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「Smartsheetでプロジェクトの行を追加するたびに、手動でOneDriveにフォルダを作成している…」
「情報の紐付けが手作業なので、フォルダの作成忘れや命名ミスが起きてしまう…」
このように、プロジェクト管理ツールSmartsheetとオンラインストレージOneDriveを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに行が追加されたタイミングで、関連するフォルダをOneDriveに自動で作成する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、抜け漏れのないスムーズな情報共有が実現できます。
これにより、手作業にかけていた時間を削減し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えることができるはず。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
可能です。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとOneDriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとOneDriveのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた情報連携を自動化できます。
例えば、Smartsheetに新しいプロジェクトやタスクが追加された際に、関連資料を保管するためのフォルダをOneDriveに自動生成する、といったことが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が追加された際に、その情報を基にしてOneDriveに専用のフォルダを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成作業をなくし、命名規則の統一したり、作成漏れを防いだりできる</span>ため、プロジェクト資料の管理が格段に効率化されます。
Smartsheetで追加された行の中でも、「ステータスが“進行中”になった」や「特定の担当者がアサインされた」といった特定の条件に合致する場合にのみ、OneDriveにフォルダを自動作成する連携です。
<span class="mark-yellow">本当に必要なフォルダだけを適切なタイミングで作成できる</span>ため、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、より整理されたストレージ環境を維持できます。
それでは、実際にSmartsheetとOneDriveを連携したフローを作成してみましょう。今回は、プログラミング知識がなくても直感的に使えるノーコードツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
OneDriveの連携
先ほど同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
下記のようなアカウント選択画面になるので、Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetで抽出したデータを用いて、OneDriveにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、下記のように詳細を設定していきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。OneDriveの指定のフォルダ内に、実際にフォルダが作成されていることを確認してみましょう!下図のように、設定した通りのフォルダが作成されていればOKです!
確認したら「保存する」をクリックして、設定完了です。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからSmartsheetへのデータ連携も可能です。
例えば、OneDriveに特定のファイルが格納されたことをきっかけに、Smartsheetに関連タスクを作成するといった自動化も実現できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
OneDriveの指定したフォルダに新しいファイルが格納されたことをトリガーとして、Smartsheetに新しい行を自動で追加する連携です。
<span class="mark-yellow">契約書や請求書などの重要ファイルがアップロードされた際に、確認や承認といった関連タスクをSmartsheetに自動で起票できる</span>ため、対応漏れを未然に防ぎます。
OneDriveに格納されたファイルの中でも、「ファイル名に“最終版”と含まれている」や「拡張子が“.pdf”である」といった特定の条件を満たすファイルのみを対象として、Smartsheetに行を追加する連携です。
<span class="mark-yellow">より重要なファイルに絞ってタスクを生成できる</span>ため、Smartsheet上のタスク管理をさらに効率化し、ノイズを減らすことができます。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやOneDriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
様々なビジネスツールからの情報を自動で取り込み、一元管理を可能にします。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、情報の正確性と鮮度を向上させます。
チーム間の情報共有をスムーズにし、タイムリーな意思決定とプロジェクトの迅速な推進をサポートするでしょう。
チャットツールへのファイルアップロード通知、メール添付ファイルの自動保存、CRMサービスやフォームからの情報に基づいたフォルダ作成、電子署名済み書類の自動格納をシームレスに実現します。
手動でのファイル操作や情報共有の手間を削減し、抜け漏れのない効率的なワークフローを構築可能です。
最新情報へのアクセスと迅速な意思決定を可能にします。
SmartsheetとOneDriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetへの情報登録とOneDriveでのフォルダ作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトの情報と関連資料が常に正確に紐づいた状態が保たれ、担当者はより迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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