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「SlackとOutlookを頻繁に行き来していて、情報連携が面倒…」
「Slackで受けた依頼をOutlookのタスクに手入力していて、転記ミスや漏れが心配…」
このように、日々の業務でSlackとOutlookを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Slackの特定メッセージをトリガーにOutlookへ自動で通知したり、タスクを作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、情報の見逃しや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行えるため、手間や時間をかけずに業務の生産性を向上させることが可能ですので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SlackとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SlackとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化し、業務フローを劇的に効率化できます。
例えば、Slackの重要なメッセージを自動で要約してOutlookで通知したり、Slack上の依頼事項をOutlookのタスクとして自動登録したりすることが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Slackの特定のチャンネルに投稿される大量のメッセージの中から、重要な情報だけを追いかけるのは大変な作業です。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">指定したキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その内容をAIが自動で要約し、Outlookメールで関係者に通知</span>できます。
これにより、重要な情報の見逃しを防ぎ、迅速な情報共有を実現しながら、確認作業にかかる時間を削減します。
Slack上で発生した依頼事項をOutlookのタスクに手動で登録する作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなりがちですが、この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">「#依頼」などの特定のキーワードを含むSlackメッセージをトリガーとして、自動でOutlookにタスクを作成</span>できます。
これにより、タスク管理の抜け漏れをなくし、担当者は依頼内容に即座に対応できるようになります。
それでは、実際にSlackとOutlookを連携させた自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用して、誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Slackで指定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、AIで要約しOutlookで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
事前準備
テスト用にSlackにメッセージを送信します。
このメッセージのテキストを要約し、Outlookに通知する流れです。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Slackの場合
ナビで解説した方法で連携してみましょう！
Outlookの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Outlookを検索し、クリックしてください。
Microsoftのサインイン画面に移行するのでメールアドレスなどを入力し「次へ」をクリックします。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
これでOutlookのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではSlackで指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チャンネルIDのフィールドをクリックし、候補の中から連携したいチャンネルを選択します。
テキストも入力しましょう。
今回は「至急」というテキストが含まれるメッセージを絞り込むように設定しました。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、テキストを要約する設定を行います。
要約対象のテキストは、前項で取得した値を使用して設定します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
文字数と要約の条件を任意で設定します。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
この時、テストできる回数に限りがあるのでご注意ください。
テストに成功すると、要約された内容が表示されていますね！
この時値も取得されます。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、Outlook側の通知メールの送信設定を行います。
※Outlookについて：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま下に進みます。
「To」には、メールを送信する宛先(メールアドレス)を直接入力します。
件名と本文を入力します。
本文に前項で取得した値から「要約結果」などを選択できます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローが実行されるたび新しい値が反映されます。
入力したら、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面から、メール送信のテストをします。
内容を確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、Outlook側にメールが送信されます。
確認し、「保存する」をクリックします。
メールエラーの場合はこちらを参考にしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Slackで指定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、AIで要約しOutlookで通知する方法は以上です。
今回はSlackからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をSlackに連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
重要な顧客からの問い合わせメールなど、特定の件名を持つメールをOutlookで受信した際に、その<span class="mark-yellow">メール本文をAIが自動で要約し、内容をSlackの指定チャンネルに即座に通知</span>できます。
これにより、チーム全体で迅速に情報を共有し、対応のスピードを格段に向上させることが可能です。
Outlookで受け取った請求書や発注書などのPDFファイルをいちいち開封して内容を確認するのは手間がかかりますが、この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、抽出したテキスト情報をSlackに通知</span>できます。
これにより、書類確認作業を効率化し、後続の処理へスムーズにつなげることができます。
Yoomでは、SlackとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
SlackとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Outlookで特定の件名のメールを受信したらAmazon Seller Centralの注文情報を取得して通知したり、タスクが作成されたらTrelloにカードを作成したりと、メールやタスクの管理を自動化できます。
Googleフォームにセミナー申込があったら、AIで職種や関心を判別してSlackに通知したり、トークスクリプトや動画広告の企画依頼をもとにAIで自動生成してSlackに送信したりと、フォームの回答をトリガーに社内の情報共有を効率化できます。
SlackとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSlackのメッセージ確認やOutlookへの情報転記といった定型業務の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
担当者は情報の見逃しや対応漏れの心配から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の直感的な操作だけで簡単に構築することが可能ですので、もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：キーワード以外のトリガーは使えますか？
A：Slackでは、今回紹介したトリガーの他にも、「チャンネルでメンションされたら」など様々な機能をトリガーとすることが可能です。
詳しくはこちらのページもご参照ください。
Q：連携が失敗した場合どうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：無料プランでどこまで自動化できますか？
A：SlackとOutlookはフリープランから利用できるアプリです。
設定方法を解説した連携を継続利用する場合、毎月50件以内のコンタクト作成であれば無料です。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フリープランでは毎月100タスクまで利用可能です。
毎月50件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Yoomプランと「タスク実行数」のカウント方法について
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