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「楽楽明細で発行した請求書の情報を、kintoneの顧客管理アプリに毎回手入力するのは大変…」
「月末は請求業務に追われて、kintoneへのデータ反映が遅れがち…」
このように、楽楽明細とkintoneという便利なツールをそれぞれ利用しているにもかかわらず、その間を埋める手作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？
定型的ながらも正確性が求められるこの作業は、ヒューマンエラーのリスクを常に伴い、担当者の大きな負担となりかねません。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">楽楽明細で帳票が発行されたタイミングで、その情報が自動的にkintoneのレコードとして追加・更新される仕組み</span>です。この仕組みを活用することでこうした日々の煩わしさから解放され、より重要な分析業務や顧客対応に集中できる時間を創出することができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるので、本記事を参考にデータ連携の効率化を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">楽楽明細とkintoneを連携し、日々の様々な業務を自動化する</span>ためのテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
楽楽明細とkintoneのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化できます。
例えば、楽楽明細で帳票が発行されるたびに、その詳細情報をkintoneのデータベースに自動で登録することが可能になり、手入力の手間や入力ミスをなくすことができるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックして試してみてくださいね！
楽楽明細で新しい帳票が発行されるたびに、その情報を手動でkintoneに転記する作業は時間がかかり、ミスの原因にもなりますよね。
このテンプレートを使えば、帳票が発行されたことをきっかけに、<span class="mark-yellow">発行日や請求金額、顧客情報などを自動でkintoneの指定したアプリにレコードとして追加</span>できるため、面倒な転記作業をなくし、タイムリーで正確な情報共有をサポートします。
全ての帳票ではなく、「請求書」や「特定の取引先の帳票」など、特定の条件に合致する帳票情報のみをkintoneに連携したいケースもありますよね！
この連携では、発行された帳票の種類や内容に応じて処理を分岐させ、<span class="mark-yellow">条件に合うものだけをkintoneに自動登録</span>することができます。
これにより、kintone上の情報を必要なものだけに絞り込むことができ、より管理しやすく、実用的なデータベースを構築できるでしょう。
それでは、さっそく実際に楽楽明細とkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで楽楽明細とkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をkintoneに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【楽楽明細のマイアプリ登録】
検索窓で楽楽明細と入力し、表示された候補から楽楽明細を選択します。
新規登録画面が表示されるので必要項目を入力し、「追加」を押したら連携完了です！
【kintoneのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。最後に「追加」を押したら、連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、楽楽明細で帳票が発行された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「帳票が発行されたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で入力した情報が反映されています。フローで使用するアカウントであるかどうかを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず「帳票が発行されたら」のままにして、「次へ」を押します。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作確認のためにテストを行います。
楽楽明細でテスト用に帳票を発行し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、発行した帳票のデータが「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。内容を確認し、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、楽楽明細で発行された帳票のデータを、kintoneにレコードとして追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
先ほどと同じように、タイトルは必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認しましょう。
実行アクションは「レコードを追加する」のままにして、データベースの連携設定に進みます。
データベース連携の「アプリID」には、楽楽明細から取得した帳票データを追加するkintoneのアプリを指定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいた情報で候補が表示されるので、候補から該当のアプリを選択してください。
該当のアプリがなかなか表示されない場合は、入力欄下の注釈に従って手入力して設定することもできますよ！
次に、データベース操作の詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目を、適切なアウトプットを使って設定していきましょう！
たとえば「顧客名」には、「取得した値」の「帳票が発行されたら」内にある、「顧客名」を選択する、といったように適切な値をそれぞれ選択してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」表示されている各項目は、連携しているkintoneアプリに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、kintoneのアプリを編集してください。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックし、kintoneの指定したアプリに楽楽明細の帳票データが、実際にレコードとして追加されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をkintoneに追加する」フローの作成手順でした！
kintoneや楽楽明細などのクラウドサービスは、他の多種多様な業務アプリケーションとも柔軟に連携できることが大きな強みです。データベースや営業管理、社内業務ツールとスムーズに組み合わせれば、業務プロセス全体の自動化が実現できるでしょう。
以下にも多数の自動化例が用意されているため、現在の運用にフィットするテンプレートを探して、ぜひ活用してみてください。
会計帳票が発行されたタイミングを起点に、さまざまなデータベースや営業管理ツールに帳票情報を自動で転記。
ExcelやGoogleスプレッドシート、Notionのようなサービスに登録することで管理効率を高め、Salesforceや販売管理クラウドへの登録で営業活動と連動した運用も可能です。
業務アプリの情報を活用し、フォルダの自動作成から請求書・見積書の作成や送付、データを経費管理サービスへ連携、Webサイトへの記事自動投稿まで幅広い業務に展開できます。
各種フォームの入力結果を素早くアプリに反映することも可能なので、情報の一元管理や手間の削減に最適です。
いかがでしたか？本記事では、楽楽明細とkintoneを連携させ、帳票発行に伴うkintoneへのデータ登録を自動化する方法についてご紹介しました。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの心配なく、迅速かつ正確な情報管理を実現</span>できるでしょう。これにより、担当者は単純作業から解放され、月末月初の業務負荷を軽減しながら、売上分析や顧客フォローといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、Yoomを活用することでプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に構築できます。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。業務を効率化するポイントは小さな改善の積み重ねです。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてください。
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