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「メインで使っているOutlookに届いた重要なメールを、外出先でも確認しやすいGmailにも自動で転送したい！」
「特定のクライアントからのメールだけを、プロジェクトメンバーが共有しているGmailアカウントに連携したいけど、毎回手作業でやるのは面倒だし、忘れてしまいそうで不安…」
このように、OutlookとGmailという2つの主要なメールツール間での情報連携に手間や課題を感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した特定のメール情報を自動的にGmailに転送・通知する仕組み</span>！
手作業による転送の手間やヒューマンエラーによる共有漏れといった悩みから解放され、より迅速で確実な情報共有を実現し、本来集中すべき業務に時間を使うことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々のメール業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGmailを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそくスタートしましょう！
OutlookとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有を自動化することが可能になります。
例えば、Outlookでメールを受信した際に、その内容を自動でGmailに送信するといった業務フローを構築できるため、情報共有の迅速化や対応漏れの防止に繋がるでしょう。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介していきます。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
この連携により、<span class="mark-yellow">重要なメールの見落としを防ぎ、プライベートやサブのGmailアカウントでも業務上の通知をタイムリーに受け取ることが可能</span>になります。
場所を選ばない迅速な対応をサポートします。
Outlookで受信した海外からのメールを、AIが自動で日本語に翻訳し、その内容をGmailに通知するフローです。
この連携は<span class="mark-yellow">外国語のメール対応にかかる時間と手間を大幅に削減し、言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションの実現</span>が期待できます。
グローバルな取引が多い方や、海外チームと連携する方には特におすすめです！
それでは、さっそく実際にOutlookとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Gmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
「Sign in with Google」をクリックして、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Outlookでメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず「メールを受信したら」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで設定したフォルダにメールが入ると、フローが起動するようになります。
設定が完了したら、Yoomとの連携動作チェックのためにテストを行います。
テスト用のメールを送信し、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほどテスト送信したメールの内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Outlookで受信したメールをGmailで転送
する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、候補から該当のアドレスを選択しましょう。
「To」には送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて設定してください。
「件名」は活用する業務シーンに合わせて自由に設定し、次の設定に進みます。
「メッセージ」には、送信するメールの内容を設定していきましょう。
「Outlookにメールを受信しました。」などの定型的な文章は直接手入力し、「件名」や「URL」など、Outlookの情報を引用する部分はアウトプットを用いて設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
Outlookに受信したメールの情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていました！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Outlookでメールを受信したら、Gmailに通知する」フローの作成手順でした！
今回はOutlookからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailをメインで利用しつつ、社内標準ツールであるOutlookにも情報を集約したいといったニーズに応えることができるでしょう。
メインで利用しているGmailでメールを受信した際に、その内容をOutlookに自動で通知するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">重要な情報を会社の公式なコミュニケーションツールであるOutlookに確実に集約</span>できるため、情報の一元管理と共有漏れの防止に役立つでしょう。
Gmailで受信した長文のメールマガジンやレポートなどを、AIが自動で要約し、その要点のみをOutlookに通知するフローです。
<span class="mark-yellow">情報収集の時間を大幅に短縮し、移動中などの隙間時間でも効率的に要点を確認できる</span>ため、日々の業務における情報処理速度の向上に期待できます。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやGmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookを起点にビジネスコミュニケーションと情報管理を劇的に効率化します。メールの自動通知・転送で迅速な情報共有を実現し、重要な見落としを防ぎます。
また、主要なビジネスアプリケーションとの連携により、定型的なメール送信やドキュメント送付を自動化。
これにより、手作業による負担を軽減し、業務プロセス全体の生産性と正確性を向上させられそうです。
多様なチャネルからの情報集約と共有を自動化します。
メール内容の他システムへの自動登録や、別プラットフォームからの通知連携により、重要な情報の見落としを防ぎ、スムーズな情報フローを構築。
これにより、コミュニケーションの効率化とデータ管理の精度を向上させ、日々の業務をよりスムーズに、より戦略的に進めることを可能にします。
いかがでしたか？
OutlookとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの転送や情報共有の手間を省き、転送忘れやコピペミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は重要なメールの見落としを心配することなく、迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。
Yoomを使えば、ノーコードで様々な業務を自動化できる仕組みが構築できるのも魅力ですよね。
「本当に手間をかけずに設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数にあります。この機会に、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率化の第一歩として、本記事を参考にまずはOutlookとGmailを連携することから始めてみませんか？
自動化によって、日々の業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひ気軽に体験してみてください。
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