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「Todoistで管理しているタスクと、Dropboxに保存している関連ファイルを紐付けるのが面倒…」「新しいプロジェクトが始まるたびに、Todoistでタスクを作成して、Dropboxにフォルダを作るのは二度手間…」
このような連携において、手作業による非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Todoistでのタスク管理とDropboxでのファイル管理を自動で連携させる仕組み</span>があれば、こうした作業から解放され、他の業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの記事を参考に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">TodoistとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TodoistとDropboxのAPIを連携させることで、タスク作成やフォルダ作成、ファイル管理といった一連の作業を自動化できます。
これにより、作業時間の短縮はもちろん、ヒューマンエラーの防止にもつながり、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
Webサイトの問い合わせフォームや社内の依頼フォームに回答が送信されたのをきっかけに、Todoistに自動で対応タスクを作成し、同時に関連ファイルを保管するためのDropboxフォルダも自動生成する連携です。
<span class="mark-yellow">問い合わせや依頼内容の転記作業、タスク・フォルダの作成漏れがなくなり、迅速な初期対応を実現</span>します。
それでは、実際にTodoistとDropboxを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Todoist／Dropbox
[Yoomとは]
今回は「フォームに回答が送信されたら、Todoistにタスクを作成し、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Todoist
Todoistを検索・選択後、「メールアドレス」と「パスワード」を入力してログインすると、マイアプリ登録の完了です。
Dropbox
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォーム」をクリックしてください。
続いて、フォームの作成に進みます。
以下の画面が表示され、フォームを作成するための項目がすでに登録されています。
フォームの作成について
「質問を追加」をクリックすると、新しい質問の追加が可能です。
質問を追加したい場合は、フォームの基本設定・オプション設定についてを参考に設定してみてください。
なお、画面右上の「プレビューページ」をクリックすると、フォームの入力ページを確認できます。
「完了ページの設定」は、以下を参考に設定してみてください。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を確認し、「次へ」をクリックします。
※どちらを選択しても、外部ユーザーはフォームに回答できます。
次に、フォームの表示確認と詳細設定です。
「content（タスク名）」「description（タスクの詳細）」「due_date（タスクの期限）」のサンプルを手動で入力し、「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
※ここで設定した内容を、後のフローで使用します。
フォームのトリガーをもとに、Todoistでタスクを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「タスクを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「content（タスク名）」「description（タスクの詳細）」を、取得した値から選択します。
※取得した値を使用することで、値が固定化されず、毎回最新のタスク情報が反映されます。
同様に、「due_date（タスクの期限）」も取得した値から選択してください。
※この記事では「due_date」をフォームの質問内容に設定しているため、取得した値を引用していますが、フォームの質問に「due_string」や「due_datetime」を指定した場合は、実態にあわせて入力してください。
なお、日付の入力については以下も参考にしてください。
日付・日時の自動変換について
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
同時に、Todoistにもタスクが作成されているのを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Todoistに登録されたタスクをもとに、Dropboxでフォルダを作成するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「フォルダを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「フォルダのパス」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Dropboxにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はTodoistの情報をもとにDropboxを操作する連携をご紹介しましたが、逆にDropboxでのアクションをきっかけにTodoistへ情報を連携することも可能です。DropboxからTodoistへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
特定のDropboxフォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーにして、Todoistに「ファイル確認」や「レビュー依頼」などのタスクを自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">契約書や請求書といった重要なファイルがアップロードされた際に見逃すことなく、迅速に対応依頼のタスクを作成できる</span>ため、業務の抜け漏れを防ぎます。
Yoomでは、TodoistとDropboxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
TodoistとDropboxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
ファイルストレージやフォーム、メール、チャットからの情報を自動でタスク化し、タスク管理を一元化します。
また、GoogleDriveやOneDriveに新しいファイルが追加されたらタスクを作成し、フォーム回答時にタスク作成と同時にGoogleDriveやOneDriveにフォルダを作成できます。
さらに、Googleドキュメントの内容をAIで要約してタスクを作成したり、毎日当日期限のタスクを取得しOutlookでリマインドするなど、タスク消化のサポートも可能です。
ファイルのアップロードや受信をトリガーに、様々なシステムとの連携を自動化し、情報共有とデータ処理を効率化します。
また、ファイルが追加されたらTrelloにカードを作成したり、Slackに通知したりできます。
さらに、アップロードされたPDFや契約書をOCRで読み取り、Googleスプレッドシートに追加したり、Googleフォームの回答やOutlook、Slack、Chatworkで受信した添付ファイルをDropboxに自動保存することで、ファイル集約の手間を削減できます。
TodoistとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのタスク登録やフォルダ作成といった手間を減らし、ヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能</span>です。
これにより、担当者はファイルを探したり、情報を転記したりする時間から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになります。
今回ご紹介した業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築することが可能ですので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Dropboxに作成するフォルダ名を、タスク名や日付を組み合わせて自動設定できますか？
A：はい、可能です。「フォルダを作成」のオペレーションで、「フォルダのパス」にcontentとdue_dateを取得した値から選択すると、「タスク名_YYYYMMDD」のように、命名規則を設定できます。
Q：Todoistの特定のプロジェクトやラベルが付いたタスクのみを連携の対象にできますか？
A：はい、可能です。分岐を追加することで実現できます。
例えば、タスク名に「テスト」が含まれるものだけを連携させたい場合、「分岐条件」を「content（タスク名）にテストを含む場合」に設定してみてください。
分岐設定について
Q：連携がエラーになった場合（認証切れなど）、どのように検知・対処すればよいですか？
A：連携が失敗した場合をはじめ、何かしらのエラーが発生した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、メールなどで自動通知されます。
ただし、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法についてをご覧いただき、解決しない場合はYoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
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