【簡単設定】kintoneのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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「kintoneとGoogle Workspaceを日常的に使っていて、双方のデータを連携させたい！」
「kintoneに登録した社員情報を、Google Workspaceのアカウント発行のために手作業で転記していて手間がかかるし、ミスも怖い…」

このように、kintoneとGoogle Workspace間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、kintoneに新しいデータが登録されたら、自動でGoogle Workspaceにアカウントを発行したり、ユーザー情報を更新する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を大きく効率化できますよ。
ぜひこの記事を参考に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはkintoneとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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kintoneとGoogle Workspaceを連携してできること

kintoneとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ入力や更新作業を自動化できます。
例えば、kintoneに新しい社員情報が登録された際に、その情報を基にGoogle Workspaceのアカウントを自動で発行するなど、様々な業務を効率化することが可能です。

ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行

kintoneの社員名簿アプリなどに新入社員の情報がレコードとして登録されたら、その情報を基にGoogle Workspaceのアカウントを自動で発行できるフローです。
この連携により、人事担当者の手作業によるアカウント発行の手間や設定ミスをなくし、新入社員がスムーズに業務を開始できる環境を迅速に整えることが可能です。

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kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

kintoneの採用管理アプリなどで、応募者のステータスが「採用決定」に更新されたことをトリガーとして、その応募者の情報をGoogle Workspaceに新規ユーザーとして自動で追加できるフローです。
この仕組みによって、手動でのユーザー追加作業が不要になり、対応漏れを防ぐことができるため、入社準備などの人事業務をより効率的に進められます。

kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

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kintoneでステータスが更新される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。

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kintoneとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Workspaceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は、kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとGoogle Workspaceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定とGoogle Workspaceのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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ステップ1:kintoneとGoogle Workspaceのマイアプリ連携

1.kintoneの登録方法

左欄の「マイアプリ」をクリックし、マイアプリ画面の「新規接続」を押してください。
検索窓に、kintoneと入力しましょう。

kintoneの新規登録画面が表示されるので、必須項目を入力して追加をクリックしましょう。

• kintoneのマイアプリ登録の詳細はこちらをご確認ください。
• kintoneのマイアプリ登録が上手くいかないときはこちらをご確認ください。

続く画面で、Yoomからのリクエストを許可してください。

これで、 kintoneのマイアプリ連携完了です。

2.Google Workspaceの登録方法

先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はGoogle Workspaceを検索します。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」ボタンをクリックしましょう

次の画面で、メールアドレスとパスワードを入力しGoogleアカウントにログインします。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

これで、Google Workspaceの連携完了です！

Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここから、実際にフローの作成方法をご説明していきます！
Yoomで用意しているテンプレートを活用することで、簡単に業務の自動化を実現できますよ。

下記バナーを押し、移行先の画面で「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

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kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報でGoogle Workspaceアカウントを新たに発行します。

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次に表示された画面で「OK」を押して設定を進めていきましょう！

ステップ3:kintoneにレコードが登録されたら起動するトリガーの設定

まずは、kintoneアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックし設定しましょう！

次のページで、Webhookイベント受信設定を行います。
※参照：この記事を参考に設定してください。

まずは、下記画面の注釈をよく読みWebhookURLをコピーしましょう。

kintoneの画面に移り、使用するアプリのページを開いたら「設定」をクリックします。

下記画面に進んだら赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
「通知を送信する条件」や「有効化」も忘れずに行ってください！

再び設定の画面を開き「アプリを更新」をクリックします。

Webhookの設定が完了したら、テストレコードを追加しましょう。
今回は例として、「姓」「名」「メールアドレス」「部門」を登録できるレコードを作成してみました！
（ここで登録した内容を、この後のステップでGoogle Workspaceに自動登録することができます。）

ここまで設定できたら、Yoomの画面に戻り「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功するとkintoneに先ほど登録した情報が取得した値（アウトプット）に表示されるので、正しく取得されているのを確認し「保存する」ボタンをクリックしましょう！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。

ステップ4:kintoneの該当のレコード情報を取得する

続いて、「該当のレコード情報を取得」をクリックし設定します！

次のページは、初期設定済みです。
下記画面通り設定を確認できたら、そのまま「次へ」を押しましょう。

データベースの連携のアプリIDは、下記画面のように枠内をクリックし表示されるアウトプットの中から「アプリID」を選択します。

設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

取得したいレコードの条件は、下記画面のように設定します。
左枠は「レコード番号」を選択し、真ん中の枠は「＝」を選択しましょう。
右枠はアウトプットから「レコードID」を選択します。

