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「Jotformで集めたアンケートの回答を、Airtableで管理したい！」
「フォームが送信されるたびに、手作業でAirtableに転記するのが面倒だし、ミスも発生しがち…」
このように、JotformとAirtable間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Jotformに新しい回答が送信されたら、その内容を自動的にAirtableのテーブルに追加する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要な分析や企画業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ入力を自動化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
JotformとAirtableのAPIを連携すれば、フォームの回答データを手作業なしで自動的にAirtableに集約することができます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにJotformとAirtableの連携を実際に体験できます。
登録はたった30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Jotformで新しい回答が送信されるたびに、その内容を自動でAirtableの指定したベースにレコードとして追加します。
<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間と入力ミスを省くことができるため、常に最新の状態でデータを一元管理することが可能</span>です。
Jotformに送信された回答の中から、「特定の選択肢が選ばれている」「特定のスコア以上」といった条件に合致するものだけを抽出し、自動でAirtableのベースに追加します。
<span class="mark-yellow">見込み顧客リストや特定の回答者リストなど、条件で絞り込んだデータベースを自動で構築でき、その後のアプローチや分析を効率化</span>します。
それでは、さっそく実際にJotformとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでJotformとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Airtable
[Yoomとは]
今回は、Jotformで回答が送信されたら、Airtableの指定したベースにレコードを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
1．Jotformのマイアプリ連携
Jotformを選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名は、「プロジェクト名」「管理者」など任意の名前を入力してください。
アクセストークンは、Jotformから取得します。
こちらのページに移動し、「新しいキーを作成」をクリックして、APIキーを作成しましょう。
作成したAPIキーをコピーして、Yoomの画面に戻ります。
アクセストークンにコピーしたAPIキーを貼り付けて、「追加」をクリックします。
これで、YoomとJotformの連携完了です！
2.Airtableのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、AirtableとYoomを連携してください。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「フォームが送信されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは、「フォームが送信されたら」のままで次に進みましょう！
まだ連携したいJotformのフォームを作成していない方は、このタイミングで作成しておきましょう！
今回は、下記のようなフォームを作成したので、ぜひ参考にしてください！
※すでに連携したいフォームがある場合は、新たに作成する必要はありません。
下記を参考にして、連携したいフォームにWebhookを設定しましょう！
Webhookの設定が完了したら、連携したいフォームにテスト用の回答を送信します。
回答送信後、Yooｍの操作画面に戻りテストを実行しましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です！
「最新の回答を取得する」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
こちらも、ステップ1でマイアプリ連携したアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「最新の回答を取得する」のまま次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したJotformアカウントのフォーム候補が表示されます。
その中から、先ほどWebhookを設定したフォームを選択してください。選択すると、自動でフォームIDが自動で反映されます。
フォームIDの入力が完了したら、テストを実行します。
テストに成功すると取得した値の横に、Jotformに送信した回答内容が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Jotformで、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「IPアドレス」「回答日時」「ステータス」「新規フラグ」のみなので、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で値を追加する必要があります。
「取得する値を追加」をクリックし、取得した値を追加しましょう。
詳しくは下記をご参照ください。
「answer」と記載されている部分が、Jotformに送信された回答です。
追加したい項目の「＋」をクリックして追加します。
追加したい項目の「ペンマーク」をクリックします。
下記のように、管理しやすい項目名に変更しましょう！
追加した項目の名称変更が完了したら、「保存する」をクリックして完了です！
※不要な項目は削除してOKです！
最後に、Jotformで送信された回答をAirtableの指定したベースにレコード追加する設定を行います。
「レコードを作成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Jotformと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したAirtableのアカウント情報が自動で表示されます。
トリガーアクションは、「レコードを作成」のままで次に進みましょう！
Jotformと連携するAirtableのベースをまだ作成していない方は、このタイミングで作成しましょう！
Jotformに送信された回答が反映されるよう、下記を参考にAirtableのベースを適切に設定してください。
各項目の下に該当する情報が自動で追加されていくイメージです！
ベースを作成したら、赤枠内の説明を参考に、連携したいベースIDとテーブルIDを入力してください。
次に、フィールド情報を入力します。
Airtableで作成したベースに合わせてフィールド名を入力し、対応する値を選択してください。
対応する値は編集欄をクリックし、「最新の回答を取得する」から設定します。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値を引用できます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携可能です！
赤枠をクリックすることで、フィールドを追加できます。
作成日を入力したい場合は編集欄をクリックし、日付から希望の形式を選択することで、変動する値として表示できます。
フィールド情報の入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です！
Airtableの指定したベースにレコードが追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Jotformに回答を送信したら、Airtableの指定したベースにレコードを追加されるか確認してみてくださいね！
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやAirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
フォームが送信されたら、CRMへコンタクトを自動作成したり、チャットツールへ通知します。
さらに、書類や請求書を自動作成し、オンラインストレージへ保存します。
AIを活用した請求書の草案作成や、開発プラットフォームへのIssue作成も可能です。
手動でのデータ転記が減り、業務の効率とスピードが向上します。
レコードが登録・更新されたら、メールやチャットツールに通知したり、オンラインストレージにフォルダを自動作成します。
また、ステータス更新をトリガーに請求書を自動作成します。
手動でのデータ転記や通知漏れがなくなり、情報共有と業務処理のスピードが向上します。
JotformとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答のデータ転記作業をなくし、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒なデータ入力作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：Jotformの特定の項目だけをAirtableに連携できますか？
A：はい、可能です！
フローボットの設定画面で、必要な項目を選んでデータマッピングを行うことで、必要な情報のみをAirtableに連携することができます！
例えば、氏名やメールアドレスといった特定のデータのみを選択して連携することができるため、柔軟なデータ処理が可能です。
Q：Airtableのテーブル構成を変更した場合、設定修正は必要ですか？
A：Airtableのテーブル構成を変更しても、フローボットで設定したフィールド情報に変更がなければ修正は不要です！
ただし、フィールドの追加・削除・変更を行った際は、マッピング設定を修正する必要があります。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づき対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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