【簡単設定】Zoho MailのデータをChatGPTに自動で連携する方法

Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
・ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
・問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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「Zoho Mailで受信した長文メールの要点を素早く把握したい」
「問い合わせメールの内容をChatGPTで要約して、担当者にスムーズに引き継ぎたい」

このようにZoho MailとChatGPTを連携させて業務を効率化したいと考えつつも、日々の業務に追われて手作業でのコピー＆ペーストを繰り返していませんか？

その手作業には時間的コストだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったリスクも潜んでいます。

そこで、もしZoho Mailでメールを受信した際にその内容がChatGPTで要約され、関係者に自動で共有される仕組みがあったらどうでしょう？情報共有のスピードと正確性が向上し、もっと重要な分析や戦略立案といったコア業務に時間を使えるようになりますね。

今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。ぜひこの機会に日々の定型業務を自動化し、作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはZoho MailとChatGPTを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
・ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
・問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoho MailとChatGPTを連携してできること

Zoho MailとChatGPTのAPIを連携すれば、Zoho Mailで受信したメール情報をトリガーに、ChatGPTによる要約や文章生成を自動で実行させることが可能です。
これにより、これまで手作業で行っていた情報整理や共有のプロセスを効率化できるでしょう。

ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

日々大量に届くメールの中から重要なものをピックアップし、その内容を要約して関係者に転送する作業は手間がかかりますよね。

このテンプレートを利用すれば、Zoho Mailで受信したメール本文をChatGPTで自動的に要約し、その結果を指定の担当者にメールで転送できます。情報共有の迅速化と工数削減が同時に実現しますね。

Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
・ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
・問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、ChatGPTで要約して担当者に転送する

特定のプロジェクトやクライアントからのメールだけを効率的に処理したい、というニーズもあるでしょう。

この連携では、Zoho Mailの特定フォルダにメールが振り分けられたことをトリガーに自動化が開始されます。予め設定した重要なメールだけを対象に、ChatGPTによる要約と担当者への転送を自動で実行する仕組みです。これにより、的を絞った効率的な情報管理が実現します。

Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、ChatGPTで要約して担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメールの中から、重要なものを探し出して内容を把握する作業に時間を要していませんか。手作業での確認や転送は、対応の遅れや共有漏れにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダでメールを受信した際に、ChatGPTが自動で内容を要約し担当者へ転送します。メール対応における一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを主要な連絡手段としており、メール対応業務の効率化を目指している方
・ChatGPTを業務に取り入れ、日々の情報収集や共有を自動化したいと考えている方
・チームで受信する問い合わせメールなどの一次対応を、自動化によって効率化したい方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoho MailとChatGPTの連携フローを作ってみよう

それでは早速、実際にZoho MailとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Mail／ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はZoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Zoho MailとChatGPTのマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Zoho Mailのトリガー設定、ChatGPTのアクション設定、Zoho Mailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
・ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
・問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ステップ1：Zoho MailとChatGPTのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。

Zoho MailとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。こちらはZoho CRMの例ですが、Zoho Mailも同じ手順で連携できます。

ChatGPTとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。ChatGPTのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する

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■概要
Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
・ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
・問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■注意事項
・Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：Zoho Mailのトリガー設定

「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のワードを含むメールが届いたら」のまま「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、アカウントIDを候補から選択しましょう。

続けて、フローボットを起動するためのワードを設定してください。

最後に、連携したZoho Mailアドレスに先ほど決めたワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「緊急」というワードが入ったメールを送信しました。

ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。

成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。

※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：ChatGPTのアクション設定

※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておいてください。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

先ほど取得したZoho Mailのメール本文を、ChatGPTを使って要約します。
「テキストを生成」をクリックしましょう。

ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。

メッセージ内容はあらかじめ設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにZoho Mailの「サマリー」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。

