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「Gmailで受け取った見込み客の情報を、一件一件Apolloに手作業で登録している…」
「日々のルーティンとはいえ、このデータ入力作業に時間がかかり、本来集中すべき営業活動に影響が出ている…」
このように、GmailとApollo間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし担当者が不在の場合、情報の更新が滞ってしまうといった属人化のリスクも潜んでいます。
このような課題は、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のメールを受信した際に、その情報を自動でApolloのコンタクトとして登録する仕組み</span>を構築することで解決可能です！
これにより日々の反復作業から解放されるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも防げるため、より生産性の高い業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとApolloを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとApolloのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間での情報共有を自動化できます。
例えば、Gmailで受信した問い合わせメールの内容を抽出し、Apolloに新しいコンタクトとして自動で登録するといったことが可能になり、手作業による転記の手間や入力ミスを大幅に削減します。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。アカウント登録後すぐに試せるテンプレートを用意していますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のラベルが付与されたメールから、AIを用いて名前や会社名、連絡先などの情報を自動で抽出しApolloに新しいコンタクトとして登録するため、<span class="mark-yellow">リード情報を迅速に一元管理</span>できます。
Gmailで受信したメールの本文や件名を分析し、特定のキーワードが含まれているなどあらかじめ設定した条件を満たす場合にのみApolloへコンタクトを作成します。
このため<span class="mark-yellow">営業対象となる質の高いリードだけを効率的にリストアップし、不要な情報の登録を防げます</span>。
それでは、さっそく実際にGmailとApolloを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとApolloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Apollo
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Apolloでコンタクトを自動作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Gmailのマイアプリ登録】
以下の手順をご参照ください。
【Apolloのマイアプリ登録】
マイアプリ欄の【＋新規接続】からApolloを選択し、任意のアカウント名とアクセストークンを入力したら「追加」をクリックします。
続いてテンプレートをコピーし、フローの作成に入ります。
以下のバナーからテンプレートページを開き、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
自動的にテンプレートがコピーされ、次のような画面が表示されました。
「OK」をクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
テンプレートの工程1番上にある「特定ラベルのメールを受信したら」を開きましょう。
※テンプレートを使用する際、デフォルトで設定されている部分は変更するとエラーになる可能性があるのでご注意ください。
入力したら「次へ」をクリックして進みます。
「アプリトリガーのAPI接続設定」の設定へ移る前に、必要に応じてGmailでラベルを作成しておきましょう。
既存のラベルで問題ない場合はそのまま進めてOKです！
続いて、テスト用にGmailの送信・受信を行ってください。
今回は次のような内容で作成し、「Yoomテスト用」というラベルを付与しました。
Gmailを受信できたらYoomの画面へ戻り、設定を続けます。
テスト成功画面が出て、取得した値が表示されました。この値は以降の工程で使用します。
「取得した値」とは
確認できたら「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
続いてテンプレートの2番目「テキストからデータを抽出する」を開きます。
選択したら「次へ」をクリックしましょう。
「詳細を設定」では、AIを使ってテキストからのデータ抽出を行います。
今回は以下のように記載しました。
全ての項目を入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると次のように表示され、指定した通り値を取得したことが分かります。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
続いて最後の工程「コンタクトを作成」を開きます。
これまでの工程と同様に、タイトルは任意の文言へ変更可能、アカウント情報はマイアプリ登録したアカウントを入力します。
その他の項目はデフォルトのまま変更不要です。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定画面では、以下のように抽出したテキストから値を選択できます。必須項目以外は空欄でも問題ありません。
必要に応じてラベルリストも入力し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、次のように値が取得されます。
確認したら「保存する」をクリックしてください。
Apolloを確認してみると、このようにコンタクトが自動作成されています！
以上で全ての設定が完了しました！
次のような画面が表示されるので、トリガーをONにしてフローが正常に作動するかチェックしてみましょう。
今回はGmailからApolloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にApolloからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Apolloに新しいアカウント情報が登録されたタイミングでGmailへ通知を送信するため、<span class="mark-yellow">新規顧客への迅速なアプローチや社内での円滑な情報共有が可能</span>になります。
Apolloに登録されたアカウント情報の中から従業員規模や業種など特定の条件に合致するものだけを抽出し、担当者のGmailへ通知を送ります。<span class="mark-yellow">優先的にアプローチすべき重要なアカウントを見逃さず、より戦略的な営業活動を展開</span>できます。
Yoomでは、GmailとApolloに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとApolloでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Apolloでコンタクトやアカウントが作成されたら、SlackやMicrosoft Teamsに自動で通知を送ることができます。
また、コンタクト情報をもとにStreakにボックスを作成したり、特定の条件を満たすコンタクトをSquareに顧客情報として登録したりできます。
さらに、GitHubでIssueがクローズしたら、Apolloのコンタクト情報を更新するなど、様々なツールと連携して業務を効率化できます。
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、事業者の登録有無を確認してSlackに通知したり、受信したお問い合わせをJUST.DBに登録できます。
また、会議録をOCRで読み取りAIで要約してLINE WORKSに通知したり、CSVをGoogleスプレッドシートに変換したりすることも可能です。
さらに、テキストを翻訳してOutlookに通知するなど、メール業務を効率化できます。
GmailとApolloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailからApolloへのデータ転記作業の手間を根本からなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防げます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、営業戦略の立案や顧客とのコミュニケーションといった本来注力すべき業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築可能です。
もし日々の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：メール本文からうまく情報を抽出できない時の対処法は？
A：テキストからデータを抽出する際、テンプレートの抽出ルールに合っているか確認しましょう。余計な括弧や番号などが入っている場合は「抽出したい項目」や「指示内容」欄で調整してください。
Q：Apolloのアクセストークンはどこで取得できますか？
A：既存のAPI keyがない場合はApolloの公式サイトにログインし、管理画面のメニューバーから「API Keys」という項目を開いて新しいキーを作成しましょう。作成するとダッシュボードにキー一覧が表示され、コピーや削除といった操作を行えます。
Q：添付ファイル（名刺画像など）の内容も連携できますか？
A：はい、可能です。今回ご紹介したテンプレートはテキストからのデータ抽出に限りますが、Yoomには以下のようなテンプレートもあります。ぜひご活用ください。
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