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「Outlookで受信したメールから、見込み客の情報をHunterに手作業で登録している…」
「問い合わせメールが増えるたびに、Hunterへの転記作業に追われてしまう…」
このように、OutlookとHunter間での手作業によるデータ連携に、時間や手間といった課題を感じていませんか？
単純なコピー＆ペースト作業であっても、件数が増えれば大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信したタイミングで、自動的にHunterへリード情報が登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されます。
さらに、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる時間を創出できるため、営業活動全体の生産性向上に繋がるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとHunterを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとHunterのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールの情報をトリガーに、Hunterに新しいリードを自動で作成するといったことが可能になります。
これにより、リード登録のタイムラグや入力ミスをなくし、営業活動のスピードと質を向上させることが可能です。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookに届いた問い合わせや資料請求などのメールに含まれる顧客情報を、手動でHunterに転記する作業は時間がかかり、登録漏れや入力ミスの原因にもなります。
この連携を利用すれば、メールの受信をトリガーとして、メール本文から必要な情報を自動で抽出しHunterにリードとして登録するため、<span class="mark-yellow">リード登録のスピードが向上し、機会損失を防ぐことができます。</span>
全ての受信メールではなく、「お問い合わせ」や特定のキャンペーン名など、特定のキーワードを含むメールだけをHunterに登録したい場合、手動での選別と登録作業は非常に非効率です。
このテンプレートを使えば、特定の件名や送信元アドレスといった条件に合致するメールのみをトリガーとしてHunterにリードを自動作成できるので、<span class="mark-yellow">営業リストの精度を高め、不要な情報に惑わされることなく効率的なアプローチが可能になります。</span>
それでは、さっそく実際にOutlookとHunterを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHunterの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Hunter
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Hunterでリードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
登録方法は以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHunterと検索し対象アプリをクリックしてください。
注釈に沿ってアカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「メールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookでメールを受信しておきましょう。
最後のステップでHunterにリードを作成する際、メールアドレスは必須項目となります。
そのため、メールアドレスを含んだ内容のテストメールをOutlookで受信してください。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
メールフォルダID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信したメールに関する情報が一覧で表示されます。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
対象のテキスト
Outlookのトリガーイベントとして取得したメール内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はデフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用し、この後のステップでHunterでリードの作成が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「リードを作成する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Hunterと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Email
入力欄をクリックすると、前のステップでAI機能により抽出された値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで、値が固定化されず毎回最新の情報を反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値となります。
取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ内容のリードがHunterに作成されてしまうので注意が必要です。
First name
Last name
こちらもEmailと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でHunterにリードが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらHunterの画面を開き、リードが実際に作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookに新しいメールが受信されたタイミングで、その内容からAIで必要な情報が自動抽出され、Hunterにリードが作成されるようになります。
実際にOutlookでメールを受信し、Hunterにリードが自動作成されるかを確認してみましょう。
今回はOutlookからHunterへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHunterからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Hunterに新しいリードが登録された際、その情報をチームや担当者に都度共有するのは手間がかかります。
この連携を活用すれば、Hunterにリードが新規登録されたことをトリガーに、指定したOutlookアカウントへ自動で通知メールを送信できるため、<span class="mark-yellow">チーム全体で新規リードを素早く把握し、迅速なフォローアップ体制を構築できます。</span>
全ての新規リードではなく、例えば特定の業界や役職を持つ重要なリードが登録された場合にのみ、特定の担当者へ通知したいというニーズもあるでしょう。
このテンプレートでは、Hunterで作成されたリードの情報を条件分岐させ、特定の条件に合致した場合のみOutlookへ通知を送信します。
<span class="mark-yellow">そのため、対応の優先順位付けを自動化し、重要なリードへのアプローチを安定的に実現させます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやHunterのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
新しいリードが作成された際には通知したり、ウェブ会議ツールでミーティングを作成してメールを送信したりといった一連の作業を自動化できます。
また、チャットツールやフォームの回答をトリガーにリードを作成したり、ドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加したりすることも可能です。
リード管理から顧客フォローアップまで、営業活動の各プロセスを効率化しましょう。
OutlookとHunterの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからのリード情報転記作業をなくし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、リード情報は最新かつ正確な状態に保たれ、営業担当者は迅速なアプローチを開始できるため、商談化率の向上にも繋がります。
また、日々の単純作業から解放されることで、本来注力すべき顧客との関係構築や戦略的な活動により多くの時間を割けるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：リード登録後の社内通知も自動化できますか？
A：はい、できます。
フローボットで、Hunterの「リードを作成する」アクション直下の＋ボタンをクリックし、SlackやMicrosoft Teamsなど通知に使用したいアプリを選択してください。
設定したアプリのアクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択することで、リードの作成に加えてリードの登録と同時に通知を行うフローが構築できます。
Q：同じメールアドレスのリードは重複しますか？
A：同一メールアドレスのリードが存在してもエラーにはなりません。
リードが重複して作成されることも、既存のリードが更新されることもなく、既存のリードのデータだけが返ってきます。
そのため、同じ見込み客から複数回問い合わせがあった場合でも、Hunter上ではデータが上書きされたり、重複して作成されたりすることはありません。
Q：Hunterのカスタムフィールドにも連携できますか？
A：はい、できます。
Hunterの「リードを作成する」アクション設定時に、「Custom attributes」の「Custom attributes name」をクリックしてください。
Hunterにあらかじめ設定してあるカスタムフィールドが候補として表示されるので、そこに対応する取得した値を設定することで、カスタムフィールドにも連携が可能です。
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