あとは任意で以下の項目を設定してください。

ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。

最後にモデルを候補から選択してテストしましょう。

成功したら保存してください。ChatGPTがZoho Mailのメール本文を要約してくれました！

ステップ5：Zoho Mailのアクション設定

ChatGPTによる要約結果を、Zoho Mailで送信します。
「メールを送信」をクリックしましょう。

※「メールを送る」でできることもご参照ください。

ステップ3・4と同様、アクションは「メールを送信」のまま「次へ」をクリック。

まず、ステップ3と同じくアカウントIDを候補から選択しましょう。

次に送信者・受信者それぞれのメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。

続けて件名とメール本文を入力しましょう。

Zoho Mail・ChatGPTから取得したアウトプットなどの変数や固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。

あとは任意で以下の項目をプルダウンから選択していきましょう。

設定が完了したらテストします。

成功したら保存してください。

連携したZoho Mailアドレスから、ChatGPTによる要約結果が送信されました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

以上が、Zoho Mailで受信した内容をChatGPTで要約して、担当者に転送する方法でした！

ChatGPTのデータをZoho Mailに連携したい場合

今回はZoho MailからChatGPTへデータ連携する方法をご紹介しました。

逆に他のアプリの情報をChatGPTで処理し、その結果をZoho Mailへ連携したい場合は下記のテンプレートも併せてご利用ください。
様々な業務シーンに応じた自動化を実現できます。

Slackで指定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知する

Slackの活発なチャンネルでは、重要な情報が次々と流れてしまいがちです。

このテンプレートを使えば、特定のキーワードを含むメッセージがSlackに投稿された際、その内容をChatGPTで自動的に要約してZoho Mailで通知できます。重要な議論や決定事項を見逃すことなくキャッチアップできるでしょう。

Slackで指定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知する

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■概要
Slackでの活発な情報共有は便利ですが、重要な投稿を見逃したり、後から内容を把握するのに時間がかかったりすることはないでしょうか。
このワークフローは、Slackで特定のキーワードを含むメッセージが投稿されると、自動でChatGPTが内容を要約し、その結果をZoho Mailで通知します。Zoho MailとChatGPTを連携させることで、手作業での確認や共有の手間を省き、重要な情報の見逃しを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackの特定チャンネルの情報を常時収集しており、手間を削減したいと考えている方
・ChatGPTとZoho Mailを連携させ、情報共有のプロセスを自動化したい方
・重要な情報を見逃すことなく、チームの迅速な意思決定や対応を支援したい方

■注意事項
・Slack、Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知する

Microsoft Teamsで共有される報告書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認するのは手間がかかりますよね。

この連携を活用することで、Microsoft Teams上でファイルが共有された際にOCR機能でテキストを抽出し、さらにChatGPTでその内容を要約してZoho Mailに通知できます。ファイルを開かずに概要を把握できるため、情報確認の時間を短縮するのに役立ちます。

Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、ChatGPTで要約しZoho Mailで通知する

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■概要
Microsoft Teamsで共有される請求書や報告書などのファイル、その都度内容を確認し、要約して関係者に共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。
このワークフローは、Microsoft Teamsへのファイル投稿を検知し、OCR機能でテキストを抽出、さらにChatGPTがその内容を要約し、結果をZoho Mailで自動通知します。Zoho MailとChatGPTを連携させることで、これらの定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで共有されるファイルの確認や要約作業に時間を取られている方
・ChatGPTとOCRを活用し、ドキュメント関連の業務を効率化したいと考えている方
・Zoho Mailへの情報集約を通じて、チーム内の情報共有をスムーズにしたい方

■注意事項
・Microsoft Teams、Zoho Mail、ChatGPT、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Zoho MailとChatGPTを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、Zoho MailとChatGPTに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。

Zoho MailとChatGPTでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Zoho Mailを使った便利な自動化例

Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、内容を要約して返信メールとして下書き保存したり、Zoomの会議を自動で作成したりできます。

また、Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらZoho Mailにタスクを作成したり、Shopifyで注文が発送されたらフォローメールを自動送信したりできます。

