして登録します。AirtableとGmailを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、正確かつスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせを、Airtableへ手動で入力しているカスタマーサポート担当者の方
- AirtableとGmailを活用した顧客情報の一元管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、お問い合わせ対応の品質向上を目指すチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Airtableへのデータ登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが届いた際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から「会社名」や「氏名」などの必要な情報を抽出します。
- 続けて、AI機能の「要約する」を設定し、メール本文のお問い合わせ内容を簡潔にまとめます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、前段のステップで抽出・要約したデータをAirtableの任意のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズできます。
- AI機能の要約では、メール本文を要約する際の文字数や形式（例：箇条書きで要約）などの条件を任意で設定することが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドに、前段のステップで取得したどの情報を登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせの情報を、手作業でAirtableに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Airtableへレコードとして登録します。AirtableとGmailを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、正確かつスムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したお問い合わせを、Airtableへ手動で入力しているカスタマーサポート担当者の方
- AirtableとGmailを活用した顧客情報の一元管理を、より効率的に行いたいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、お問い合わせ対応の品質向上を目指すチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Airtableへのデータ登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが届いた際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から「会社名」や「氏名」などの必要な情報を抽出します。
- 続けて、AI機能の「要約する」を設定し、メール本文のお問い合わせ内容を簡潔にまとめます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、前段のステップで抽出・要約したデータをAirtableの任意のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズできます。
- AI機能の要約では、メール本文を要約する際の文字数や形式（例：箇条書きで要約）などの条件を任意で設定することが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドに、前段のステップで取得したどの情報を登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとAirtableの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GmailとAirtableをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定およびAirtableのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとAirtableをマイアプリ登録をしよう
下準備として、Yoomとアプリを連携する作業を行います。
まずはYoomにログインしましょう。
画面左のマイアプリ→新規接続をクリックしてください。
その後、アプリ一覧で連携するアプリ名を選択します。
新規アプリを連携したい時は、この手順で進めてください。
Gmailのマイアプリ登録手順
マイアプリ一覧で、Gmailをクリックしてください。
「Sign in with Google」を選択します。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択してください。
これでGmailのマイアプリ登録が完了です。
Airtableのマイアプリ登録手順
アプリ一覧で、Airtable(OAuth)を選択します。
Emailには登録のメールアドレスを入力しましょう。
パスワードを入力してください。
「Add all resources」をクリックします。
「Add a base」 を選択後、連携したいベースをクリックしてください。
もしすべてのベースを連携する場合は、「All current and future bases in this workspace」をクリックして、「Grant access」を選択します。
これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
テンプレートを活用すれば、大枠が設定されているので、初心者でも簡単に操作することが可能です。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Gmailのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みます。
コピーしたテンプレートの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下を確認したら「次へ」をクリックしましょう。
- タイトルは変更OK。
- Gmailと連携したいアカウント情報を確認しておきます。
- トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」が選択されています。
アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定してください。
ラベルは候補に表示される中から選択します。
ラベルの追加方法は、Gmailのラベルの「＋ボタン」から新規で作成することができます。
設定できたら、Gmailに移動して、トリガーアクション(特定のラベルのメールを受信したら)を実行してください。
メールを送信する際に、先ほど設定したラベルをつけるのを忘れないようにしてください。
ラベルはメールを新規作成をクリックしたら下の3点リーダーを選択します。
ラベル→設定したいラベル名の順で選択し、適用をクリックしたら完了です。
ラベルを設定したら、受信内容を入力しましょう。
ここでは以下のようなメールを受信した想定で作成しました。
トリガーとなるメールを受信したら、Yoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功したら、保存しましょう。
ステップ4：テキストをデータから抽出する
次に「テキストをデータから抽出する」をクリックしましょう。
アクションを選択を設定を確認し、次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更できます。
- 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されています。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
詳細を設定を行います。
このアクションでは、Gmailで受信した内容からAirtableに登録したい項目を抽出するために行います。
対象のテキストはGmailの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
メール内容を手入力してしまうと、同じ内容から繰り返し抽出することになりますので、取得した値を活用しましょう。
詳細はこちらを確認してください。
