・
.avif)
「Google Workspaceとkintoneを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Google Workspaceに登録された情報をkintoneに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携に悩みを感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Google Workspaceのデータを自動的にkintoneに登録したり、更新する仕組み</span>です！
これを活用することで、これらの悩みから解放され、日々の入力作業の時間を削減し、ヒューマンエラーの心配もなくなるため、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にできて、導入にかかる手間や時間も少ないです。
ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Workspaceとkintoneを連携する</span>ためのテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
Google WorkspaceとkintoneのAPIを連携すれば、Google Workspaceで管理しているユーザー情報などをkintoneのアプリへ自動的に登録したり、更新したりすることが可能になります！
これにより、例えば新しい従業員が入社した際に、Google Workspaceにアカウントを作成するだけで、自動的にkintoneの社員名簿にも情報が追加されるといった運用が実現でき、<span class="mark-yellow">手作業による二重入力の手間や、入力漏れ・ミスを防ぐ</span>ことができるでしょう。
Yoomにはこれらの連携をすぐに試せるテンプレートが用意されており、気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてYoomのアカウント登録をするだけで、すぐにGoogle Workspaceとkintoneの連携を実際に体験できますよ！
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてください。
Google Workspaceに新しいユーザーアカウントが作成された際に、そのユーザー情報を自動的にkintoneの指定したアプリに新しいレコードとして登録することができます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">新入社員や異動者の情報を手動でkintoneに入力する手間が省け、入力ミスや登録漏れを防ぐ</span>ことができるでしょう。
Google Workspace上で既存ユーザーの情報（氏名、メールアドレス、所属部署など）が変更された場合に、その変更内容を自動的にkintoneの対応するレコードに反映し、情報を更新することも可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">常に最新のユーザー情報をkintone上で維持できるため、手動での情報更新作業やそれに伴う更新漏れのリスク削減</span>が期待できます。
それでは、さっそく実際にGoogle Workspaceとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Workspaceとkintoneの連携設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google Workspaceのマイアプリ登録】
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）は2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけますので、この機会にいろいろと体験してみてくださいね！
検索窓でGoogle Workspaceと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、Yoomと連携するGoogleアカウントのメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後、YoomにGoogle Workspaceへの権限を全て許可して「続行」を押したら、連携完了です！
【kintoneのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。最後に「追加」をクリックしたら、連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google Workspaceにユーザーが登録された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「ユーザーが登録されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「テストボタン」が表示されていますが、ここではGoogle WorkspaceのDirectory APIを使って、「新たにユーザーが登録された際に、速やかにアクションを検知するWebhook通知の設定」が正常に動作するかを確認するためのテストを行いますよ！
「テスト」をクリックして、青く「テスト成功」と表示されたら「次へ」を押してください。
次の画面では、実際にGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録し、ユーザー情報が正しく取得できるかをテストします。
テスト用なので、登録するユーザー情報は架空の情報（「テスト太郎」など）でOKです！
ユーザー登録が完了したらフローボットに戻ります。
「テスト」をクリックし、登録したユーザー情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されることを確認してください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
続いて、ステップ3で新規登録されたユーザーを、検索する設定を行います。
「ユーザーを検索」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、API接続設定を行います。
テンプレートを使用しているため、ここでの設定はデフォルトで完了しています。
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ユーザー情報の詳細が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
最後に、新たにGoogle Workspaceに登録されたユーザー情報を、指定のkintoneアプリに追加する設定をしていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
こちらも同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「アプリID」には、Google Workspaceのユーザー情報を追加するkintoneアプリを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、該当のアプリを選択しましょう！
次に、データベース操作の詳細設定です。
ここでは「追加するレコードの値」の各項目を、アウトプットを使ってそれぞれに適切な値を設定していきます。
たとえば「メールアドレス」には、「取得した値」の「ユーザーを検索」内にある「メールアドレス」を選択するなど、それぞれ適切なアウトプットを使って設定してみてくださいね！
全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定したkintoneアプリにユーザー情報が追加されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です！
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」フローの作成手順でした！
今回はGoogle Workspaceからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからGoogle Workspaceへのデータ連携を実施したい場合もありますよね。
Yoomを使えば、kintoneで管理している社員情報をもとにGoogle Workspaceのアカウントを自動発行する、といった業務なども自動化することができますよ！
もしこのような逆方向の連携にもご興味があれば、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneの特定のアプリに新しいレコード（例えば、新入社員情報）が登録されたタイミングで、その情報に基づいてGoogle Workspaceの新しいユーザーアカウントを自動的に作成することができます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">入社手続きにおけるアカウント発行作業を効率化し、手作業による設定ミスを防ぐ</span>ことができるため、新入社員は迅速に必要なアカウントを利用開始できるでしょう。
kintoneのレコードの特定のステータス（例えば、「採用決定」など）が更新されたことをトリガーとして、該当する人物のGoogle Workspaceアカウントを自動的に作成することも可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">採用プロセスとアカウント発行プロセスをシームレスに連携させ、手動でのアカウント作成指示や作業の遅延を解消</span>するため、担当者の負担を軽減が期待できます。
いかがでしたか？
Google Workspaceとkintoneの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle Workspaceのユーザー情報や関連データをkintoneへ転記したり、その逆を行ったりする作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるはずです。</span>
これにより、例えば人事担当者や情報システム担当者は、アカウント管理や社員情報管理にかかる時間を短縮し、より戦略的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。
まずは本記事を参考に、Google Workspaceとkintoneの連携から、ぜひスタートしてみてください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)