.avif)
・
「Outlookのカレンダーに登録した予定を、関係者に毎回手動でメール共有している…」
「受信した会議案内の情報を、後でカレンダーに登録しようと思って忘れてしまった…」
このように、日々の業務でOutlookを使いながらも、メールとカレンダー間の情報連携が手作業になっており、手間やミスが発生していると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookのカレンダーに予定を登録するだけで関係者に自動でメールが送信されたり、特定のメールを受信したら自動でカレンダーに予定が登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かなストレスから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手間や時間もかかりません！
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたカレンダーとメール間の情報共有などを自動化できます。
例えば、カレンダーに登録した情報をトリガーにメールを送信したり、逆に受信したメールの内容をもとにカレンダーへイベントを登録したりといった作業をすべて自動で実行可能です。
これにより、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スケジュール管理のミスをなくすことができます。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
自身のOutlookカレンダーに新しいイベントを登録するだけで、そのイベント情報を指定したメンバーに自動でメール送信できます。
<span class="mark-yellow">チーム内でのスケジュール共有が素早く完了し、情報伝達の漏れや手間を削減</span>できそうです。
「会議案内」や「ウェビナー登録完了」など、特定の件名を含むメールをOutlookで受信した際に、そのメール内容から日時や件名を読み取り、自動で自身のカレンダーにイベントとして登録します。
<span class="mark-yellow">重要な予定の登録忘れを防ぎ、手動でのカレンダー入力の手間とミスをなくす</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にOutlookとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、指定のユーザーにメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでOutlookと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以上でマイアプリ登録は完了です。
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookでカレンダーにイベントを登録しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたタイミングを検知して自動処理を開始するための設定を行います。
ユーザーIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
タイムゾーンは注釈に沿って設定してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookでカレンダーに登録されたイベントに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）を使用して、後続のステップでOutlookからメールの送信が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「メールを送る」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
送信するメールの設定をします。
・To：送信先として、必要な宛先を入力します。
テスト送信で正しくメールが届くか確認するため、ご自身の受信可能なメールアドレスも1件追加しておきましょう。
・件名：任意の内容で設定が可能です。
入力欄をクリックすると、前のステップで取得済みのアウトプットが一覧で表示されるので、そこから選択することも可能です。
・本文：送信するメールの本文を設定します。
こちらも入力欄をクリックすることで、前のステップで取得したアウトプットを選択して入力可能です。
任意のテキストと組み合わせることで、自由にメッセージをカスタマイズできます。
その他各項目も任意で設定可能です。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認したら「テスト」をクリックして、実際に指定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、画面上にテスト成功と表示されます。
実際にOutlookを開いて、指定した送信先にメールが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り届いていました！
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookでカレンダーに新しいイベントが登録されたタイミングで、指定したユーザーにその内容が自動でメール送信されるようになります。
実際にOutlookでイベントを作成し、指定したメールアドレスに通知が届くかを確認してみましょう。
予定の登録、メッセージの転送、添付ファイルの自動アップロード、そして受信した情報からのリード自動登録まで、日々の業務をシームレスに自動化することが可能です。
手動での情報転記や共有の手間を削減し、重要な情報を見逃すことなく、よりスムーズな情報共有と迅速な対応を実現します。
OutlookとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーとメール間の情報転記や共有作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
カレンダーへの予定登録と同時にチームへ通知したり、重要なメールを自動でスケジュールに反映させたりすることで、情報共有の抜け漏れや手作業によるミスがなくなり、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.webp)
.webp)
