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「Outlookで受けた依頼をHarvestに登録したい！」
「Outlookの情報をHarvestに手動で転記していて、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、日々の業務でOutlookとHarvestを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
特に、プロジェクト管理や工数管理において、情報の入力漏れやタイムラグは大きな問題につながりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメール情報をもとに、Harvestのユーザーやタスクを自動で作成・更新できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、入力作業の時間を削減できるだけでなく、より正確なデータに基づいたプロジェクト管理を実現できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業から解放され、もっと楽に業務を進められる環境を整えましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとHarvestを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとHarvestのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールの内容をトリガーにして、Harvestに新しいユーザーを登録したり、タスクを作成したりすることが可能になり、入力の手間やミスを大幅に削減できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名のメール（例：「新規メンバー登録依頼」）を受信した際に、そのメール本文に含まれる情報を基にHarvestへ新しいユーザーを自動で登録する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手作業によるユーザー登録の手間や入力ミスをなくし、メンバーのオンボーディングプロセスを迅速化</span>できます。
この連携は、Outlookの情報をそのままHarvestに連携するシンプルな構成です。
Outlookで受信した依頼メールの内容を判断し、Harvestに自動でタスクを作成する連携です。
例えば、メールの件名や本文に含まれるキーワードに応じて、特定のプロジェクトにタスクを割り当てることができるため、<span class="mark-yellow">タスクの登録漏れを防ぎ、プロジェクト管理の精度を向上</span>させます。
この連携は、受信したメールの内容に応じて処理を分岐させる設定を含んでいます。
それでは、さっそく実際にOutlookとHarvestを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHarvestの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、HarvestにUserを登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【Harvestのマイアプリ連携】
Yoomにログインし、Yoomの画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
検索窓にHarvestと入力し、選択しましょう。
メールアドレスとパスワードを入力し、サインインします。
Yoomとの連携許可画面に移行します。内容確認後、承認できたら緑色のボタンをクリックしてください。
以上で、Harvestの連携が完了です。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、連携完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
これから「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、HarvestにUserを登録する」フローを設定していきます！
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の内容を確認したら、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「トリガーの起動間隔」と「メールフォルダID」を入力します。
ここで、Outlookの画面に移ってメールをテスト送信します。
※今回は、以下のメールを受信した想定で進めていきます。
Yoomの画面に戻って、以下の項目を設定しましょう！
Yoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookから取得した内容が取得した値に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ、「保存」をクリックしましょう。これで、トリガー設定が完了しました！
ここでは、Outlookのトリガー設定で取得したアウトプットからデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルや変換タイプは変更せず、次に進みましょう。
詳細設定の画面が表示されたら、必須項目を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、抽出内容を確認後、「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
続いて、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントが合っているか確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう！
続いて、必須項目を設定します。
これにより、Outlookのメールごとに変わる情報をHarvestへ動的に反映できます。
手入力で設定した箇所は、今後登録するすべてのユーザーに反映するので注意してください。
そのほかの項目は任意で設定してください。設定を終えたら、「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認後、「保存する」をクリックしましょう！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はOutlookからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Harvestでのアクションを起点として、関係者への情報共有を自動化することで、チーム全体の連携をさらにスムーズにできます。
Harvestで新しいプロジェクトが作成されたタイミングで、そのプロジェクト情報をOutlookの指定した宛先にメールで自動通知する連携です。
この設定により、<span class="mark-yellow">プロジェクト開始の情報を関係者へ迅速に共有できるため、キックオフの遅延や情報伝達の漏れを防ぎます。</span>
Harvestで請求書（Invoice）が発行された際に、その旨をOutlook経由で経理担当者や営業担当者へ自動で通知する連携です。
請求書発行のステータスを迅速に共有することで、<span class="mark-yellow">請求・入金管理のプロセスを円滑にし、経理業務の効率化と人的ミスによる確認漏れの防止</span>に繋がります。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやHarvestのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
ユーザーやタスクが追加されたら、チャットツールに通知したり、他のツールにカードを作成したりすることが可能です。
また、新規Contactが作成されたら、会計ソフトにも自動でContactを作成できます。
手動での情報転記の手間を削減し、チームの情報共有をスムーズにして、タスク管理を効率化しましょう。
OutlookとHarvestの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の確認やデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防げるかもしれません。</span>
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、プロジェクトの進捗管理やクライアントとのコミュニケーションといった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしOutlookとHarvestの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：メール内容に応じて処理を細かく分岐できますか？
A：はい、できます。
例えば件名に「ユーザー追加依頼」と含まれる場合にのみフローを先に進める、といった活用も可能です。
※分岐は有料プランで利用可能です。
Q：新規作成だけでなく、既存のタスクやユーザーを更新できますか？
A：はい、できます。
詳しくは下記のページ内「フローボットオペレーション」を確認してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にはエラー原因を記載していますので、そちらから確認ができます。
まずは下記の記事を参考に、もう一度マイアプリの連携をお試しください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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