抽出したい項目には、値の間に半角コンマを入力し設定してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存します。
ステップ5：Airtableのアクションを設定しよう
次に「レコードを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定を確認し、次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更OKです。
- Airtableと連携したいアカウント情報を確認してください。
- アクションは「レコードを作成」が選択されています。
API接続設定を行いましょう。
ベースIDとテーブルIDまたは名前を設定してください。
確認方法は、以下の添付画像を参考にして、設定しましょう。
フィールド名には、Airtableに追加したい項目を入力します。
値には、テキストからデータを抽出の取得した値から選択してください。
この作業をAirtableに追加したい分だけ設定します。
項目を増やしたい時は、「フィールド情報を追加」から行えます。
設定ができたら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Airtableに追加できたら保存しましょう。
AirtableのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Airtableのレコード更新をトリガーに、関係者へGmailで通知を送るなど、様々な業務を自動化できます。
Airtableでレコードが登録されたら、Gmailに通知する
Airtableに新しいレコードが追加された際に、この連携を活用することで関係者へ即座にGmailで通知を送ることができ、情報の見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現します。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
- Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
- AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、設定した内容でGmail通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達の際に発生しがちな、通知内容の誤りや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。この際、対象のベースやテーブルを指定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先、件名、本文にAirtableで取得した情報を活用して通知内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの「レコードが登録されたら」トリガーでは、通知の起点となるベースID、テーブルID、そしてレコードの作成日時を識別するための「Created Time」にあたるフィールド名を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文を具体的に設定できます。本文には、前のステップであるAirtableのトリガーから取得したレコードIDやその他のフィールド値を動的に挿入し、通知内容を充実させることが可能です。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
- Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
- AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、設定した内容でGmail通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達の際に発生しがちな、通知内容の誤りや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。この際、対象のベースやテーブルを指定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先、件名、本文にAirtableで取得した情報を活用して通知内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの「レコードが登録されたら」トリガーでは、通知の起点となるベースID、テーブルID、そしてレコードの作成日時を識別するための「Created Time」にあたるフィールド名を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文を具体的に設定できます。本文には、前のステップであるAirtableのトリガーから取得したレコードIDやその他のフィールド値を動的に挿入し、通知内容を充実させることが可能です。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableでレコードが追加されたら、AIでメール本文を生成しGmailで送信する
Airtableの更新内容に応じて通知メールを送る際、都度文章を作成するのは手間がかかりますが、このフローではAIが更新情報に基づいてメール本文を自動で生成しGmailから送信するため、定型的な連絡業務を完全に自動化し、担当者の作業負担を大幅に軽減します。
■概要
Airtableで管理している顧客リストやタスク情報をもとに、Gmailで一件ずつメールを作成・送信する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした手作業をなくすためのものです。Airtableに新しいレコードが追加されると、その情報を活用してAIが最適なメール文面を自動で生成し、Gmailから送信までを完結させます。AirtableとGmailを連携させることで、定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理する情報に基づき、Gmailで定期的に連絡を行っているマーケティングや営業担当者の方
- 顧客へのフォローアップメールやイベント案内などを手作業で送信しており、非効率を感じている方
- AirtableとGmail間のデータ連携やメール作成を自動化し、業務の正確性と速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード追加を起点として、AIによるメール文面生成からGmailでの送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや宛先設定が不要になるため、情報転記のミスや送信間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Airtableの情報を基にメールの件名を作成させます
- さらに、もう一度AI機能の「テキストを生成する」アクションで、メールの本文を作成させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した件名と本文を用いて指定の宛先にメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの作成日時が記録されるフィールド名を任意で指定してください
- AI機能によるテキスト生成では、目的に応じてプロンプトを自由に編集できます。例えば、Airtableから取得した顧客名や商品名などを変数として組み込むことで、パーソナライズされた文章の生成が可能です
- Gmailの設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や送信者名を任意で設定でき、前段のオペレーションで生成した件名や本文を変数として利用したり、固定の署名を追加したりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Airtableで管理している顧客リストやタスク情報をもとに、Gmailで一件ずつメールを作成・送信する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした手作業をなくすためのものです。Airtableに新しいレコードが追加されると、その情報を活用してAIが最適なメール文面を自動で生成し、Gmailから送信までを完結させます。AirtableとGmailを連携させることで、定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理する情報に基づき、Gmailで定期的に連絡を行っているマーケティングや営業担当者の方
