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「Freshserviceで新しいチケットが作成されたら、関係者にMicrosoft Teamsで通知したいけど、毎回手作業で連絡するのは面倒…」
「重要なチケットなのに、通知漏れや連絡ミスで対応が遅れてしまうことがある…」
このように、FreshserviceとMicrosoft Teams間の手作業での情報連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshserviceでチケットが作成されたら、その内容を自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、情報共有のスピードと正確性を向上させることができます。
これにより、手作業による通知の手間やミスが少なくなるだけでなく、チーム全体で迅速なインシデント対応が可能となり、より重要な業務に割く時間を生み出します。
今回ご紹介する自動化は、プログラミング不要で簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshserviceとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshserviceとMicrosoft TeamsのAPIを連携すれば、Freshserviceで発生したイベント情報をMicrosoft Teamsに自動的に通知することが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例をご紹介しますので、ぜひクリックしてみてください！
Freshserviceで新しいチケットが作成されるたびに、Microsoft Teamsで関係者へ手動通知する作業は、手間がかかるだけでなく通知漏れのリスクも伴います。
この自動化を設定することで、チケットが作成されると<span class="mark-yellow">チケットの詳細情報が自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知される</span>ため、スムーズな情報共有が実現し、対応の迅速化と抜け漏れ防止に繋がります。
この連携は、Freshserviceのデータを直接Microsoft Teamsに連携するシンプルな構成で設定が簡単です。
それでは、実際にFreshserviceとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでFreshserviceとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回連携するアプリの公式サイト：Freshservice／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は「Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にFreshserviceを入力し表示される候補をクリックします。
以下のような画面が表示されるため、Freshserviceで確認し入力し、登録しましょう。
マイアプリにFreshserviceが表示されていれば連携完了です。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Freshserviceでチケットが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するFreshserviceのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
利用プランについてはこちらをご確認ください。
実際にFreshserviceでチケットを作成し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のように取得した値にメッセージの内容が表示されます。
この後、取得した値を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Freshserviceでチケットが作成されたことをMicrosoft Teamsに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
チームID、チャネルIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
メッセージには以下のようにFreshserviceから取得した値を用いて「件名」「説明（テキスト）」を入力しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功しているか確認しましょう。
（テストを行うと、実際に設定したチャネルにメッセージが送信されるのでご注意ください）
Microsoft Teamsも確認し、メッセージが送信されているかを確認します。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はFreshserviceからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからFreshserviceへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teams上で発生した障害報告やユーザーからの問い合わせなどを、手動でFreshserviceにチケットとして起票する作業は、手間がかかり起票漏れのリスクもあります。
この連携を活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージをトリガーとして、<span class="mark-yellow">メッセージ内容から必要な情報を抽出し、自動でFreshserviceのチケットを作成</span>できるため、インシデントの迅速な記録と対応開始が可能になります。
この自動化は、AIを使ってMicrosoft Teamsのメッセージから特定のデータを抽出してFreshserviceに連携する構成のため、業務にあわせた柔軟な設定も可能です。
FreshserviceやMicrosoft TeamsのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
ストレージサービスと連携することで、Freshserviceにチケットが作成されたら、対応するフォルダを自動作成できます。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
また、Freshserviceにチケットやタスクを作成する業務の自動化もあります。
データベースと連携することで、レコードの追加や更新をMicrosoft Teamsの指定のチャネルへ自動通知できます。
テンプレートを設定するだけで、メッセージを作成して通知する手間を省けるので、業務を効率化したいときに利用してみてください。
他にも、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を追加する自動化や、ファイル・メッセージの受信をトリガーにした自動化などもあります。
FreshserviceとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケット作成時の通知作業の手間を削減し、通知の抜け漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はインシデントや問い合わせに対してより迅速かつ正確に対応でき、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の担当者にメンション付きで通知できますか？
A：はい、可能です。
メンションについてはこちらをご確認ください。
Q：Freshservice側のAPIキーはどこで取得しますか？
A：画面右上のアイコンをクリックし、プロフィール設定を開きます。
以下の画像の赤枠の箇所で、ロボットではないことを確認後にAPIキーが表示されます。
Q：通知が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を利用することも可能です。
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