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「OneDriveにアップロードしたファイルの情報を、Smartsheetの管理シートに転記するのが面倒…」
「ファイルは増え続けるのに、Smartsheetへの登録は手作業だから、入力ミスや対応漏れが心配…」
このように、OneDriveとSmartsheetを併用する中で、日々の手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">OneDriveに新しいファイルが格納されたタイミングを検知して、ファイル名やリンクといった情報をSmartsheetに自動で追記する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい定型業務から解放され、より重要なプロジェクト管理や分析といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務を効率化できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル管理とプロジェクト管理の間の情報共有を自動化できます。
例えば、OneDriveに保存された契約書や請求書などのファイル情報を、素早くSmartsheetの管理シートに反映させることが可能になり、転記ミスや対応漏れを防ぎつつ、業務の正確性とスピードを向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。アカウント登録後すぐに試せるテンプレートを用意しているので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
OneDriveの指定したフォルダに新しいファイルが格納されるたびに、そのファイル名や共有リンクなどの情報をSmartsheetの指定したシートに自動で新しい行として追加します。
<span class="mark-yellow">手動での情報転記作業を完全になくし、ファイルアップロードからプロジェクトシートへの反映までをシームレスに繋げる</span>ことで、ヒューマンエラーの防止と大幅な時間短縮を実現します。
OneDriveにファイルが格納された際に、ファイル名に「請求書」や「契約書」といった特定のキーワードが含まれている場合のみ、Smartsheetの関連シートに行を自動で追加します。
<span class="mark-yellow">必要な情報だけをSmartsheetに連携し、管理シートの情報を常に整理された状態に保つ</span>ことが可能になるため、よりスマートなプロジェクト管理を実現します。
それでは、さっそく実際にOneDriveとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOneDriveにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
OneDriveの連携
先ほど同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
下記のようなアカウント選択画面になるので、Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションを選択する画面になります。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わるので、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきましょう。
ここでは、トリガーとなるOneDriveを設定します。
まだ、OneDriveのフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
また、作成したフォルダの中にテスト操作用のファイルを保存してください。
テスト操作用のファイルは、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
OneDriveの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記の項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。OneDriveに保存したファイル内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、OneDriveに保存したファイルの最終更新日時を条件にして分岐する設定をしましょう。
赤枠の「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
[注意事項]
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定する画面になるので、「タイトル」はお好みで修正してください。
次に、分岐対象の取得した値の欄を入力していきましょう。ここでは、分岐対象を何にするか設定します。
「オペレーション」は、そのまま「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のままでOKです。
「取得した値」には、「作成日時」を選択しましょう。
画面を下に進み、先ほど設定した分岐対象の条件を指定していきます。
入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されます。
今回は、作成日時がOneDriveの最終更新日時と一致する場合(＝作成と判定)に、次のフローへ進むよう設定しました。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「保存」をクリックします。
続いて、OneDriveのデータを用いて、Smartsheetに追加する設定をしましょう。
赤枠の「行を追加」をクリックしてください。
下記のような画面になるので、タイトルは先ほどと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になりますので、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成したので、こちらにデータを反映させていきたいと思います。
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はOneDriveからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからOneDriveへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が追加されたタイミングで、そのプロジェクト名やタスク名でOneDriveに自動でフォルダを作成します。
<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時のフォルダ作成の手間を省き、関連ドキュメントを格納する場所を素早く準備できる</span>ため、スムーズな業務開始をサポートします。
Smartsheetで新しい行が追加された際に、「新規クライアント」や「重要」といった特定のステータスやタグを持つ行のみを対象として、対応するフォルダをOneDriveに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">重要な案件や特定のカテゴリーに関するフォルダのみを自動生成し、不要なフォルダの作成を防ぎながら</span>、ストレージ内を整理された状態に保つことができます。
今回ご紹介した連携以外でも、OneDriveやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
チャットツールへのファイルアップロード通知、メール添付ファイルの自動保存、CRMサービスやフォームからの情報に基づいたフォルダ作成、電子署名済み書類の自動格納をシームレスに実現します。
手動でのファイル操作や情報共有の手間を削減し、抜け漏れのない効率的なワークフローを構築可能です。
最新情報へのアクセスと迅速な意思決定を可能にします。
様々なビジネスツールからの情報を自動で取り込み、一元管理を可能にします。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、情報の正確性と鮮度を向上させます。
チーム間の情報共有をスムーズにし、タイムリーな意思決定とプロジェクトの迅速な推進をサポートするでしょう。
OneDriveとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOneDriveへのファイルアップロード後のSmartsheetへの情報転記作業の手間を完全に削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきプロジェクトの計画や管理といったコア業務に集中できる環境が整うはず。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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