- 顧客へのフォローアップメールやイベント案内などを手作業で送信しており、非効率を感じている方
- AirtableとGmail間のデータ連携やメール作成を自動化し、業務の正確性と速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード追加を起点として、AIによるメール文面生成からGmailでの送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや宛先設定が不要になるため、情報転記のミスや送信間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Airtableの情報を基にメールの件名を作成させます
- さらに、もう一度AI機能の「テキストを生成する」アクションで、メールの本文を作成させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した件名と本文を用いて指定の宛先にメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの作成日時が記録されるフィールド名を任意で指定してください
- AI機能によるテキスト生成では、目的に応じてプロンプトを自由に編集できます。例えば、Airtableから取得した顧客名や商品名などを変数として組み込むことで、パーソナライズされた文章の生成が可能です
- Gmailの設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や送信者名を任意で設定でき、前段のオペレーションで生成した件名や本文を変数として利用したり、固定の署名を追加したりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
GmailやAirtableを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、GmailとAirtableに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとAirtableでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使った便利な自動化例
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、Gmailで自動的にメールを送信したり、受信した請求書をOCRで読み取ってスプレッドシートに追加したりと、メール業務を自動化できます。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方
- 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください
- Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookに添付されて送られてくるミルシート（鋼材検査証明書）の管理に、手間を感じてはいないでしょうか。添付ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートへ一つずつ手入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、OCR機能がミルシートの情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るミルシートの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 定型的なデータ入力作業に時間を取られ、本来注力すべきコア業務に集中できていない方
- 手入力による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookにミルシートが届くとOCRが内容を読み取り自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、ミルシートが添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のOCRアクションを選択し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、お使いのミルシートのフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（例：製品名、材質、寸法、検査結果など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取った各データを、スプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対し、一つひとつ返信メールを作成する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが内容に応じた返信文を生成し、Gmailから送信する流れを自動化できます。
返信業務の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせや申し込みを受け付けている各種担当者の方
- ChatGPTを活用して、顧客対応の質と速度を両立させたいと考えている方
- Gmailでの定型的な返信作業をなくし、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からメール返信までが自動処理されるため、手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 宛先間違いや返信の抜け漏れといったヒューマンエラーも防止できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した文章を本文としてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- ChatGPTのテキスト生成では、フォームの回答内容を用いて、最適な返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を自由に設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを設定でき、フォームの回答内容やChatGPTの生成結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Airtableで管理している顧客リストやタスク情報をもとに、Gmailで一件ずつメールを作成・送信する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした手作業をなくすためのものです。Airtableに新しいレコードが追加されると、その情報を活用してAIが最適なメール文面を自動で生成し、Gmailから送信までを完結させます。AirtableとGmailを連携させることで、定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理する情報に基づき、Gmailで定期的に連絡を行っているマーケティングや営業担当者の方
- 顧客へのフォローアップメールやイベント案内などを手作業で送信しており、非効率を感じている方
- AirtableとGmail間のデータ連携やメール作成を自動化し、業務の正確性と速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード追加を起点として、AIによるメール文面生成からGmailでの送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや宛先設定が不要になるため、情報転記のミスや送信間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Airtableの情報を基にメールの件名を作成させます
- さらに、もう一度AI機能の「テキストを生成する」アクションで、メールの本文を作成させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した件名と本文を用いて指定の宛先にメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの作成日時が記録されるフィールド名を任意で指定してください
- AI機能によるテキスト生成では、目的に応じてプロンプトを自由に編集できます。例えば、Airtableから取得した顧客名や商品名などを変数として組み込むことで、パーソナライズされた文章の生成が可能です
