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「Gmailで受けた依頼メールを、すぐにTickTickでタスク化したい！」
「重要なメールの内容をTickTickに手作業でコピー＆ペーストしているが、地味に時間がかかって面倒だし、タスク化を忘れてしまうこともある…」
日々の業務でGmailとTickTickをお使いの方の中には、このように手作業での情報連携に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でTickTickのタスクとして登録する仕組み</span>があれば、このような悩みから解放されるでしょう。
さらにタスク管理の抜け漏れを防ぎ、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務の効率化を実現できます。
ぜひこの機会に自動化を導入し、日々のタスク管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとTickTickを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとTickTickのAPIを連携させれば、手作業で行っていたメール内容のタスク化を自動化できます。
これにより、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、迅速かつ正確なタスク管理が実現可能になるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信したメールの件名や本文を、自動でTickTickに新規タスクとして登録する連携です。
これまで手作業で行っていたメール内容のコピー＆ペーストや、タスク作成画面への入力といった一連の作業が不要になるため、<span class="mark-yellow">タスク登録にかかる時間を短縮し、対応漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。</span>
特定の差出人や件名に特定のキーワードが含まれるメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけを抽出し、TickTickにタスクとして自動登録する連携です。
この連携では条件分岐を設定できるため、<span class="mark-yellow">本当に重要なメールだけをタスク化し、不要なタスクが乱立するのを防ぐ</span>ことで、より効率的なタスク管理を実現します。
それでは、さっそく実際にGmailとTickTickを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTickTickの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／TickTick
[Yoomとは]
今回はGmailで受信した内容をもとに、TickTickにタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
TickTickとYoomのマイアプリ登録
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでTickTickと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、内容を確認し「許可する」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信しておきましょう。
「対応依頼」というキーワードを含むメールを受信した際にTickTickにタスクを自動作成するため、以下のメールをテスト用に受信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定キーワードを含むメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
キーワード
受信したメールに含まれる特定のキーワードを指定します。
今回は「対応依頼」というキーワードに一致するテキストがメールに含まれている場合に、フローが起動するよう設定しています。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールから、特定のキーワード「対応依頼」に一致するメールが検出され、その内容が表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでAIを用いてメール内容からTickTickのタスク作成に必要なデータを抽出できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプはデフォルトでは 「GPT-4o mini｜30,000文字以内のデータからテキストを抽出（16タスク）」 が選択されていますが、用途に合わせて任意の変換タイプを設定することも可能です。
文字数が少ない場合は「3,500文字以内（2タスク）」等を選ぶことでタスク消費を抑えられます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
対象のテキスト
抽出対象のテキストを設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでGmailから取得済みの値が表示されるので選択しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回は入力欄にデフォルトで設定されている各項目を抽出するため、画像のとおり設定しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
※最後のステップでTickTickにタスクを作成する際は、期日をyyyy-MM-dd'T'HH:mm:ssZ 形式（例：2019-11-13T03:00:00+0000）で入力する必要があります。
そのため、指示の中にこのフォーマットを明記し、Gmailから取得したメールのタスク期日を自動的に変換するよう設定しています。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、TickTickでタスクの作成が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「タスクを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TickTickと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
タスクのタイトル、タスクの内容、期限日時
作成するタスクについて、各項目を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでテキストから抽出済みの値が表示されるので、選択して入力しましょう。
これにより、Gmailのメールごとに変わる情報をTickTickへ動的に反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、毎回同じタスクデータがTickTickに登録されてしまうので注意が必要です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でTickTickタスクが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたタスクの情報が一覧で表示されます。
あわせてTickTickを開き、指定した内容でタスクが実際に作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、Gmailで特定のキーワードを含むメールが受信されたことをきっかけに、TickTickにタスクが自動で作成されるようになります。
実際にGmailで特定キーワードを含むメールを送信し、TickTick側にタスクが正しく登録されるかを確認してみましょう。
今回はGmailからTickTickへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTickTickの情報を起点としてGmailに通知を送るような連携も可能です。
例えば、フォームで受け付けた内容をタスク化し、関係者にメールで通知するといった業務フローも自動化できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Yoomのフォーム機能などで受け付けた情報をトリガーとして、TickTickにタスクを自動で作成し、その内容を関係者にGmailで通知する連携です。
このフローにより、<span class="mark-yellow">問い合わせや依頼の受付からタスク化、担当者への通知までの一連の流れを自動化</span>し、迅速な対応と情報共有の徹底を実現します。
フォームで受け付けた情報の内容に応じて、処理を分岐させることができる連携です。
例えば、問い合わせ内容に「至急」や「重要」といったキーワードが含まれている場合にのみ、<span class="mark-yellow">通知メールの件名を変えたり、特定の担当者を追加でCCに入れるなど、条件に応じた柔軟な対応を自動で行う</span>ことが可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやTickTickのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、データベースに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
チャットツールのメッセージやカレンダーのイベントをトリガーにタスクを自動作成したり、別のチャットツールの投稿でタスクを完了させたりできます。
また、カレンダーの予定削除に合わせてタスクを自動削除したり、ドキュメントツールの期限が近いタスクをリマインドしたりすることも可能です。
これにより、日々のタスク管理を効率化し、作業の抜け漏れを防ぎます。
GmailとTickTickの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容のタスク登録作業から解放され、転記ミスやタスク化のし忘れといったヒューマンエラーを減らすことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務に着手でき、本来注力すべき創造的なコア業務に集中できる環境が整うはず。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の差出人やラベルが付いたメールもタスク化できますか？
A：はい、できます。
以下の内容をご確認ください。
特定の差出人からのメールのみを対象とする場合
トリガーのキーワードに「from:」という演算子を使用
（例えば差出人test_taro@example.comからのメールを対象にしたい場合は、以下の画像のように設定）
特定のラベルがついたメールのみを対象とする場合
Gmailのトリガーアクションを「特定のラベルのメールを受信したら」に変更
Q：AIがうまく情報を抽出できない時の対処法はありますか？
A：AIのデータ抽出については、以下のような対処法・コツが挙げられます。
Q：この自動化はどのくらいの料金で運用できますか？
A：今回の連携で使用したGmailとTickTickは、どちらも無料で利用できるアプリです。
また、以下のフローで消費するタスク数は次のとおりです。
Yoomの無料プランでは、毎月100タスクまで使用可能です。
上記のフローで消費するタスクは3タスクとなるため、このテンプレートのみを使う場合、無料プランでは月に33回まで利用できます。
月30件以上処理したい場合は、有料プランへの切り替えをご検討ください。
有料プランでは、タスク上限の拡大だけでなく、利用できるアプリ数や同時実行数なども増えるため、運用規模に応じた選択が可能です。
料金プランやタスク数については、以下のページも参考にしてみてください。
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