OutlookとGaroonの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-06-04

【簡単設定】OutlookのデータをGaroonに自動的に連携する方法

k.tsukamoto

「OutlookとGaroonを併用しているけれど、予定や情報を手作業で何度も入力していて面倒…」
「Outlookに入れたスケジュールをGaroonにも反映し忘れて、ダブルブッキングしそうになった…」
このように、OutlookとGaroon間での情報連携における手作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか?

もし、Outlookの情報をGaroonへ、あるいはGaroonの情報をOutlookへ、手間なく自動で連携できる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放されるでしょう。
そして、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが減り、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになります。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、よりスマートな業務遂行を目指しましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOutlookとGaroonを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!

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OutlookとGaroonを連携してできること

OutlookとGaroonのAPIを連携すれば、OutlookのデータをGaroonに自動的に連携したり、その逆の連携も可能に。
これまで手作業で行っていた情報共有や転記作業を大幅に効率化できます。
スケジュールの二重管理の手間や入力ミスを削減し、常に最新の情報を関係者間で共有できるようになるでしょう。

ご紹介する具体的な自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、OutlookとGaroonの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する

Outlookに新しいカレンダーイベントが登録されると、その情報を基にGaroonにも自動で予定が追加されるため、スケジュールの二重入力の手間を完全に排除し、転記ミスによるトラブルを未然に防ぐことができます。
この連携は、Outlookのイベント情報を直接Garoonの予定として作成するシンプルな直接連携のパターンであり、手動での情報同期作業から解放され、常に最新のスケジュールを両方のツールで把握できるようになります。

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Outlookのカレンダーに特定条件に合うイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する

Outlookのカレンダーに登録されたイベントの中でも、例えば件名に「会議」や「アポイントメント」といった特定のキーワードが含まれるイベントや、特定の参加者が設定されているイベントのみをGaroonに自動で予定として追加することで、重要な予定だけを選択的にGaroonに連携し、情報の整理と共有の効率を高めることができます。
この連携は、設定した条件に基づいて処理を分岐させるコマンドオペレーションを含むパターンであり、必要な情報のみをピンポイントで共有したい場合に非常に有効です。

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OutlookとGaroonの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとGaroonを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGaroonの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

先程ご紹介した「Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する」のフローを作成していきます。
プロセスは大きく分けて以下の通りです。

  • OutlookとGaroonのマイアプリ連携
  • テンプレートのコピー
  • トリガーとなるOutlookカレンダーと同期させるGaroonカレンダーの設定
  • フロー稼働の準備
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ステップ1:OutlookとGaroonのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいOutlookアカウントとGaroonアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

  1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
  2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
  1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名(ここではOutlook)を検索して選択。
  1. アプリ一覧画面でOutlookを選択して検索。
  2. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
  3. トリガーとなるOutlookに紐づくアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
    ※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

    ※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

  1. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
  1. マイアプリ画面に戻ります。

Outlookが追加されていることを確認してください。

続けて、Garoonも連携していきましょう。

  1. アプリ一覧画面でGaroonを検索して選択。
  1. 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
    連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
  2. 「ログイン名」に連携するGaroon(サイボウズ)アカウントのログイン名を設定。
  3. 「パスワード」にも同じく、連携するアカウントのパスワードを設定。
  4. 「追加する」をクリック。
  1. マイアプリ画面に戻ります。

Garoonも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3:トリガーとなるカレンダーの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

  1. Outlookの「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリック。
  1. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
    アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
  2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
  1. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
    トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
    そのプランの最短の起動間隔にすることで、イベント登録時により早くGaroonへの同期が行えるようになります。
    ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
    起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
  1. 「ユーザーID」にトリガーとなるユーザーのIDを設定。
    入力欄をクリックすると、連携しているOutlookアカウントから候補が表示されますので、対象となるユーザーを選択してください。
    検索欄にユーザー名を入れることで候補が絞られます。
    ※ 指定したユーザーのカレンダーにイベントが登録された際にフローが起動します。
  1. 「タイムゾーン」を「日本時間」「UTC時間」から選択。
    Garoonのタイムゾーンに合わせるため、このフローでは「日本時間」を選んでください。
  2. テスト用に、指定したユーザーのカレンダーにイベントを登録します。
    ※ 登録するイベントの例
  1. Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
    ※ 直近1時間以内にイベントが登録されていない場合はテストに失敗します。
  1. テストが成功すると、「取得した値」に登録したイベントの情報が追加されます。
    これらの値は、以降のアクションで変数(フローが稼働する度に更新される値)として使用できるようになります。
    詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
  1. テスト用に登録したイベントが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4:予定を登録

