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「kintoneとGoogle Workspaceを日常的に使っていて、双方のデータを連携させたい！」
「kintoneに登録した社員情報を、Google Workspaceのアカウント発行のために手作業で転記していて手間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、kintoneとGoogle Workspace間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">kintoneに新しいデータが登録されたら、自動でGoogle Workspaceにアカウントを発行したり、ユーザー情報を更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を大きく効率化できますよ。
ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">kintoneとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ入力や更新作業を自動化できます。
例えば、kintoneに新しい社員情報が登録された際に、その情報を基にGoogle Workspaceのアカウントを自動で発行するなど、様々な業務を効率化することが可能です。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
kintoneの社員名簿アプリなどに新入社員の情報がレコードとして登録されたら、その情報を基にGoogle Workspaceのアカウントを自動で発行できるフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">人事担当者の手作業によるアカウント発行の手間や設定ミスをなくし</span>、新入社員がスムーズに業務を開始できる環境を迅速に整えることが可能です。
kintoneの採用管理アプリなどで、応募者のステータスが「採用決定」に更新されたことをトリガーとして、その応募者の情報をGoogle Workspaceに新規ユーザーとして自動で追加できるフローです。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">手動でのユーザー追加作業が不要になり、対応漏れを防ぐ</span>ことができるため、入社準備などの人事業務をより効率的に進められます。
それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Workspaceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
1.kintoneの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックし、マイアプリ画面の「新規接続」を押してください。
検索窓に、kintoneと入力しましょう。
kintoneの新規登録画面が表示されるので、必須項目を入力して追加をクリックしましょう。
続く画面で、Yoomからのリクエストを許可してください。
これで、 kintoneのマイアプリ連携完了です。
2.Google Workspaceの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はGoogle Workspaceを検索します。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」ボタンをクリックしましょう
次の画面で、メールアドレスとパスワードを入力しGoogleアカウントにログインします。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
これで、Google Workspaceの連携完了です！
ここから、実際にフローの作成方法をご説明していきます！
Yoomで用意しているテンプレートを活用することで、簡単に業務の自動化を実現できますよ。
下記バナーを押し、移行先の画面で「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
次に表示された画面で「OK」を押して設定を進めていきましょう！
まずは、kintoneアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックし設定しましょう！
次のページで、Webhookイベント受信設定を行います。
※参照：この記事を参考に設定してください。
まずは、下記画面の注釈をよく読みWebhookURLをコピーしましょう。
kintoneの画面に移り、使用するアプリのページを開いたら「設定」をクリックします。
下記画面に進んだら赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
「通知を送信する条件」や「有効化」も忘れずに行ってください！
再び設定の画面を開き「アプリを更新」をクリックします。
Webhookの設定が完了したら、テストレコードを追加しましょう。
今回は例として、「姓」「名」「メールアドレス」「部門」を登録できるレコードを作成してみました！
（ここで登録した内容を、この後のステップでGoogle Workspaceに自動登録することができます。）
ここまで設定できたら、Yoomの画面に戻り「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功するとkintoneに先ほど登録した情報が取得した値（アウトプット）に表示されるので、正しく取得されているのを確認し「保存する」ボタンをクリックしましょう！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。
続いて、「該当のレコード情報を取得」をクリックし設定します！
次のページは、初期設定済みです。
下記画面通り設定を確認できたら、そのまま「次へ」を押しましょう。
データベースの連携のアプリIDは、下記画面のように枠内をクリックし表示されるアウトプットの中から「アプリID」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
取得したいレコードの条件は、下記画面のように設定します。
左枠は「レコード番号」を選択し、真ん中の枠は「＝」を選択しましょう。
右枠はアウトプットから「レコードID」を選択します。
このように設定すると、kintoneにレコードが登録するたびに自動でレコード情報を取得することができますよ！
こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。
最後に、Google Workspaceアイコンの「新規ユーザーを追加する」をクリックし設定していきましょう！
先ほどと同様、下記ページはデフォルトで設定されています。
設定に誤りが無いか確認できたら、そのまま進みましょう。
取得したkintoneのレコード情報を用いて、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加する設定を行っていきます。
姓を自動登録するために、枠内をクリックし取得した値から「姓」を選択しましょう。
このように設定すると、kintoneに新たにレコードが登録されたら「姓」の情報（今回の例では「佐藤」）を自動で取得しGoogle Workspaceの新規ユーザーの「姓」に自動で反映することができますよ！
「名」「メインのメールアドレス」「部門」も同様に取得した値から設定しましょう。
「デフォルトのパスワード」は、枠外の注釈を参考に入力してください。
「ログイン時にパスワードを変更してもらう」という項目は、プルダウンより任意で選択しましょう。
設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google Workspaceに新規ユーザーが追加されるのでご注意ください。
これで「Skintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行」フローの完成です！
最後に下記画面が表示されるので「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしてみましょう。
今回はkintoneからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceでの変更をkintoneに反映させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Workspaceで新しいユーザーが作成されたことをトリガーに、そのユーザー情報をkintoneの社員名簿アプリなどに自動でレコードとして追加できるフローです。
この連携は、<span class="mark-yellow">情報システム部門が主体となってアカウントを発行する際の、kintoneへの情報登録漏れや転記ミスを防ぎ</span>、常に正確な社員情報を維持するのに役立ちます。
Google Workspace上で既存ユーザーの情報（部署、役職、姓名など）が更新されたら、その変更内容を検知してkintone上の対応するレコードも自動で更新できるフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">社員情報のマスターデータを常に最新の状態に保てます。
手動での情報メンテナンス作業をなくす</span>ことで、管理部門の業務負担を大幅に軽減できます。
kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneに登録された情報をもとに、WordPressに新規投稿を自動作成したり、Microsoft SharePoint上にフォルダを生成したりできます。さらに、kintoneの見積もり情報をもとに見積書を作成し、Outlookから自動送信することも可能です。また、Jotformで収集したフォーム回答を自動でkintoneに転記する連携も実現できます。
入力フォームから送信されたデータをもとに、Google Workspace上に新規ユーザーを自動作成したり、Googleフォームの情報をもとにNotionでテンプレートページを生成できます。また、Google Workspaceでユーザーが登録されると契約書を自動作成してBoxに格納したり、Google スプレッドシートやSmartsheetに従業員情報を自動追加することも可能です。
kintoneとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた社員情報やユーザー情報の転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は手作業によるストレスから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！
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