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「Microsoft Teamsのチャットで受けた顧客情報を、CRMであるFreshsalesに一件ずつ手作業で転記している…」
「情報の入力漏れやコピー＆ペーストのミスで、後から確認の手間が発生してしまった…」
このように、Microsoft TeamsとFreshsales間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで受信した特定のメッセージをもとに、Freshsalesへ自動で連絡先情報を登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるかもしれません。
また、入力ミスによるトラブルを防ぎながら、より効率的で正確な顧客対応に集中できる時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現が可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとFreshsalesを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとFreshsalesのAPIを連携すれば、
これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば「Microsoft Teamsで受け取った問い合わせ内容をFreshsalesの連絡先として自動で登録する」といった連携が実現できます。
これから、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャネルでメッセージを受信した際に、その内容を自動的に解析してFreshsalesに新しい連絡先として登録する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">チャットで受けたリード情報を手動で転記する手間がなくなり、登録漏れや入力ミスを確実に防ぐ</span>ことができます。
営業担当者は自動で更新される顧客情報を元に、効率的にアプローチを開始できます。
Microsoft Teamsで受信したメッセージの中でも、「問い合わせ」「資料請求」といった特定のキーワードが含まれるものだけを抽出し、Freshsalesに連絡先として自動登録するより高度な連携です。
この分岐処理を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">重要なリード情報だけを的確にCRMへ蓄積し、不要な情報のノイズを減らせる</span>ため、営業活動の質と効率をさらに高めることが可能になります。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとFreshsalesを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとFreshsalesの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Freshsales
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsで受信した内容をもとに、Freshsalesに連絡先を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下のナビをご覧ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにFreshsalesと入力し、Freshsalesのアイコンをクリックします。
Freshsalesより、アクセストークンとバンドルエイリアスを取得し入力を行い、追加ボタンをクリックしましょう。
マイアプリにFreshsalesが追加されたことを確認出来たら、
Freshsalesのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるMicrosoft Teamsのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面では以下を設定していきます。
設定が完了したら実際に設定したチャネルにメッセージを送ります。
フローボットに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
画面赤枠の「テキスト抽出」をクリックしてください。
アクションを選択画面では、抽出に使用するAIのモデルを選択できます。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面ではテキストを抽出する対象や、抽出方法の設定を行います。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
次にFreshsalesの設定を行います。
画面赤枠の「連絡先の作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面でFreshsalesに登録する値を設定していきます。
その他の項目は任意で設定を行ってください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にFreshsalesに連絡先が作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Freshsalesを参照し、連絡先が作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はMicrosoft TeamsからFreshsalesへデータを連携する方法をご紹介しましたが、
逆にFreshsalesでのアクションをきっかけにMicrosoft Teamsへ情報を連携したい場合は、
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
営業活動の進捗をチーム全体でリアルタイムに共有するなど、
さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
Freshsalesで新しい取引が作成されたタイミングをトリガーとして、その情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知する連携です。
<span class="mark-yellow">新規案件の発生をチームメンバーが把握できる</span>ため、担当者の割り振りや次のアクションへの移行がスムーズになり、チーム全体の営業活動のスピードが上がるでしょう。
Freshsalesで作成された取引の中から、「高確度」や「特定金額以上」といった特定の条件を満たすものだけを検知し、Microsoft Teamsに通知する連携です。
<span class="mark-yellow">特に重要な案件の発生を見逃すことなく、マネージャーや関連部署へ迅速に情報共有</span>ができるため、組織として優先度の高い案件に集中して取り組む体制を構築できます。
他にも、Microsoft TeamsやFreshsalesを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
メッセージ投稿をトリガーに、データベース追加やメールへ自動通知します。
逆に、カレンダーやオンライン会議、タスク管理ツールからの情報をトリガーに、リマインドや課題の通知を行います。
チーム間の情報連携がスムーズになり、業務の生産性が向上します。
連絡先や案件作成をトリガーに、他社CRMやECプラットフォーム、業務データベースへ顧客情報を自動同期したり、メール通知します。
また、他ツールの情報を自動登録・更新。
手作業によるデータ転記が減るため、情報連携の正確性とスピードが向上し、営業効率を高めます。
Microsoft TeamsとFreshsalesの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチャット内容の転記作業や、それに伴う入力ミス、情報の反映遅延といった課題の解決につながります。</span>
これにより、担当者は顧客情報の管理業務から解放され、営業活動や顧客対応といった本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の担当者からの投稿のみを連携対象にできますか？
A：はい、分岐のオペレーションを使用することで実現できます。
例えば下記のようにメッセージが担当者Aから送信されたときのみ、連絡先を作成するフローが作成できます。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、
普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Microsoft Teamsのメッセージ形式が変わった場合のAI抽出精度は？
A：正確に精度を指し示す指標の提示は難しいですが、画像の赤枠箇所でAIに詳細な指示を記載することもできるため、テストを重ねて上手く特定の項目が抽出できるように調整を行うことも可能です。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知や対処法は？
A：Yoomにご登録いただいているメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メール内に、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されているのでご確認ください。
エラー修正後、自動で再実行は行われないので手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することも可能です。
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