.png)
・
.avif)
「Google Meetで会議を設定した後、参加者にOutlookで通知メールを手動で送っている…」
「会議の開始直前にリマインドメールを送りたいけど、毎回忘れてしまったり、手間がかかって大変…」
このように、Google MeetとOutlookを併用する中で、会議に関する通知や情報連携の作業に煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Meetでの会議開始といったアクションをきっかけに、Outlookのメールが自動で送信される仕組み</span>があれば、こうした手作業による時間や手間を削減でき、連絡漏れといったヒューマンエラーも防げるため、よりスムーズな会議運営が可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google MeetとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google MeetとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた会議に関する様々な通知業務を自動化できます。
この連携により、会議のスケジュール調整や情報共有がスムーズになり、重要な連絡の抜け漏れを防ぐことが可能になります。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試すことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Meetで会議が開始されるたびに、関係者へ手動で通知メールを送る作業は手間がかかるだけでなく、送信忘れのリスクも伴います。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">会議の開始をトリガーとして、設定した宛先にOutlookから自動で通知メールを送信</span>できるため、手作業での連絡が不要になり、関係者へ素早く情報共有ができます。
すべての会議ではなく、特定の重要な会議の開始時のみに関係者へ通知を送りたいというケースもあるでしょう。
こちらは会議名に特定のキーワードが含まれるなど、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致する会議が開始された場合にのみ、Outlookから自動でメールを送信</span>する設定が可能なため、不要な通知を減らし、本当に重要な情報だけを確実に伝えることができます。
それでは、さっそく実際にGoogle MeetとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle MeetとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Meetで会議が開始されたら、Outlookでメールを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリから「新規接続」を押した後、Google Meetを検索しクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogle Meetのマイアプリ登録は完了です。
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索しクリックしてください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogle Meetの会議が開始したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでGoogle Meetにテスト会議の予定を作成します。
作成したらフローボットに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値はこちらの記事も参考にしてください。
内容を確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、会議スペースの詳細を取得する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
前項で取得した値から、スペースのリソース名を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されずトリガーが実行されるたび新しいスペースのリソース名が反映されます。
選択したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功し、以下のように表示されたら「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、メールの送信設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下に進みます。
「To」には、メールを送信する宛先(メールアドレス)を直接入力します。
件名と本文を入力します。
本文に前項で取得した値から「会議URL」などを選択できます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローが実行されるたび新しい値が反映されます。
「←Google Meetにアウトプットを設定してください」は削除しましょう。
入力したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面で、メール送信のテストをします。
内容を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、指定したアドレスにOutlookからメールが送信されます。
確認し、「保存する」をクリックします。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Google Meetで会議が開始されたら、Outlookでメールを送信する方法は以上です。
今回はGoogle MeetからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogle Meetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで会議の予定を作成した後、手動でGoogle Meetの会議URLを発行し、予定に貼り付ける作業は意外と面倒です。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Outlookで新しい予定が作成されると同時に、Google Meetの会議スペースが自動で作成され、そのURLが予定に自動で追加</span>されるため、URLの発行・転記漏れを防ぎ、スムーズな会議設定が完了します。
社内会議や特定のプロジェクト会議など、決まった種類の予定にのみGoogle MeetのURLを発行したい場合に便利なのがこの連携です。
件名に特定のキーワードが含まれる予定など、<span class="mark-yellow">条件を設定することで、該当する予定がOutlookで作成された時だけGoogle Meetの会議スペースを自動で作成・追加</span>できるため、不要な会議室の作成を防ぎ、効率的なスケジュール管理を実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、Google MeetやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
これらのテンプレートは、会議プロセス全体を包括的に自動化できます。
会議の開始や終了をトリガーとした他ツールへの自動通知、議事録の自動記録と整理、さらにはメッセージ内容からの会議スペース自動生成まで、手動による煩雑な作業を削減。
これにより、チームのコミュニケーションと情報活用の効率性を向上させ、より本質的な議論と意思決定に集中できる環境を作れるでしょう。
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
Google MeetとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議開始の通知メール作成や、会議URLの発行・転記といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防げるでしょう。</span>
これにより、連絡の抜け漏れや設定ミスがなくなり、担当者は会議の準備や本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できるはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしGoogle MeetとOutlookの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：定期的な会議（毎週月曜など）の扱いは？
A：会議が開始するとフローが起動するので、特別な設定なしで定期的な会議などでも都度通知メールが送信されます。
Q：連携がエラーになった際の対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
主な原因として、マイアプリ登録で連携ができない可能性がございますので再度連携をお試しください。
その際には該当フローを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
Outlookは法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があります。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：無料プランで、月に何回まで連携を実行できる？
Google MeetとOutlookはフリープランから利用できるアプリです。
今回のフローは
の2タスクを消費します。
そのため、継続利用する場合は毎月50件以内の会議通知であれば料金はかかりません。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月50件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
.png)
.png)
.webp)
.webp)
