「Airtableで管理している情報を、Microsoft SharePointにも手作業で登録している…」
もし、Airtableに新しいデータが追加されたら、その内容を自動的にMicrosoft SharePointに反映させる自動化 があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう！
また、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーをなくし、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を作れるかもしれません。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
AirtableとMicrosoft SharePointを連携してできること AirtableとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記やファイル移動といった作業を自動化できます。
これにより、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーをなくすことが可能です。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試すことができるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
Airtableに新しい取引先情報がレコードとして追加されるたびに、その取引先名のフォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成するため、手作業でのフォルダ作成の手間や作成漏れ、命名規則のミスを防ぎます。
この連携により、関連ドキュメントを迅速かつ正確に格納する体制が整い、チーム内の情報共有がスムーズになります。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
Airtableでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに転送する
Airtableのレコードに契約書や請求書などのファイルが添付された際に、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダに転送するため、手動でのアップロード作業や転送漏れがなくなります。
これにより、重要なファイルのバックアップと一元管理が確実に行えるようになり、バージョン管理の煩雑さからも解放されます。
Airtableでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに転送する
試してみる
AirtableとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にAirtableとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
AirtableとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Airtableのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
ステップ1：AirtableとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Airtableの場合
以下のナビを参考に操作を進めてください。
Microsoft SharePointの場合
【注意事項】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力します。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：Airtableのトリガー設定
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Airtableでテーブルの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。Created time」が設定されていることが必須 になっているので、忘れずに作成しておいてくださいね。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
「ベースID」と「テーブルID」を注釈に沿って設定しましょう。
「Created timeのフィールド名」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので、必要な項目を手動で取得する必要があります。
※取得した値
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Microsoft SharePointでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「親フォルダ名」を手動で設定しましょう。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択します。
「フォルダ名」を設定しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
「保存する」を選択して完了です。
Microsoft SharePointにフォルダが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Microsoft SharePointのデータをAirtableに連携したい場合
今回はAirtableからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointでのアクションをきっかけにAirtableへデータを連携することも可能です。
もし逆方向の連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが追加されると、そのファイル名やURLといった情報を基にAirtableに新しいレコードを自動で作成するため、手動でのファイル管理台帳への入力作業が不要になります。
これにより、ファイルのアップロード履歴がAirtableに自動で蓄積され、記録漏れを防ぎながら効率的な管理が実現できます。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
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Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する
SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイルから、OCR（光学的文字認識）機能でテキスト情報を自動で抽出し、その内容をAirtableの対応するフィールドに登録するため、面倒なデータ入力作業を自動化します。
この連携は、紙媒体のデジタル化とデータ活用をスムーズにできそうです。
Microsoft SharePointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しAirtableに追加する
試してみる
AirtableやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Airtableを使った自動化例
レコード登録や更新をトリガーに、顧客管理、人事管理、プロジェクト管理など、様々な外部ツールへ情報をシームレスに連携。
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
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Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する
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Airtableでレコードが登録されたらGoogle スプレッドシートをコピーする
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Airtableにレコードが登録されたら、HubSpotにチケットを作成する
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Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
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Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
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SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する
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Trelloでカードが登録されたらAirtableに追加する
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Squarespaceで注文情報作成されたらAirtableに注文者情報を登録する
試してみる
WordPressで投稿が公開されたらAirtableに追加する
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Microsoft SharePointを使った自動化例
リストへのアイテム追加やファイルのアップロードをトリガーに、チャットツールへの通知やファイルの自動アップロードを自動で行います。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する
試してみる
Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
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JUST DBにレコードが登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
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freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する
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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
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指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成し通知する
試してみる
まとめ
AirtableとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた二つのアプリ間でのデータ転記やファイル移動の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことにもつながります。
担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、空いた時間を本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
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