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「Googleカレンダーに新しい予定を入れたら、関係者にGmailで通知したい」
「毎回手作業でリマインドメールを送っているけど、正直面倒だし、送信漏れが怖い…」
日々の業務でGoogleカレンダーとGmailを利用する中で、こうした連携の手間や非効率さに悩んでいませんか？重要な予定の共有漏れや、手作業による入力ミスは、業務の遅延や情報の損失にもつながりかねない重大な問題です。
そんな悩みの解決には、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに予定が登録されたことをきっかけに、必要な情報を盛り込んだメールがGmailから自動で送信される仕組み</span>が有効です。
これらの課題が解決されることで、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが期待できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能な方法です。ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業から卒業し、スマートな業務フローを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとGmailを連携し、日々の様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
GoogleカレンダーとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたスケジュール関連の通知業務をまるごと自動化できます。
例えば、Googleカレンダーに特定の予定が登録されたら、その詳細情報を含むメールをGmailから関係者に自動送信するといったことができ、連絡漏れや共有ミスを防ぎながら、業務を円滑に進めることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね！
Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、手動で関係者にメールを送信するのは手間がかかり、送信漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を使えば、予定が作成されたことをトリガーに、会議の日時や参加者、議題といった情報を記載したメールを自動で送信するため、<span class="mark-yellow">通知業務を自動化し、関係者への確実かつ迅速な情報共有の実現</span>をサポートします。
全てのカレンダー予定で通知が飛ぶと、かえって情報が埋もれてしまうことがありますよね。
このテンプレートでは、「面接」や「重要会議」といった特定のキーワードを含む予定が作成された場合のみ、指定の宛先にメールを自動送信します。
これにより、<span class="mark-yellow">本当に重要な予定に関する連絡だけを抽出し、無駄な通知を削減しながら情報伝達の精度を高める</span>ことが可能になるでしょう。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Googleカレンダーのマイアプリ登録】
検索窓でGoogleカレンダーを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることへの権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
【Gmailのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてGoogleカレンダーと同様の手順でYoomと連携するGoogleアカウントを選択し、最後にアクセス権限をすべて許可したら連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Googleカレンダーに予定が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。基本的に、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したカレンダーに予定が作成されると、フローボットが起動するようになりますよ！
「種別」や「検索キーワード」を設定することもできるので、フローを活用する業務内容に合わせて適宜設定してください。
「検索キーワード」が未設定の場合は、全てのイベントがフローの起動対象となります。
キーワードを設定した場合は、設定したキーワードに一致する予定（イベント）が作成された場合にのみ、フローが起動するようになりますよ！
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、Googleカレンダーにテスト用のイベントを作成してください。
この際作成するイベントは、テストなので架空の情報（「テスト会議」など）」でOKです！
作成したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したイベントの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Googleカレンダーに新たに予定が作成された旨を、Gmailを使って通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば編集し、連携するアカウント情報はフローで使用するもので合っているか確認しましょう。
最後にメール送信の詳細設定です。
「From」にメールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から該当のアドレスを選択しましょう。
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて適宜設定してください。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定し、次に進みましょう！
「本文」は、メールを送信する内容を設定していきます。
「Googleカレンダーで予定が作成されました。」など、毎回同じ文章を使用するテキストは直接入力し、「予定のタイトル」など、Googleカレンダーの情報を引用する部分はアウトプットを使って設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、先ほど設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう。
この際、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心ですよ！
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね。
きちんとGoogleカレンダーに作成された予定の情報が引用された状態で、メールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する」フローの作成手順でした！
今回はGoogleカレンダーからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailで受信したメールの内容をGoogleカレンダーに自動で登録したい、といった逆方向の連携ももちろん可能です。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
取引先からのアポイント依頼やWeb会議の招待メールなど、カレンダー登録が必要なメールを受信するたびに手作業で予定を作成するのは非効率ですよね。
この連携では、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、<span class="mark-yellow">メールの件名や本文から日時、場所などの情報を読み取り、Googleカレンダーに自動で予定を登録する</span>ため、登録漏れや入力ミスを防ぎ、スケジュール管理の効率化が期待できます。
長文のメール内容をそのままカレンダーの予定説明に貼り付けると、後から確認しづらくなることがありますよね。
そこでオススメなのが、AIを活用して受信メールの本文を自動で要約し、その内容をGoogleカレンダーの予定として登録するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">要点をまとめた簡潔な説明文が自動で入力されるため、スケジュールの視認性が向上</span>し、スムーズな内容把握をサポートします。
GoogleカレンダーやGmailを活用すれば、日々のスケジュール管理や通知業務がぐっと効率化できます。手作業の抜け漏れを防ぎ、情報共有のスピードアップにもつながります。
Googleカレンダーを使えば、予定の作成や通知、記録を自動化できるため、情報のリアルタイム共有や抜け漏れ防止に効果的です。特にフォームや営業ツールと連携することで、日常の業務がよりスムーズになります。
Gmailとの連携では、フォーム送信後のメール送付や、問い合わせ内容の自動登録、OCRを活用した名刺管理まで、幅広い業務の自動化が可能です。定型業務を自動化することで、確認・返信作業の負担を減らせます。
いかがでしたか？
GoogleカレンダーとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予定の通知やカレンダーへの登録といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減する</span>ことができるでしょう。
これにより、担当者は面倒なスケジュール調整や連絡業務に時間を奪われることなく、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うはず！
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
業務を効率化する1番の近道は小さな改善の積み重ね！
効率化の第一歩として、本記事を参考に自社の業務に合う最適な自動化フローをぜひ構築してみてください。
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