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「OneDriveにアップロードした会議資料を見ながら、Zoomでミーティングを作成している…」「ミーティング設定に時間がかかる…」
このように、各ツールを併用する中で、非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">OneDriveにファイルをアップロードするだけで、その内容を読み取ってZoomミーティングが自動的に作成される仕組み</span>があれば、これらの作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとZoomのAPIを連携させることで、ファイル管理やミーティング設定を自動化できます。
<span class="mark-yellow">フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能がファイル内のテキストを自動で抽出し、Zoomミーティングを自動で作成</span>します。
ミーティング設定にかかる時間を削減するとともに、設定ミスの防止にもつながる連携です。
<span class="mark-yellow">ファイルアップロードをトリガーにOCRでテキストを抽出するだけでなく、AIがその内容を自動で要約し、Zoomミーティングを自動で作成する</span>ため、一連のプロセスを効率化できます。
それでは、実際にOneDriveとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Zoom
[Yoomとは]
今回は「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRを行いZoomにミーティングを作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
OneDrive
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
Zoom
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ドライブID」「フォルダID」は候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下のような議事録をアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OneDriveのトリガーをもとに、「ファイルが作成されたら」という条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」は、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
※この記事では、取得した値を「作成日時」に設定していますが、「最終更新日時」など、他の項目を指定することも可能です。
「分岐」の設定方法
【要確認】分岐設定について
「分岐条件」は、指定したい要件を入力します（この記事では「作成日時」を指定）。
入力後、「保存する」をクリックしてください。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
作成されたファイルの内容を読み取るにあたって、OneDriveからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【ファイル容量について】
次に、API接続設定です。
「ドライブID」を候補から選択し、「ファイルのアイテムID」は取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出したテキストを使って、Zoomにミーティングを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ミーティングを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】Zoomについて
次に、API接続設定です。
「メールアドレス」を手動で入力し、「トピック（ミーティング名）」は取得した値から選択します。
同様に、「開始時間」「会議時間」も取得した値から選択してください。
※ファイルに「会議時間」が記載されていない場合は、手動でも入力可能です。
※「パスワード」や「会議の説明」は、必要に応じて入力してください。
テストを実行し、Zoomにミーティングが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はOneDriveからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからOneDriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Zoomでミーティングが作成されたタイミングで、<span class="mark-yellow">ミーティング名に基づいたフォルダがOneDriveに自動で作成される</span>ため、フォルダの作成忘れを防ぎ、ファイル管理を効率化できます。
<span class="mark-yellow">ミーティングの件名などを条件に、必要なフォルダのみをOneDriveに自動で作成</span>します。
不要なフォルダの乱立を防ぎ、より整理されたファイル管理体制を構築することが可能です。
Yoomでは、OneDriveとZoomに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
OneDriveとZoomでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードし、Microsoft Teamsに通知できます。
また、SmartHRに従業員が登録されたらOneDriveに専用フォルダを作成したり、OneDriveのPDFをOCRでテキスト化してNotionに保存したりと、様々なファイル管理と情報連携を効率化できます。
Zoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動保存したり、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存したりできます。
また、Googleカレンダーの予定やHubSpotの商談が作成されたらZoomミーティングを自動生成し、URLを担当者に通知することが可能です。
さらに、SlackのメッセージからワンクリックでZoomミーティングを立ち上げることもできます。
OneDriveとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">会議の準備にかかる定型的な時間を削減し、ほかの業務に集中できる環境が整います。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や表形式のファイルも読み取れますか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などでは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：特定のファイル名のファイルだけを対象にできますか？
A：はい、可能です。「コマンドオペレーション」の設定で、例えば「議事録」や「企画書」などを、「分岐条件」に追加・指定いただくと、特定のファイル名だけを対象にしてミーティングを作成できます。
なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：エラーが発生した場合、フローはどうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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