Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した後、会議のアジェンダや参加者への案内文などを手作業で追記していませんか？
定型的な作業でありながら、毎回内容を考えるのは手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されたタイミングをトリガーに、AIが自動で必要な情報を生成し予定に追記するため、こうした課題を解消し、予定管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを頻繁に利用し、会議設定などの業務を効率化したいと考えている方
・Googleカレンダーの予定作成後に、手作業でアジェンダなどの情報を追記している方
・AIを活用して、日々のルーティン業務を自動化したいと考えているすべての方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「個人のカレンダーとチームの共有カレンダー、両方に同じ予定を手で入力している…」
「複数のプロジェクトを兼務していて、カレンダー間の予定の転記や同期に手間がかかり、ミスも発生しがち…」
このように、複数のGoogleカレンダーを運用する中で、手作業による管理に限界を感じていませんか？
もし、一つのGoogleカレンダーに予定を登録するだけで、関連する他のカレンダーにも自動で情報が連携される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしさから解放され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した後、会議のアジェンダや参加者への案内文などを手作業で追記していませんか？
定型的な作業でありながら、毎回内容を考えるのは手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されたタイミングをトリガーに、AIが自動で必要な情報を生成し予定に追記するため、こうした課題を解消し、予定管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを頻繁に利用し、会議設定などの業務を効率化したいと考えている方
・Googleカレンダーの予定作成後に、手作業でアジェンダなどの情報を追記している方
・AIを活用して、日々のルーティン業務を自動化したいと考えているすべての方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleカレンダーとGoogleカレンダーを連携してできること
Googleカレンダー同士をAPI連携させることで、一方のカレンダーで発生したイベント（予定の作成など）をトリガーとして、もう一方のカレンダーに新たな予定を作成したり、情報を更新したりといった操作を自動化できます。
これにより、手作業による二重入力や転記ミスをなくし、チーム内での情報共有をスムーズに行えるようになります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、解決したい課題に合致する内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する
個人のカレンダーに顧客との商談予定を登録した際に、その予定の詳細情報（アジェンダのテンプレート、参加者への事前案内文など）をAIが自動で生成し、チームの共有カレンダーに登録するといった連携が可能です。
この自動化は、AIによる情報生成の処理を含むパターンであり、毎回手入力していた定型文の作成時間を削減し、予定情報の質と一貫性を高めることで、よりスムーズな会議運営を支援します。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した後、会議のアジェンダや参加者への案内文などを手作業で追記していませんか？
定型的な作業でありながら、毎回内容を考えるのは手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されたタイミングをトリガーに、AIが自動で必要な情報を生成し予定に追記するため、こうした課題を解消し、予定管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを頻繁に利用し、会議設定などの業務を効率化したいと考えている方
・Googleカレンダーの予定作成後に、手作業でアジェンダなどの情報を追記している方
・AIを活用して、日々のルーティン業務を自動化したいと考えているすべての方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、内容に応じて参加者を追加する
特定のキーワード（例：「マーケティング定例」「全社MTG」など）を含む予定が作成された際に、あらかじめ設定しておいた関連メンバーを自動で参加者として追加する連携です。
この自動化は、予定の内容に応じて処理を分岐させるパターンを活用しており、手動でのメンバー招待の手間を省き、関係者への共有漏れを確実に防ぐことで、チーム全体の円滑なコミュニケーションと情報共有体制の構築に貢献します。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、内容に応じて参加者を追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでの予定作成後、会議のテーマに応じて特定の参加者を手動で追加する作業に手間を感じていませんか。
特に定例会議など、毎回同じメンバーを追加する作業は繰り返しとなり、招待漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際に、設定した条件に基づいて参加者を自動で追加し、こうした予定管理の煩雑さを解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーでの予定作成や参加者の管理に手間を感じている方
・定例会議など、Googleカレンダー上で定期的に同じメンバーを招待する業務がある方
・参加者の招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるノーコードツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- Googleカレンダーをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleカレンダーのトリガー設定およびGoogleカレンダーのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した後、会議のアジェンダや参加者への案内文などを手作業で追記していませんか？
定型的な作業でありながら、毎回内容を考えるのは手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されたタイミングをトリガーに、AIが自動で必要な情報を生成し予定に追記するため、こうした課題を解消し、予定管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを頻繁に利用し、会議設定などの業務を効率化したいと考えている方
・Googleカレンダーの予定作成後に、手作業でアジェンダなどの情報を追記している方
・AIを活用して、日々のルーティン業務を自動化したいと考えているすべての方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Googleカレンダーのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するGoogle カレンダーのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleカレンダーのマイアプリ連携】
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、選択します。
赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしてください。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」を選択しましょう。
これで、Googleカレンダーのマイアプリ登録が完了です！
マイアプリの一覧にアイコンが表示されていたら、次のステップに進んでください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、任意の情報をAIで生成し追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した後、会議のアジェンダや参加者への案内文などを手作業で追記していませんか？
定型的な作業でありながら、毎回内容を考えるのは手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーで予定が作成されたタイミングをトリガーに、AIが自動で必要な情報を生成し予定に追記するため、こうした課題を解消し、予定管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを頻繁に利用し、会議設定などの業務を効率化したいと考えている方
・Googleカレンダーの予定作成後に、手作業でアジェンダなどの情報を追記している方
・AIを活用して、日々のルーティン業務を自動化したいと考えているすべての方