さらに、特定のメールをDiscordに通知するなど、メール業務と連携を効率化できます。

Meta広告（Facebook）でリードが登録されたら、Zoho Mailにタスクを作成する

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■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたら、Zoho Mailにタスクを作成する」フローは、広告から得られたリード情報を効率的に管理する業務ワークフローです。
このフローを利用すれば、Meta広告で新たにリードが登録された瞬間に、自動的にZoho Mailにタスクが作成されます。これにより、リードのフォローアップがスムーズになり、営業チームの効率を大幅に向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告を利用してリードを獲得しているが、フォローアップ作業に時間を取られている営業担当
・Zoho Mailを日常的に使用しており、タスク管理を効率化したいと考えている方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化し、作業の手間を減らしたいビジネスオーナー
・リード管理のプロセスを標準化し、チーム全体で統一した方法で対応したいと考えているマネージャー

■注意事項
・Zoho MailとMeta広告（Facebook）のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信する

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■概要
「Shopifyで注文が発送されたら、Zoho Mailでフォローメールを自動送信する」フローは、注文発送をトリガーにフォローアップメールを自動で送信する業務ワークフローです。
ネットショップ運営業務の自動化で、顧客満足度向上と業務効率アップが期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyでの発送処理後に手動でお客様にメールを送る作業を負担に感じているネットショップ運営者の方
・顧客からの発送問い合わせの減少やレビュー促進を目指し、発送後すぐにフォローする必要があるECサイト担当者の方
・限られたリソースでネットショップ運営の自動化に取り組みたいが、設定に自信がないチームリーダーの方

■注意事項
・Shopify、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Discordに通知する

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■概要
「Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Discordに通知する」業務ワークフローは、大事なキーワードを含むメールを見逃さずチームに共有できる仕組みです。
指定チャンネルへ自動通知し、情報伝達をスムーズにします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで特定のキーワードメールを手動でチェックしている方
・Discordへの通知を導入して情報見逃しを防ぎたいチームリーダーの方
・Discordを自社のワークフローに組み込みたい技術担当者の方
・メール確認の手間を減らして本来業務に注力したい方

■注意事項
・Zoho Mail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら、Zoomの会議を作成する

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■概要
「Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら、Zoomの会議を作成する」フローは、メールの内容に基づいて自動的にZoom会議をスケジュールする業務ワークフローです。
Zoho MailとZoomを連携させることで、必要な会議の設定が自動化され、効率的なコミュニケーションが実現できます。
このワークフローを活用すれば、手動での会議設定が不要になり、業務のスムーズな進行が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に活用しており、特定のメールに迅速に対応したいビジネスパーソン
・Zoomを頻繁に利用して会議を設定する必要があり、手動作業の効率化を図りたい方
・メール内容に応じて自動的に会議を作成する仕組みを導入したい企業のIT担当者
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているチームリーダー

■注意事項
・Zoho MailとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら内容を要約して、返信メールとして下書き保存する

試してみる

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■概要
「Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら内容を要約して、返信メールとして下書き保存する」フローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、指定したキーワードを含むメールを自動的に要約し、返信用の下書きとして保存することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを活用しており、特定のメール対応に時間を取られているビジネスパーソン
・メール内容の要約や返信作業を自動化したいと考えている事務担当者
・業務効率化を推進し、メール管理をスマートに行いたい企業のIT担当者

■注意事項
・Zoho MailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ChatGPTを使った便利な自動化例

受信したメールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信したり、Googleフォームの回答種別をChatGPTで分類してGoogleスプレッドシートに追加したりできます。

また、毎日Googleカレンダーの予定をChatGPTで整理して通知したり、フォームで送信された内容を要約してスプレッドシートに追加したりすることも可能です。

さらに、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を解析して担当者に転送するなど、AIを活用して業務を効率化できます。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで内容を解析し担当者に転送する

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■概要
Gmailに届くお問い合わせなどを一件ずつ確認し、内容を把握して担当者に転送する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
ChatGPTをメール業務に活用しようとしても、手作業での連携では効率化に限界を感じることもあります。
このワークフローを活用すれば、GmailとChatGPTを連携させ、特定のメール受信から内容の自動解析、担当者への転送までを自動化できるため、こうしたメール対応に関する課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く大量の問い合わせメールの振り分けに課題を感じているカスタマーサポート担当の方
・ChatGPTを活用してメール内容を解析し、リードの割り振りなどを自動化したい営業チームの方
・GmailとChatGPTを連携させ、手作業によるメール転送業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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毎日、Googleカレンダーの1日の予定をChatGPTで整理して通知する

