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「Microsoft SharePointにアップロードしたファイル情報を、Airtableでも管理したい…」
「それぞれのアプリに手作業で情報を転記しているため、時間がかかるしミスも発生しやすい…」
このように、Microsoft SharePointとAirtable間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">SharePointにファイルが追加された際に、その情報をAirtableへ自動で登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル情報やデータベースレコードの転記作業を自動化できます。
これにより、入力ミスの削減や業務の迅速化が実現し、チーム全体の生産性向上が期待できます！
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
SharePointの特定のフォルダにファイルがアップロードされた瞬間に、ファイル名やURLなどの情報をAirtableのデータベースに自動でレコードとして追加します。
<span class="mark-yellow">ファイル管理とデータベース管理をリアルタイムで同期させ、手作業による情報転記の手間や更新漏れをなくします。</span>
SharePointに請求書や契約書などのPDFファイルがアップロードされると、YoomのOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、抽出したデータをAirtableの対応するフィールドに自動で登録します。
<span class="mark-yellow">紙媒体やPDFからの面倒なデータ入力作業をなくし、正確な情報を迅速にデータベース化できます。</span>
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとAirtableの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Airtable
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご参照ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Microsoft SharePointのマイアプリ連携
【注意事項】
Yoomにログイン後、Microsoft SharePointのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
2．Airtableのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft SharePointの指定フォルダに新しくファイルを作成していない方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として「0917テスト」というフォルダに「テスト書類.pdf」を作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「サイトID」を候補から設定しましょう。
「フォルダID」を候補から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Microsoft SharePointで新しく作成されたファイルの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「分岐する｜作成・更新の判別」を選択します。
「分岐条件を指定」はデフォルトで設定されています。
今回はMicrosoft SharePointでファイルが作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「分岐条件」が「作成日時」と「更新日時」が等しいときに設定されています。
以下の画像と同じように設定されているか確認してみてくださいね。
「レコードを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
レコードを作成するためにAirtableでテーブルを作成しておきましょう。
以下は例として作成したので、必要に応じて項目をカスタマイズしてくださいね。
「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」を注釈に沿って設定しましょう。
「フィールド情報」を設定します。
「フィールド名」を手動で入力しましょう。
「値」は「取得した値」を使用可能です。「取得した値」は変数となるので、Microsoft SharePointでサイト内の指定フォルダにファイルが作成される度にそのデータを活用可能になります！
「値」には「日付」の使用も可能です！
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Airtableにレコードが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はMicrosoft SharePointからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Airtableに新しい取引先情報がレコードとして追加されたタイミングをトリガーにして、取引先名のフォルダをSharePointの指定の場所に自動で作成します。
<span class="mark-yellow">案件管理の初期設定を自動化し、関連ドキュメントの格納場所をスムーズに用意できます。</span>
Airtableのレコードにファイルが添付されると、そのファイルを自動で検知し、SharePointの指定フォルダに転送します。
<span class="mark-yellow">Airtableで管理している重要なファイルをSharePointにもバックアップとして保管し、チーム内での共有と一元管理を効率化します。</span>
Yoomでは、Microsoft SharePointとAirtableに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Microsoft SharePointとAirtableでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
kintoneやJUST DBにレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成できます。
また、DocuSignで締結した書類やメールで届いたファイルをSharePointに格納し、Microsoft Teamsに通知を送ることも可能です。
さらに、指定のスケジュールでSharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを同時に作成・通知するなど、ファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
Airtableで取引先や従業員情報、新しいレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成したり、HRMOSに追加したり、Google スプレッドシートをコピーしたり、Googleカレンダーに予定を作成したりできます。
また、Airtableのステータスが更新されたら、Misocaで請求書を作成してOutlookで送信するなど、様々な業務プロセスを効率化できます。
Microsoft SharePointとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報とデータベースレコード間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：ファイル名以外に、作成日時や更新日時などの情報も連携できますか？
A：可能です！Microsoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」トリガーでは、「作成日時」と「最終更新日時」も「取得した値」に追加されます。
Airtableでテーブルのフィールドに「作成日時」と「最終更新日時」を作成しましょう。Airtableの「レコードを作成」アクションで「フィールド名」に「作成日時」と「最終更新日時」をそれぞれ設定し、「値」に{{作成日時}}と{{最終更新日時}}をそれぞれ設定してください。
Q：OCRの認識精度はどの程度ですか？
A：Yoomでは「OCRで文字を抽出」というAIオペレーションで、画像やPDFファイルから文字情報の抽出が可能です。
項目名が明確である場合、抽出したい項目内にある値がユニークである場合、6500文字以内のファイルである場合、値がユニークで入力されている表状(テーブル状)のデータがあるファイルの場合は抽出可能です。
すべての文字情報、と言った指示をした場合や、縦文字情報の場合、図などの文字情報以外の場合は抽出が難しくなります。
詳しくは以下をご覧ください。
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