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「Outlookで受信する大量のメールから、重要な情報をSmartsheetに転記するのが大変…」
「毎日のように発生するOutlookからSmartsheetへのコピー＆ペースト作業で、入力ミスや転記漏れが起きていないか不安…」
このように、日々の業務でOutlookとSmartsheetを利用する中で、手作業によるデータ連携に限界や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容を、人の手を介さずに自動でSmartsheetのタスクとして追加する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されるはず。
また、入力ミスを心配する必要もなくなり、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を創出できます。
この記事では、プログラミングの知識が一切なくても、驚くほど簡単に設定できる業務自動化の方法をご紹介します。
ぜひこの機会に導入し、日々の定型業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを完全に自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールの情報をトリガーとして、Smartsheetに新しい行を自動で追加するといったことが可能になり、業務の手間を大幅に削減します。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した特定のメール、例えばクライアントからの問い合わせやタスク依頼などを、Smartsheetに手動で転記する作業は、時間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、特定の条件に合致したメールを受信した際に、その情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加するため、<span class="mark-yellow">素早い情報共有とタスクの可視化が実現し、対応漏れを未然に防ぎます。</span>
毎日届く大量のメール、特に長文の報告や依頼内容をすべて読んで要点を把握するのは骨が折れる作業です。
この自動化では、Outlookで受信したメールの本文をAIが自動で要約し、その結果をSmartsheetの行に追加するため、<span class="mark-yellow">長文メールの内容を瞬時に把握でき、タスクの優先順位付けや迅速な意思決定を強力にサポートします。</span>
それでは、さっそく実際にOutlookとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSmartsheetの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにOutlookと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるOutlookの準備をしましょう。トリガーとしたいOutlookのメールフォルダにテストメールを送信してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなメールを送信しました。
Outlookの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Outlookのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Outlookから取得したデータを、Smartsheetの行に追加する設定をしましょう。
赤枠の「行を追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択画面になるので、タイトルは先ほどと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います。
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。
(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はOutlookからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
タスクの進捗に合わせて関係者への通知を自動化するなど、さらに幅広い業務効率化が可能です。
Smartsheetで新しいタスクやプロジェクトの行が追加された際、関係者に手動で通知メールを送るのは手間がかかります。
このテンプレートを使えば、Smartsheetに行が追加されたことをトリガーに、設定した宛先へ自動でメールを送信するため、<span class="mark-yellow">情報共有のスピードが格段に向上し、チームメンバーは常に最新の状況を把握しながら業務を進めることができます。</span>
Smartsheetで管理しているすべてのタスクの更新通知が飛ぶと、かえって情報過多になってしまうことがあります。
この連携では、「優先度：高」や「ステータス：要確認」など、特定の条件を満たす行が追加・更新された場合にのみ通知メールを送信するように設定できるため、<span class="mark-yellow">本当に重要な情報だけをピックアップして関係者に通知でき、確認漏れを防ぎながら効率的なコミュニケーションを実現します。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
受信メールの添付ファイルをクラウドストレージへ自動アップロードし、ファイル管理の手間を削減。
また、月末の自動メール送信や外部システムからの情報に基づくメール送信で、定型業務と顧客アプローチを自動化します。
これにより、手動作業を大幅に削減し、コア業務への集中をスムーズにできるはずです。
行追加をトリガーとした他ツールへの通知やデータベースへの自動連携により、タイムリーな情報共有とレポート作成を効率化。
また、他サービスからのフォルダ自動作成、フォームからの回答登録、ユーザー追加を通じて、手動でのデータ入力と管理の煩雑さを削減できます。
これにより、チームの生産性を高めつつ、データの整合性を強化します。
OutlookとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOutlookとSmartsheet間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は情報の入力や確認といった単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべき戦略的なタスクに集中できる理想的な環境が整うはす。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を実際に体験してみてください！
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