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「Gmailで受け取った依頼メールを、ClickUpでタスク化したい！」
「メールの内容をいちいちClickUpにコピー＆ペーストしていて、手間がかかるし、抜け漏れも心配…」
このように、GmailとClickUpを連携させる際の手作業に限界を感じていませんか？
重要な依頼や問い合わせに関するメールは、迅速かつ正確にタスク化する必要がありますが、手作業では時間がかかる上に、どうしても転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクがつきまといます。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報をもとに、自動でClickUpにタスクを作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、より重要な企画業務や顧客対応に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとClickUpを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとClickUpのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの情報をトリガーに、ClickUpへタスクを自動で作成するといったことが可能になります。
これまで手作業で行っていた単純な転記作業から解放され、対応漏れを防ぎながら、業務のスピードと正確性を向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のキーワード（例えば「お問い合わせ」や「依頼」など）を含むメールを受信した際に、その内容を自動でClickUpのタスクとして作成することで、<span class="mark-yellow">手動でのタスク登録作業をなくし、対応漏れを確実に防ぎます。</span>
この連携は、メール本文から必要な情報のみを抽出してタスクに反映させる処理を含むため、より整理されたタスク管理が実現可能です。
Gmailに添付された名刺の画像ファイルからOCR機能でテキスト情報を自動的に抽出し、その情報を基にClickUpで新規タスクを作成するため、<span class="mark-yellow">イベントなどで交換した大量の名刺情報を手入力する手間を大幅に削減します。</span>
これにより、迅速なフォローアップ対応が可能となり、商談機会の損失を防ぎます。
それでは、さっそく実際にGmailとClickUpを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとClickUpの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／ClickUp
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ClickUpでタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
「キーワード」については、絞り込み対象にしたいものを任意で指定します。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※取得した値についての詳細は、こちらをご確認ください。
次に、受信したメールから、タスクとして登録するテキストを抽出するアクションの設定をおこないます。
赤枠の「テキスト抽出」をクリックします。
アクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
変換タイプは「変更する」をクリックすることでAIのモデルを選択できます。
今回はデフォルトのままで進めました。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
対象のテキストは取得した値から選択します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目は、対象のテキストの中から抽出したい項目を手動で入力します。
すべて入力したらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、先ほどと同様に取得した値が表示されます。
設定を保存し、次へ進みましょう。
次に、ClickUpにタスクを作成するアクションの設定を進めていきます。
赤枠の「タスクを作成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「team」「space」「folder」「list_id」は、それぞれ入力欄をクリックすると表示される候補の中から、タスクを登録したい場所を選びましょう。
「name」はテキスト抽出で取得した値から選択します。
「description」も同じくテキスト抽出で取得した値から選択しましょう。
「status」以降は必要に応じてそれぞれ入力してください。
すべて入力ができたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると以下のようにClickUpにタスクが作成されます。
問題なければYoomの画面に戻り「保存する」をクリックしましょう。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はGmailからClickUpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClickUpでのアクションをきっかけにGmailで通知を送りたいといった場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ClickUpで新しいタスクが作成されたタイミングで、関係者宛にGmailで通知メールを自動送信することで、<span class="mark-yellow">チーム内での情報共有を円滑にし、タスクの見落としを防ぎます。</span>
これにより、プロジェクトの進行状況をスピーディーに把握しやすくなり、迅速なアクションを促します。
ClickUp上のタスクにステータスの変更やコメントの追加といった更新があった際に、指定したメンバーへGmailで自動的に通知メールを送信するため、<span class="mark-yellow">重要な進捗や変更点を共有し、確認漏れをなくします。</span>
これにより、チーム全体のコミュニケーションが活性化し、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。
Yoomでは、GmailとClickUpに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとClickUpでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Yoomデータベースのレコード作成や、Googleスプレッドシートのリストを元にメールを自動送信できます。
また、Gmailで受信したメール内容をAIで要約し、スプレッドシートに自動転記したり、フォームからの名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加した後にお礼メールを送ったりすることも可能です。
GoogleフォームやJotformからの回答をもとに、ClickUpにタスクを自動作成できます。
また、ClickUpでタスクが作成されたら、Google ChatやSlackに通知したり、Gmailでメールを自動送信したりと、タスク管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
GmailとClickUpの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容のタスク化や、それに伴う情報転記作業の手間を根本から解消し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は対応漏れの心配なく、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるため、もしGmailとClickUpの連携による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を直接体験してみてください！
Q：もっと複雑な条件でメールを絞り込めますか？
A：Gmailの検索演算子を使用することで、絞り込み条件を幅広く設定できます。
Gmailの検索演算子についてはこちらのページをご確認ください。
また、分岐を設定することも可能です。ご希望のシーンにあわせて設定してください。分岐について詳しくはこちらをご確認ください。
Q：担当者や期日も自動で設定できますか？
A：はい、可能です。
タスクを作成するアクションで、期限、担当者、タグなどが設定できる項目がありますので、必要に応じて入力してください。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
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