- Gmailの設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や送信者名を任意で設定でき、前段のオペレーションで生成した件名や本文を変数として利用したり、固定の署名を追加したりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方
- 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください
- Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookに添付されて送られてくるミルシート（鋼材検査証明書）の管理に、手間を感じてはいないでしょうか。添付ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートへ一つずつ手入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、OCR機能がミルシートの情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るミルシートの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 定型的なデータ入力作業に時間を取られ、本来注力すべきコア業務に集中できていない方
- 手入力による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookにミルシートが届くとOCRが内容を読み取り自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、ミルシートが添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のOCRアクションを選択し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、お使いのミルシートのフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（例：製品名、材質、寸法、検査結果など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取った各データを、スプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
フォームで受け付けた問い合わせやアンケートに対し、一つひとつ返信メールを作成する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが内容に応じた返信文を生成し、Gmailから送信する流れを自動化できます。
返信業務の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせや申し込みを受け付けている各種担当者の方
- ChatGPTを活用して、顧客対応の質と速度を両立させたいと考えている方
- Gmailでの定型的な返信作業をなくし、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からメール返信までが自動処理されるため、手作業で行っていた対応時間を短縮できます。
- 宛先間違いや返信の抜け漏れといったヒューマンエラーも防止できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に返信文を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した文章を本文としてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- ChatGPTのテキスト生成では、フォームの回答内容を用いて、最適な返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を自由に設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを設定でき、フォームの回答内容やChatGPTの生成結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Airtableで管理している顧客リストやタスク情報をもとに、Gmailで一件ずつメールを作成・送信する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした手作業をなくすためのものです。Airtableに新しいレコードが追加されると、その情報を活用してAIが最適なメール文面を自動で生成し、Gmailから送信までを完結させます。AirtableとGmailを連携させることで、定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理する情報に基づき、Gmailで定期的に連絡を行っているマーケティングや営業担当者の方
- 顧客へのフォローアップメールやイベント案内などを手作業で送信しており、非効率を感じている方
- AirtableとGmail間のデータ連携やメール作成を自動化し、業務の正確性と速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード追加を起点として、AIによるメール文面生成からGmailでの送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや宛先設定が不要になるため、情報転記のミスや送信間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Airtableの情報を基にメールの件名を作成させます
- さらに、もう一度AI機能の「テキストを生成する」アクションで、メールの本文を作成させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した件名と本文を用いて指定の宛先にメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースID、テーブルID、またレコードの作成日時が記録されるフィールド名を任意で指定してください
- AI機能によるテキスト生成では、目的に応じてプロンプトを自由に編集できます。例えば、Airtableから取得した顧客名や商品名などを変数として組み込むことで、パーソナライズされた文章の生成が可能です
- Gmailの設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や送信者名を任意で設定でき、前段のオペレーションで生成した件名や本文を変数として利用したり、固定の署名を追加したりすることが可能です
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Airtableを使った便利な自動化例
Airtableにレコードが追加されたらSlackに通知したり、従業員情報が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2にも登録したりと、データ管理と情報連携を自動化できます。
■概要
Airtableに情報が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableにおけるデータ入力を担当している方
・社内情報の蓄積でAirtableを活用している方
・入力データの分析や管理を行う方
2.Slackで社内のメンバーとコミュニケーションを取る方
・社内通知を手動で行っている方
・Slackへの通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
AirtableはWebで利用できるデータベースですが、登録されたデータは都度Airtable上から確認する必要があります。
また、Airtableへのデータ登録をした後はメンバーと共有しないと登録状況をチーム内で把握できないため、業務の進行に支障をきたす恐れがあります。
そのため、Airtableへデータ登録が発生した際に効率的にメンバーと共有する仕組みが重要です。
このフローは、AirtableとSlackを連携することで、Airtableでデータが登録されると自動でSlackに通知することができ、メンバーとの情報共有をスムーズに行うことができます。
Airtableから都度データの確認をする必要がなくなり、業務運営を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・AirtableとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当している方
・取引データや顧客情報の更新を日常的に行っている方
2.請求業務を担当する方