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleカレンダーで新しく予定が作成されるとトリガーが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報を確認しましょう。
タイトルを任意で編集し、トリガーアクションはそのままにして次に進みましょう！
ここで、Googleカレンダーの画面に移動して、テストで予定を作成しましょう。
今回は例として、以下の予定を作成しました。
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきましょう！
まずは「トリガーの起動間隔」を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
基本的には、ご契約プランの最短起動間隔を設定することをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「カレンダーID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
他の項目を任意で設定したら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプット(取得した値)が表示されます。先ほどテストで作成した内容が反映されていれば、OKです。
以上で、Googleカレンダーのトリガー設定が完了です！
ステップ4：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックします。
※詳しい説明はこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」：テキストを生成する
- 「アクション」：用途に合わせて変更
次に「プロンプト」を設定します！
プロンプトとは、AIでテキストを生成する際に使用する指示文のことです。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
※今回は、テンプレートを使用しているため、プロンプトに予め設定されています。用途に合わせて自由に設定してくださいね。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、アウトプットに表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ5：Googleカレンダーの予定を更新する設定
いよいよ最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、先ほどAIが生成した情報をGoogleカレンダーに追記する設定を行います。
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは「予定を更新」を選択したら、次のステップに進みましょう！
続いて、必須項目を設定しましょう。
-
「カレンダーID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
-
「予定ID」：必須項目を入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定します。
-
「内容」：Google カレンダーに追記したい内容を設定しましょう。
アウトプットを引用して設定してください。
テンプレートを設定しているため既に設定されていますが、自由に設定も可能です。
ただ、アウトプットを使用せず直接入力した文章は固定値として設定されてしまうので、ご注意ください。
他の項目を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
最後にGoogleカレンダーの画面に移り、予定が更新されたか確認をします。
無事に反映されましたね。
Yoomの画面に戻り、「保存する」をクリックして、すべての設定が完了です！
お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Googleカレンダーを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleカレンダーを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Googleカレンダーに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームの回答をもとにGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを自動送信できます。また、Googleカレンダーで予定が作成されたらGoogleスプレッドシートに追加したり、Slackで共有したりと様々な予定管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google MeetのリンクをSlackで共有する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに新しい予定が作成されたら、Google MeetのリンクをSlackで共有する」フローは、オンライン会議の準備と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、予定の作成と同時に自動的にGoogle Meetリンクが生成され、Slackチャンネルに共有されるため、スムーズな会議運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用し、会議のスケジュール管理を効率化したい方
・Google Meetを活用したオンライン会議を頻繁に開催するチームや組織
・Slackでのコミュニケーションを重視し、情報共有を自動化したい方
・手動でのリンク共有作業を削減し、業務効率化を図りたい管理者
■注意事項
・Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る
試してみる
■概要
・Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しSlackにその旨を通知するフローです。
・フォームの回答のみでカレンダー追加から通知まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら
https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、Googleスプレッドシートに情報を追加する
試してみる
■概要
・Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加し更にGoogleスプレッドシートに情報を追加します。
・GASを用いることなく、任意のGoogleスプレッドシートに対して、フォームの回答とミーティングURLを追加を行うことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら
https://youtu.be/rhTbsLma5Bc
毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する
試してみる
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
まとめ
この記事では、Googleカレンダー同士を連携させ、予定の登録や共有を自動化する方法についてご紹介しました。
この仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていたカレンダー間の予定転記や、関連メンバーの招待といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はダブルブッキングの心配や情報共有の漏れといったストレスから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
参照：エラー時の対応方法について
Q：特定の条件を満たす予定だけを連携できますか？
A：はい、可能です。分岐を使用し、「タイトルに特定のキーワードを含む予定」や「特定のカレンダーに追加された予定」など分岐条件を設定することで対象を絞り込めます。
これにより、全ての予定が連携されるのではなく、必要なものだけを自動処理できます。
※なお、分岐は有料プランでご利用いただけます。分岐についてはこちらをご確認ください。
Q：連携するアカウントに必要な権限は何ですか？
A：YoomでGoogleカレンダーと連携する際は、まずYoomのマイアプリ連携設定画面からGoogleカレンダーを選択し、ご自身のGoogleアカウントでログインします。
その際に表示される権限承認画面では、予定を取得するための「カレンダーの閲覧権限」とAIで生成した情報を予定に反映するための「カレンダーの編集権限」の両方を許可する必要があります。
※もし共有カレンダーを使う場合はGoogleカレンダーの「マイカレンダー」または「他のカレンダー」から対象のカレンダーを選択します。
右の「︙」メニュー から「設定と共有」 をクリックします。
次に表示された画面で「特定のユーザーとの共有」から、自分のアカウントに 「予定の変更権限」または「予定の変更および共有の管理権限」 を付与することで、Yoomが該当のカレンダーに登録された予定を取得・更新できるようになります。
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