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「Outlookの会議予定を、議事録作成のためにConfluenceに毎回手作業で転記している…」
「重要なクライアントからのメール内容を、情報共有のためにConfluenceのページに手でコピー＆ペーストしていて時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、OutlookとConfluenceという日常的に使うツール間の手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受け取った情報をもとに、Confluenceのページを自動で作成・更新する仕組み</span>があれば、こうした定型的な転記作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとConfluenceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとConfluenceのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有やドキュメント作成のプロセスを自動化できます。
ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookのカレンダーで会議などのイベントを設定するたびに、手動でConfluenceに議事録用のページを作成する手間を削減します。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">イベントが登録されると同時に、会議名や参加者情報を含んだ議事録の雛形ページが自動で生成される</span>ため、事前の準備時間を短縮し、ページの作成漏れといったミスも防ぐことが可能です。
定例報告や重要な問い合わせなど、特定の件名を持つメールの内容をConfluenceに手動で転記・要約している作業を自動化します。
このフローでは、<span class="mark-yellow">対象のメールを受信するとAIが自動で本文を要約し、その内容をConfluenceのページとして作成してくれる</span>ため、情報共有の手間を削減し、チーム全体が迅速に状況を把握できるようになるでしょう。
それでは、さっそく実際にOutlookとConfluenceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとConfluenceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Confluence
[Yoomとは]
今回はOutlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Confluenceにページを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
検索ボックスにOutlookと入力し、対象のアイコンをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Confluenceの連携
先ほどと同じように検索ボックスにConfluenceと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Confluenceにログインします。
Eメールアドレスを入力するか、他のログイン方法を選択してください。
ここではGoogleアカウントでログインしていきます。
連携したいアカウント情報を選択してください。
画面をスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」で以下の項目を設定していきます。
ここで設定したOutlookユーザーに新規予定が登録されると、フローが開始されるようになります。
入力が完了したら、テスト操作の前にOutlookに新規の予定を作成しておきましょう。
作成する予定は、架空の情報（「テスト」や「A会議室」など）でOKです。
今回は、下記のような予定を作成しました。
Outlookの準備が整ったら、Yoom画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしましょう。
成功すると、「取得した値」にOutlookの情報が反映されるはずです。
この値は、次のステップで活用します！
最後に、画面下の「保存」ボタンを押してください。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Outlookから抽出したデータを活用して、Confluenceのページを新たに作成する設定をしましょう。
赤枠の「ページを作成」をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Confluenceに新しいページが作成されているはずなので確認してください。
下記のように設定した内容のページが作成されていればOKです！
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はOutlookからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
チームメンバーがConfluenceで新しいページを作成した際に、その更新に気づかず情報共有が遅れてしまうといった課題を解決します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Confluenceでページが作成・更新されると、その旨が素早くOutlookに通知される</span>ため、重要な情報の見逃しを防ぎ、チーム内のコミュニケーションが円滑になるでしょう。
Confluenceの更新通知は受け取るものの、内容を確認するために毎回ページを開くのが手間だと感じている場合に最適な自動化です。
この連携では、<span class="mark-yellow">ページが作成されるとAIがその内容を自動で要約し、通知メールの本文に記載してくれる</span>ため、Outlook上で迅速に概要を把握でき、確認作業の効率向上が可能です。
Yoomでは、OutlookとConfluenceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
OutlookとConfluenceでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Outlookでメールを受信したら、その内容をSlackへ送ったり、添付ファイルをDropboxやOneDriveに自動でアップロードしたりできます。
また、Salesforceにリード情報が登録されたらOutlookで自動的にメールを送信したり、毎月末に決まったメールを送ったりと、メール関連の業務を効率化できます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceに自動で招待したり、Microsoft TeamsやGitHubの情報をトリガーにConfluenceでページを自動作成したりできます。
また、Confluenceで作成されたページをTrelloのカードやGoogleスプレッドシートに行として追加するなど、チーム内の情報連携を効率化できます。
OutlookとConfluenceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダー情報やメール内容の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、会議の準備や情報共有がよりスムーズかつ正確になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の予定だけを自動化の対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な、分岐オペレーションを活用することで複数の条件を組み合わせることが可能です。
例えば、予定のタイトルに「会議」の文字が含まれている場合にのみページを作成するように設定できます。
Q：無料プランではどこまで利用できますか？
A：OutlookとConfluenceはフリープランで利用できるアプリです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回ご紹介した連携を継続利用する場合、毎月100件以内のページ作成であれば料金はかかりません。
毎月100件以上の登録が見込まれる場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
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