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「Todoistでタスクを管理しているけど、数が増えすぎて期限切れのタスクをつい見逃してしまう…」
「毎朝、今日が期限のタスクを確認して優先順位を考える作業に時間を取られている…」
このように、日々のタスク管理における見逃しや確認作業の煩雑さにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">毎朝自動でその日に期限を迎えるタスクをリストアップし、さらにはAIが重要度や緊急度を判定して通知してくれる仕組み</span>があれば、タスクの見逃しを確実に防ぎ、スムーズに一日の業務を開始できるため、より重要なコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Todoistの期限切れタスクを自動でリマインドする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎朝Todoistの今日が期限のタスク一覧を取得し、AIで重要度・緊急度を判定してGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Todoist／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Todoistのマイアプリ連携】
検索窓にTodoistと入力し、表示された候補から選択しましょう。
次の画面が表示されたら、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインをクリックしてください。
以上で、Todoistのマイアプリ連携が完了です。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「毎朝Todoistの今日が期限のタスク一覧を取得し、AIで重要度・緊急度を判定してGmailで通知する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、Todoistの今日が期限のタスク一覧を取得する設定を行います。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、API接続設定の画面で「テスト」をクリックします。
ここで、今日が期限のタスクを取得することができます。今日が期限のタスクを作成していない方はテストをする前に作成してください。
テストに成功したら、取得した値を確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、今日が期限のタスクの重要度・緊急度を判定して要約を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回は以下のように設定していますが、自由に設定しましょう。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！ここでは、先ほどAIが要約した結果をGmailに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。通知されましたね。
以上で【毎朝Todoistの今日が期限のタスク一覧取得し、AIで重要度・緊急度を判定してGmailで通知する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Yoomでは、Todoistを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Todoistに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google DriveやDropboxなどのファイル、Googleドキュメントの内容、OutlookカレンダーのイベントをもとにTodoistにタスクを自動作成します。
さらに、Zoho CRMのタスク、boardの受注確定、Smartsheetのデータ追加といった業務システムのアクションをトリガーに、タスクを自動生成できます。
また、WrikeやTimelyといった他のタスク管理ツールとの連携や、Airtableのレコード更新によるタスク情報の自動更新も可能です。
これにより、多岐にわたるインプットをタスクに変換し、タスクの抜け漏れを防ぎ、業務管理の一元化を実現できます。
Todoistと様々なツールを連携し、タスクの通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた毎日のタスク確認や優先順位付けの手間を削減し、タスクの見逃しといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、日々の業務をスムーズに開始でき、本来集中すべきコア業務にしっかりと時間を使える環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のプロジェクトやラベルのタスクだけを通知対象にできますか？
A：はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、特定のプロジェクトやラベルだけを通知対象にすることができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：AIによるタスクの重要度判定はカスタマイズできますか？
A：プロンプトに指示を細かく記載することで、自分やチームの基準に合わせて判定をコントロールできます。
（プロンプトを設定する際は、以下のようなコツが挙げられます。
このように出力形式や条件を明示することで、ブレの少ない結果が得られます。）
Q：通知先をGmail以外にも設定できますか？
A：はい、可能です。Gmail以外の他ツールを通知先として設定することができます。
Yoomではさまざまなアプリと連携が可能です。
詳しくは以下をご確認ください。
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