.avif)
・
「Microsoft Teamsのカレンダーに新しい予定を追加したら、関係者がいるチャネルに毎回手動で共有している…」
「重要な会議の案内を投稿し忘れて、参加者に迷惑をかけてしまったことがある…」
このように、Microsoft Teams内での情報共有における手作業の多さや、それに伴う共有漏れのリスクに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録された瞬間に、指定したチャネルへ自動で通知が飛ぶ仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の面倒な作業から解放されるだけでなく、チーム内での情報伝達のスピードと正確性を格段に向上させ、より円滑なコミュニケーションを実現できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、チームの情報共有をより効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとYoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたMicrosoft Teams内の異なる機能間での情報共有を自動化できます。
例えば、カレンダーに登録されたイベント情報を、特定のチャネルに自動で投稿するといったことが可能になり、手作業による投稿の手間や、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その情報を手動でコピー＆ペーストしてチャネルに共有する作業は、手間がかかる上に共有漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、イベント登録をトリガーとして、<span class="mark-yellow">イベント名、時間、参加者などの詳細情報を指定したチャネルに自動で投稿可能です。</span>
情報共有の確実性が向上し、チーム全体の連携がスムーズになります。
すべてのカレンダーイベントではなく「定例会議」や「重要MTG」といった特定のイベント情報のみをチームに共有したい場合、手動での選別と通知作業は非常に面倒です。
この連携では、<span class="mark-yellow">イベントの件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ、という条件でフィルタリングし、該当するイベント情報だけを自動でチャネルに通知</span>できます。
不要な通知を減らし、チームに本当に重要な情報だけを届けられます。
それでは、さっそく実際にYoomとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、チャネルに通知するフローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくMicrosoft Teamsをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にMicrosoft Teamsと入力するとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしたままであれば、瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Teamsのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にMicrosoft Teamsのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「カレンダーにイベントが登録されたら」のアイコンをクリックします。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「カレンダーにイベントが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストのため、Microsoft Teamsの画面でカレンダーにイベントを作ってみましょう！
なお、今回は以下のような予定を作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Microsoft Teamsから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
アクションには「チャネルにメッセージを送る」を選びます。
各項目を設定していきます。
※「必須」と書かれた項目は、漏れのないように入力してくださいね。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてくださいね。
設定が終わったらテストをクリックし、成功したら保存しましょう。
テスト後は、Microsoft Teamsの画面でメッセージが投稿されているか確認しておくと、より安心です！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、チャネルに通知する方法でした！
Microsoft Teamsは、スケジュール・タスク・外部通知など様々な情報をチャットに集約し、チームの連携を円滑にできるかもしれません。
自動化により、重要な情報をスピーディーに通知することで、対応漏れや二度手間を防げます。
Microsoft Teams内の連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーからチャネルへの情報転記作業の手間をまるごと削減し、共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、チームメンバーは常に最新の情報をリアルタイムで受け取れるようになり、より本質的な業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