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■概要
このワークフローでは、Googleカレンダーからその日の予定を自動取得し、ChatGPTが内容を整理・要約することが可能です。また、その後で整理された情報を通知することで、効率的に一日の予定を把握できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎日Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソンの方
・チームやプロジェクトの予定を効率的に把握したいマネージャーやリーダーの方
・ChatGPTを利用して業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・日々の予定を手軽に整理・確認したい経営者や起業家の方

■注意事項
・Googleカレンダー、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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フォームに送信された内容をChatGPTで要約して、Google スプレッドシートにレコードを追加する

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■概要
フォームから送信されたお問い合わせやアンケートの回答を手作業で要約し、管理用のGoogle スプレッドシートに転記する作業に時間を要していませんか。このワークフローは、フォームが送信されると、その内容をChatGPTが自動で要約し、指定のGoogle スプレッドシートにレコードとして追加します。Google スプレッドシートとChatGPTを連携させることで、これまで手動で行っていた一連の作業を自動化し、入力漏れや転記ミスを防ぎながら、情報管理を効率化できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け付けた長文の回答をChatGPTで要約し、手作業で転記している方
・Google スプレッドシートでの情報集計やデータ管理業務の効率化を目指している方
・Google スプレッドシートとChatGPTを連携させ、定型業務を自動化したい方

■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する

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■概要
・Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分けGoogleスプレッドシートに情報をします。
・フォームの回答内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。

■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bluRKYuqY7oMyXdaQN3HezyanrlLJaYzryrUg-lS4pk/edit#gid=0

■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：フォーム用に、名前や連絡先、質問内容等、必要な項目を設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatGPTを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：会話する
・メッセージ内容：①で取得した問い合わせ内容などのテキストを埋め込み、以下のような判定を指示します。
・ロール：ChatGPTの回答ロールを選択してください。※基本はユーザーの設定
・temperature：0～2未満の値で指定します。0.8のように高い値はランダム性が増し、0.2のように低い値はより集中的かつ決定論的にします。
・最大トークン数：生成される回答に許可されるトークンの最大数です。デフォルトでは、4096トークンとなります。
・モデル：ChatGPTのAIモデルを選択します。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
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{{問い合わせ内容}}

この文章を確認して、営業に関する内容であれば「営業」、質問に関する内容であれば「質問」
スパムのような内容であれば「スパムの可能性」という判断してください。
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③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Eと設定しています。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットや②で取得した判定結果を埋め込みます。
※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

■注意点
・ChatGPT/OpenAIのAPI使用は有料です。お使いのOpenAIのプランによっては使用できない可能性があるので、事前にプランをご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687581

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受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信

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メールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をSlackに送信します。

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まとめ

Zoho MailとChatGPTの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認・要約・転送といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報にもとづいて、迅速に次のアクションへ移ることができますね。その結果、本来注力すべき創造的な業務に集中する環境が整います。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：特定の送信者からのメールをトリガーにできますか？

A：Zoho Mailのトリガー下に分岐設定を追加することで可能です。「送信者が特定のメールアドレスと等しい場合」などと設定することで、フローボットの起動条件を絞り込むことができます。
なお、分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

Q：要約だけでなく返信文の案も作成できますか？

A：可能です。「以下の問い合わせに対する返信文を〇〇字程度で作成してください」など、必要に応じてプロンプトを編集してお使いください。

Q：Zoho Mailの添付ファイルの内容も要約できますか？

A：YoomのAIオペレーションであるOCR機能を用いることで可能です。ファイルの内容をテキスト化してからChatGPTで要約しましょう。詳しくは「OCRで文字を抽出」の設定方法をご確認ください。

※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。