  1. Garoonの「【スケジュール】予定を登録」をクリック。
  1. 適宜「タイトル」を変更。
  2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
  1. 「サブドメイン」に連携しているGaroonアカウントのサブドメインを設定。
    サブドメインはGaroonのURL(≪サブドメイン≫.cybozu.com/)から取得できます。
  2. 「予定のタイプ」を「通常予定」「終日予定」から選択。
  3. フローの運用方法に合わせて「予定メニュー」を設定。
    固定値にならない場合には、空のままで問題ありません。
  4. 「タイトル」にはデフォルトで、Outlookのカレンダーから取得したタイトルが設定されています。
  1. 「メモ」を追加する場合には、入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブのトリガーアクションメニューから、メモに残したい項目を選択してください。
    項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
  1. 「開始日時」「終了日時」にもデフォルトで、Outlookのカレンダーから取得した日時が設定されています。
  2. 参加者には、トリガーに紐づくユーザーなどを設定すると良いでしょう。
    「ユーザーのログイン名または組織コード」の入力欄をクリックすると、連携しているGaroonアカウントから候補が表示されますので、対象となるユーザーを選択してください。
    検索欄にユーザー名を入れることで候補が絞られます。
  1. その他の任意項目も、フローの運用方法に応じて設定してください。
  2. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
  3. テストに成功すると、Garoonに予定が登録されます。
    ※ 登録される予定の例
  1. ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5:フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したユーザーのカレンダーに予定を登録し、その予定がGaroonに反映されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます!
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

GaroonのデータをOutlookに連携したい場合

今回はOutlookからGaroonへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGaroonからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、Garoonでの活動をトリガーとしてOutlookで通知を受け取るなど、さらに業務の幅を広げることが可能です。

Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Outlookでメールを送信する

Garoonのカレンダーに新しい予定が登録された際に、その予定の詳細情報(日時、件名、参加者など)をOutlookから指定した宛先に自動でメール通知することで、関係者への迅速な情報共有と確認漏れの防止を実現します。
この連携は、Garoonの予定登録をトリガーとしてOutlookでメール送信アクションを実行する直接的な連携パターンであり、重要な予定の周知徹底に役立ちます。

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Garoonで特定条件に合う予定が登録されたら、Outlookでメールを送信する

Garoonで登録される予定の中でも、例えば「重要」フラグが立っている予定や、特定のプロジェクト名が含まれる予定など、あらかじめ設定した条件に合致する予定が登録された場合のみ、その情報をOutlookから関係者にメールで自動通知。
注意喚起が必要な予定情報を確実に伝え、対応の遅れや見落としを防ぐことができます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドオペレーションを活用するパターンであり、情報伝達の優先順位付けと効率化に貢献します。

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OutlookやGaroonのAPIを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したテンプレート以外でも、OutlookやGaroonのAPIを活用すれば様々な自動化の実現が可能です!
「これも使ってみたい」と思ったら、ぜひバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。

Outlookの自動化例

Outlookでのメール受信・送信をトリガーに、Slack、Dropbox、Salesforceなどと連携するテンプレートもあります!

[[165424,134440,69705,74568,79448]]

Garoonの自動化例

Garoonの予定・申請・ワークフローと連携し、Gmail、Slack、Googleカレンダーなどの外部ツールと自動連携が可能です。

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まとめ

OutlookとGaroonの連携を自動化することで、これまでOutlookとGaroonの間で手作業で行っていた予定の転記や確認作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや情報共有の漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新のスケジュール情報を双方のツールで正確に把握し、より迅速かつスムーズに業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう!
OutlookとGaroon間のスケジュール連携をはじめとする様々な業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のルーティンワークの自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

この記事を書いた人
k.tsukamoto
システムエンジニアとして4年間勤務。当時は毎日Excelに手入力する勤怠管理や、領収書のデータ化作業に悩まされていたため、Yoomにもっと早く出会いたかったです。まだまだYoomは使い始めたばかりですが、皆様の「自動化できたらいいな」を叶えるための情報をお伝えしていきます!
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
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