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「Zoho Mailで受信した長文メールの要点を素早く把握したい」
「問い合わせメールの内容をChatGPTで要約して、担当者にスムーズに引き継ぎたい」
このようにZoho MailとChatGPTを連携させて業務を効率化したいと考えつつも、日々の業務に追われて手作業でのコピー＆ペーストを繰り返していませんか？
その手作業には時間的コストだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったリスクも潜んでいます。
そこで、もし<span class="mark-yellow">Zoho Mailでメールを受信した際にその内容がChatGPTで要約され、関係者に自動で共有される仕組み</span>があったらどうでしょう？情報共有のスピードと正確性が向上し、もっと重要な分析や戦略立案といったコア業務に時間を使えるようになりますね。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に日々の定型業務を自動化し、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho MailとChatGPTを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho MailとChatGPTのAPIを連携すれば、Zoho Mailで受信したメール情報をトリガーに、ChatGPTによる要約や文章生成を自動で実行させることが可能です。
これにより、これまで手作業で行っていた情報整理や共有のプロセスを効率化できるでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
日々大量に届くメールの中から重要なものをピックアップし、その内容を要約して関係者に転送する作業は手間がかかりますよね。
このテンプレートを利用すれば、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信したメール本文をChatGPTで自動的に要約し、その結果を指定の担当者にメールで転送</span>できます。情報共有の迅速化と工数削減が同時に実現しますね。
特定のプロジェクトやクライアントからのメールだけを効率的に処理したい、というニーズもあるでしょう。
この連携では、Zoho Mailの特定フォルダにメールが振り分けられたことをトリガーに自動化が開始されます。<span class="mark-yellow">予め設定した重要なメールだけを対象に、ChatGPTによる要約と担当者への転送を自動で実行する</span>仕組みです。これにより、的を絞った効率的な情報管理が実現します。
それでは早速、実際にZoho MailとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail／ChatGPT
[Yoomとは]
今回はZoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Zoho MailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。こちらはZoho CRMの例ですが、Zoho Mailも同じ手順で連携できます。
ChatGPTとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のワードを含むメールが届いたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、アカウントIDを候補から選択しましょう。
続けて、フローボットを起動するためのワードを設定してください。
最後に、連携したZoho Mailアドレスに先ほど決めたワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「緊急」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておいてください。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
先ほど取得したZoho Mailのメール本文を、ChatGPTを使って要約します。
「テキストを生成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容はあらかじめ設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにZoho Mailの「サマリー」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定してください。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。ChatGPTがZoho Mailのメール本文を要約してくれました！
ChatGPTによる要約結果を、Zoho Mailで送信します。
「メールを送信」をクリックしましょう。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「メールを送信」のまま「次へ」をクリック。
まず、ステップ3と同じくアカウントIDを候補から選択しましょう。
次に送信者・受信者それぞれのメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
続けて件名とメール本文を入力しましょう。
Zoho Mail・ChatGPTから取得したアウトプットなどの変数や固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
あとは任意で以下の項目をプルダウンから選択していきましょう。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存してください。
連携したZoho Mailアドレスから、ChatGPTによる要約結果が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する方法でした！
今回はZoho MailからChatGPTへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆に他のアプリの情報をChatGPTで処理し、その結果をZoho Mailへ連携したい場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
様々な業務シーンに応じた自動化を実現できます。
Slackの活発なチャンネルでは、重要な情報が次々と流れてしまいがちです。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメッセージがSlackに投稿された際、その内容をChatGPTで自動的に要約してZoho Mailで通知</span>できます。重要な議論や決定事項を見逃すことなくキャッチアップできるでしょう。
Microsoft Teamsで共有される報告書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認するのは手間がかかりますよね。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">Microsoft Teams上でファイルが共有された際にOCR機能でテキストを抽出し、さらにChatGPTでその内容を要約してZoho Mailに通知</span>できます。ファイルを開かずに概要を把握できるため、情報確認の時間を短縮するのに役立ちます。
Yoomでは、Zoho MailとChatGPTに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Zoho MailとChatGPTでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、内容を要約して返信メールとして下書き保存したり、Zoomの会議を自動で作成したりできます。
また、Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらZoho Mailにタスクを作成したり、Shopifyで注文が発送されたらフォローメールを自動送信したりできます。
さらに、特定のメールをDiscordに通知するなど、メール業務と連携を効率化できます。
受信したメールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信したり、Googleフォームの回答種別をChatGPTで分類してGoogleスプレッドシートに追加したりできます。
また、毎日Googleカレンダーの予定をChatGPTで整理して通知したり、フォームで送信された内容を要約してスプレッドシートに追加したりすることも可能です。
さらに、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を解析して担当者に転送するなど、AIを活用して業務を効率化できます。
Zoho MailとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の確認・要約・転送といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報にもとづいて、迅速に次のアクションへ移ることができますね。その結果、本来注力すべき創造的な業務に集中する環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の送信者からのメールをトリガーにできますか？
A：Zoho Mailのトリガー下に分岐設定を追加することで可能です。「送信者が特定のメールアドレスと等しい場合」などと設定することで、フローボットの起動条件を絞り込むことができます。
なお、分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：要約だけでなく返信文の案も作成できますか？
A：可能です。「以下の問い合わせに対する返信文を〇〇字程度で作成してください」など、必要に応じてプロンプトを編集してお使いください。
Q：Zoho Mailの添付ファイルの内容も要約できますか？
A：YoomのAIオペレーションであるテキスト抽出またはOCR機能を用いることで可能です。ファイルの内容をテキスト化してからChatGPTで要約しましょう。詳しくは「テキストからデータを抽出する」の設定方法および「OCRで文字を抽出」の設定方法をご確認ください。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
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