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「Jotformで集めた回答を、チームで使っているMicrosoft Teamsに共有したい！」
「フォームが送信されるたびに、手動でTeamsに通知内容を投稿していて手間がかかっている…」
このように、JotformとMicrosoft Teams間での手作業による情報連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Jotformに新しい回答が送信された瞬間に、その内容が自動でMicrosoft Teamsの特定のチャンネルに通知される仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、情報共有のスピードアップと対応漏れの防止を実現できるかもしれません。
また、より重要なコア業務に集中するための貴重な時間を生み出せそうです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
JotformとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを完全に自動化できます。
例えば、フォームの回答内容をリアルタイムでMicrosoft Teamsに通知したり、回答内容に基づいてカレンダーに予定を登録したりすることが可能になり、手作業によるタイムラグや転記ミスをなくすことが可能です。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformで作成したアンケートや問い合わせフォームに新しい回答が送信されるたびに、その内容を<span class="mark-yellow">指定したMicrosoft Teamsのチャンネルへ自動的に通知</span>できます。
この連携により、チームメンバーは回答内容を素早く把握し、迅速なアクションを起こせるようになるため、顧客対応のスピード向上や社内での情報共有の円滑化が可能です。
Jotformで受け付けたイベントの申し込みや面談予約などの回答内容をもとに、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのカレンダーへ自動で予定を作成</span>します。
手動でのカレンダー登録作業が不要になることで、入力ミスや登録漏れを防ぎ、日程調整にかかる時間を削減できるので、よりスムーズなスケジュール管理が実現するでしょう。
それでは、実際にJotformとMicrosoft Teamsを連携する自動化フローを作成する手順をご紹介します。
今回は、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で設定ができるノーコードツール「Yoom」を使って解説を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はJotformで回答が送信されたら、Microsoft Teamsに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Jotformの連携
検索ボックスにJotformと入力し、対象のアイコンをクリックします。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※アクセストークンの取得は、こちらをご参照ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Teamsの連携
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
※JotformのWebhook設定方法は、こちらをご参照ください。
URLをコピーしたら、Jotformの画面で設定を行います。
Webhookを設定できたら、Jotformでフォームを送信しましょう！
テスト用のため、フォームの送信内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
フォームを送信したら、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
下記のようなテスト成功画面になったらOKです！
確認したら「保存する」をクリックして次へ進んでください。
続いて、先ほど設定したJotformのフォームから最新の回答を取得する設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定を行います。
「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から、回答を送信したフォームを選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、「取得した値」にJotformのデータがアウトプットされていればOKです！
この取得した値は、後続の設定で活用できます！
最後に、「保存する」をクリックします。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、Jotformから取得したデータを用いて、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定画面になるので、Microsoft Teamsに自動で送るメッセージの詳細を設定します。
ここでは、どのチャネルまたはどのユーザーに通知するかを選択したり、送信したい定型文を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
その他、お好みでメンションやファイル添付の設定をすることも可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが問題なく送れているか確認しましょう。
下記のように設定したメッセージ内容が、Microsoft Teamsで確認できればOKです！
問題なければYoom画面に戻り「保存」を押して、次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回ご紹介した連携以外でも、JotformやMicrosoft TeamsのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
フォームに回答が送信されると、その内容をデータベースやCRMツールなどに自動で連携できます。
また、問い合わせ内容を基にチケットを作成したり、フォーム内容から広告のコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信することも可能です。
これにより、手作業でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、フォーム回答後の業務プロセスを効率化します。
チャットに投稿があったら、メールを自動送信したり、カレンダーに予定を作成したりします。
また、メッセージ送信をトリガーにプロジェクト管理ツールに課題を追加することも可能です。
チーム内のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減しましょう。
JotformとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答の転記や共有作業から解放され、ヒューマンエラーを減らすことができそうです。</span>
これにより、チーム全体でスピーディーに情報を共有し、迅速かつ正確な対応が可能になるため、顧客満足度の向上や業務の円滑化に直接的に貢献し、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もしJotformとMicrosoft Teamsの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q:Jotformのフォーム項目を変更した場合、再設定は必要？
A:Jotformのフォーム項目を変更した場合、Yoomでの連携を設定しなおす可能性があります。
変更したフォーム項目の情報を連携に含めたい場合は、以下の手順で確認してください。
Q:回答内容に応じて投稿する通知先チャネルを分岐することは可能ですか？
A:はい、可能です。
Yoomでは、「分岐する」オペレーションをご用意しております。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
なお、「進行先を切り替える」オペレーションもあるので、必要に応じて使い分けてください。
Q:連携エラーが発生した場合、どのように検知・対処できますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認して修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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