・Misocaで請求書の作成を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求書の作成をスピーディーに行うことができ、請求業務の効率化に寄与します。
しかし、作成する請求書の件数が多い場合、手動による作業では入力ミスや作成漏れが発生する可能性があり、請求業務の負担が増加する恐れがあります。
このテンプレートは、Airtableのステータスに応じて請求書の作成と送信を自動化するため、請求業務の負担を軽減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、Misoca、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当する方
・Airtableで従業員情報の管理をしている方
・他のツールへの従業員情報の連携をしている方
2.安否確認サービスを利用する企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・リスク管理体制の強化で安否確認サービスを利用する企業
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、緊急時に従業員の安否を効率的に確認できるのがメリットです。
しかし、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録内容の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録することができます。
従業員情報の登録が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
また、複数のツールにおける従業員情報の管理を簡素化できるため、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで管理しているデータを、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。
この繰り返し発生する手作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、データ連携を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとGoogle スプレッドシート間で日常的にデータを手動で転記している方
- データの二重入力や転記ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、その他の業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると自動でGoogle スプレッドシートにデータが反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableの「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、Airtableから取得した情報を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- Airtable、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
■概要
Airtableに情報が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableにおけるデータ入力を担当している方
・社内情報の蓄積でAirtableを活用している方
・入力データの分析や管理を行う方
2.Slackで社内のメンバーとコミュニケーションを取る方
・社内通知を手動で行っている方
・Slackへの通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
AirtableはWebで利用できるデータベースですが、登録されたデータは都度Airtable上から確認する必要があります。
また、Airtableへのデータ登録をした後はメンバーと共有しないと登録状況をチーム内で把握できないため、業務の進行に支障をきたす恐れがあります。
そのため、Airtableへデータ登録が発生した際に効率的にメンバーと共有する仕組みが重要です。
このフローは、AirtableとSlackを連携することで、Airtableでデータが登録されると自動でSlackに通知することができ、メンバーとの情報共有をスムーズに行うことができます。
Airtableから都度データの確認をする必要がなくなり、業務運営を円滑にすることが可能です。
■注意事項
・AirtableとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当している方
・取引データや顧客情報の更新を日常的に行っている方
2.請求業務を担当する方
・Misocaで請求書の作成を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求書の作成をスピーディーに行うことができ、請求業務の効率化に寄与します。
しかし、作成する請求書の件数が多い場合、手動による作業では入力ミスや作成漏れが発生する可能性があり、請求業務の負担が増加する恐れがあります。
このテンプレートは、Airtableのステータスに応じて請求書の作成と送信を自動化するため、請求業務の負担を軽減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、Misoca、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当する方
・Airtableで従業員情報の管理をしている方
・他のツールへの従業員情報の連携をしている方
2.安否確認サービスを利用する企業
・トヨクモ安否確認サービス2を導入している企業
・リスク管理体制の強化で安否確認サービスを利用する企業
■このテンプレートを使うメリット
トヨクモ安否確認サービス2は、緊急時に従業員の安否を効率的に確認できるのがメリットです。
しかし、トヨクモ安否確認サービス2への従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録内容の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録することができます。
従業員情報の登録が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、ツール間のデータの整合性を保つことができます。
また、複数のツールにおける従業員情報の管理を簡素化できるため、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Airtable、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで管理しているデータを、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。
この繰り返し発生する手作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でデータを追加するため、データ連携を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとGoogle スプレッドシート間で日常的にデータを手動で転記している方
- データの二重入力や転記ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、その他の業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると自動でGoogle スプレッドシートにデータが反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableの「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、Airtableから取得した情報を変数として引用・設定できます。
■注意事項
- Airtable、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
まとめ
GmailとAirtableの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGmailからAirtableへのデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、担当者は日々発生する単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