このように設定すると、kintoneにレコードが登録するたびに自動でレコード情報を取得することができますよ！

こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。

ステップ5:Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

最後に、Google Workspaceアイコンの「新規ユーザーを追加する」をクリックし設定していきましょう！

先ほどと同様、下記ページはデフォルトで設定されています。
設定に誤りが無いか確認できたら、そのまま進みましょう。

取得したkintoneのレコード情報を用いて、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加する設定を行っていきます。

姓を自動登録するために、枠内をクリックし取得した値から「姓」を選択しましょう。
このように設定すると、kintoneに新たにレコードが登録されたら「姓」の情報（今回の例では「佐藤」）を自動で取得しGoogle Workspaceの新規ユーザーの「姓」に自動で反映することができますよ！

「名」「メインのメールアドレス」「部門」も同様に取得した値から設定しましょう。

「デフォルトのパスワード」は、枠外の注釈を参考に入力してください。

「ログイン時にパスワードを変更してもらう」という項目は、プルダウンより任意で選択しましょう。

設定が終わったらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google Workspaceに新規ユーザーが追加されるのでご注意ください。

ステップ6:トリガーをONにする

これで「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Workspaceアカウントを発行」フローの完成です！
最後に下記画面が表示されるので「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしてみましょう。

Google Workspaceのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceでの変更をkintoneに反映させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

Google Workspaceで新しいユーザーが作成されたことをトリガーに、そのユーザー情報をkintoneの社員名簿アプリなどに自動でレコードとして追加できるフローです。
この連携は、情報システム部門が主体となってアカウントを発行する際の、kintoneへの情報登録漏れや転記ミスを防ぎ、常に正確な社員情報を維持するのに役立ちます。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、kintoneにも追加する」ワークフローは、従業員情報の管理に役立ちます。
アカウント発行と同時にkintoneに従業員情報が自動で追加されるため、作業負担が軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用してユーザー管理を行っている方
・Google Workspaceで新しいユーザーが追加された際、その情報を迅速に他のシステムと連携させたい方
・kintoneを利用して業務プロセスを管理している方
・kintoneに新しいユーザーをスピーディに反映させたいと考えている方
・手動でのユーザー管理に手間を感じている方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

Google Workspace上で既存ユーザーの情報（部署、役職、姓名など）が更新されたら、その変更内容を検知してkintone上の対応するレコードも自動で更新できるフローです。
これにより、社員情報のマスターデータを常に最新の状態に保てます。
手動での情報メンテナンス作業をなくすことで、管理部門の業務負担を大幅に軽減できます。

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

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■概要
「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する」ワークフローは、情報更新作業の手間を削減します。
自動で情報が更新されるので、更新漏れなどの人的エラーを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用してユーザー情報を管理している企業の方
・Google Workspaceで管理しているユーザー情報を他のシステムと連携させたいと考えている方
・kintoneを活用して業務アプリケーションを運用している企業
・kintoneを利用して情報管理を行っているが、他システムとのデータ同期が手間だと感じている方
・手動でのユーザー情報更新に時間や労力をかけたくないと考える方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例

kintoneやGoogle WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

kintoneを使った自動化例

kintoneに登録された情報をもとに、WordPressに新規投稿を自動作成したり、Microsoft SharePoint上にフォルダを生成したりできます。さらに、kintoneの見積もり情報をもとに見積書を作成し、Outlookから自動送信することも可能です。また、Jotformで収集したフォーム回答を自動でkintoneに転記する連携も実現できます。

Jotformの回答をkintoneに転記する

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■概要
「Jotformの回答をkintoneに転記する」ワークフローは、フォームの入力データを自動的にkintoneに取り込むことで、手作業によるデータ入力の手間を省きます。
これにより、データ管理が効率化され、業務のスピードアップが期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集したデータをkintoneに自動で管理したい方
・手動でのデータ転記に時間と労力をかけている業務担当者の方
・フォーム入力の効率化を図り、データ管理の正確性を向上させたい企業の方
・複数のフォームデータを一元管理し、業務プロセスを簡略化したいチームリーダーの方

■注意事項
・Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581

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kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する

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■概要
「kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する」ワークフローは、コンテンツの作成業務の手助けになります。
効率的な記事の作成ができるので、業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務情報を管理している方
・kintoneのデータを活用して迅速にWordPressに記事を投稿したいと考えている方
・手動でのブログ更新に時間がかかっている方
・業務効率を上げたいと考えている方
・WordPressを利用して情報発信を行っている企業や個人事業主
・WordPressによる投稿とkintoneのデータ連携をスピーディに行いたい方

■注意事項
・kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
「kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ作成作業の手間を軽減します。
Microsoft SharePoint上に直接アクセスすることなく、kintone上からワンクリックでフォルダを作成できるため、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して情報管理やデータの一元化を行っている方
・kintoneの情報をもとに迅速にMicrosoft SharePointにフォルダを作成したい方
・Microsoft SharePointを利用してチームでのファイル管理を効率化したいと考えている方
・kintoneとMicrosoft SharePointの連携を強化して、情報の共有をスムーズにしたい方
・手動でフォルダを作成する手間を省き、業務のスピードを向上させたい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する

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■概要
「kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する」ワークフローを利用すると、スムーズな業務進行につながります。
kintone上でワンクリックするだけで、書類の作成とメールの送付が完了するため、生産性向上につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客情報や案件管理を行っている方
・見積書の作成や送付に時間がかかっており、効率化を図りたいと考えている方
・見積書をスピーディに作成し、迅速に顧客に送付したい方
・社内コミュニケーションツールとしてOutlookを利用している企業
・Outlookで手動でメールを送信しているが、その作業を自動化したい方
・定型的な見積書作成作業から解放され、他の業務に集中したい方

■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Google Workspaceを使った自動化例

入力フォームから送信されたデータをもとに、Google Workspace上に新規ユーザーを自動作成したり、Googleフォームの情報をもとにNotionでテンプレートページを生成できます。また、Google Workspaceでユーザーが登録されると契約書を自動作成してBoxに格納したり、Google スプレッドシートやSmartsheetに従業員情報を自動追加することも可能です。

Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、従業員情報の管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用して従業員管理を行っている人事担当者
・複数の従業員情報を手動でスプレッドシートに入力しているチームリーダー
・新しい従業員の追加手続きを効率化したい経営者

■注意事項
・Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する」フローは、Google WorkspaceとSmartsheetの連携を自動化する業務ワークフローです。新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されると、同時にSmartsheetにもその情報が自動で追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省けます。YoomのAPI連携機能を活用することで、スムーズかつ正確なデータ同期が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとSmartsheetを日常的に利用している企業のIT担当者
・ユーザー管理を効率化し、手動作業を減らしたいと考えているチームリーダー
・データ連携の自動化を通じて業務プロセスを最適化したい経営者

■注意事項
・Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する

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■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。この自動化によって、スムーズかつ正確な処理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用しており、新規ユーザー登録時に契約書の作成と保存を自動化したい管理者の方
・Boxを契約書の保存先として使用しているが、手動での管理に時間がかかっている方
・ユーザー登録プロセスの効率化を図り、業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・契約書作成や保存におけるヒューマンエラーを減らしたい経営者の方
・業務フローの標準化を目指し、ワークフロー自動化ツールを導入したい企業の方

■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。

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Googleフォームの情報をもとに、Notionでテンプレートページを作成する

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■概要
「Googleフォームの情報をもとに、Notionでテンプレートページを作成する」ワークフローは、収集したデータを自動的にNotionに整理・保存する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた情報を手作業でNotionに入力する手間を省き、効率的にデータ管理を行いたい場合に役立ちます。
YoomのAPI連携機能を活用し、スムーズなデータ移行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをNotionで管理したい方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・業務ワークフローの自動化を通じて、効率化を図りたい企業担当者
・Notionを活用して情報整理を行うが、データ連携に課題を感じている方

■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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入力フォームの内容でGoogleWorkspaceに新規ユーザーを作成

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新入社員のGoogleWorkspaceのアカウント発行し、メールでアカウント情報を通知します。

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まとめ

kintoneとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた社員情報やユーザー情報の転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は手作業によるストレスから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化は、Yoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！