【ノーコードで実現】Google スプレッドシートを活用して経費申請を自動化する方法

「経費申請のたびに、Google スプレッドシートの内容を経費精算システムに手入力するのが面倒…」

「入力ミスがないか何度も確認する作業に追われて、本来の業務が進まない…」

このように、手作業による経費申請の繰り返しに限界を感じていませんか？

もし、Google スプレッドシートに経費情報を入力するだけで、経費精算システムへ自動で申請が作成される仕組みがあれば、面倒な転記作業や確認の手間から解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

 とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを基に経費申請を自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、freee会計で経費申請を作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している経費情報を、都度freee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか？ この転記作業は定期的に発生するため、入力ミスや申請漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が追加されたら、その情報をもとにfreee会計で経費申請を自動で作成することが可能になり、こうした日々の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとfreee会計を使い、手作業で経費申請を行っている方
• 経費申請プロセスの自動化を検討し、ヒューマンエラーの削減を目指す管理者の方
• Google スプレッドシートの情報追加によって、freee会計での経費申請を自動作成したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でfreee会計に経費申請が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額の入力間違いや申請漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでfreee会計を選択し、「経費申請の作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、経費申請の元データとなる任意のスプレッドシートIDと、監視対象としたいシートのタブ名を正しく設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの情報を基に経費申請を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加された際に、freee会計で経費申請を自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／freee会計

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとfreee会計のマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガーとfreee会計のアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が追加されたら、freee会計で経費申請を作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している経費情報を、都度freee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか？ この転記作業は定期的に発生するため、入力ミスや申請漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が追加されたら、その情報をもとにfreee会計で経費申請を自動で作成することが可能になり、こうした日々の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとfreee会計を使い、手作業で経費申請を行っている方
• 経費申請プロセスの自動化を検討し、ヒューマンエラーの削減を目指す管理者の方
• Google スプレッドシートの情報追加によって、freee会計での経費申請を自動作成したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でfreee会計に経費申請が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額の入力間違いや申請漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでfreee会計を選択し、「経費申請の作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、経費申請の元データとなる任意のスプレッドシートIDと、監視対象としたいシートのタブ名を正しく設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Google スプレッドシートとfreee会計をマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートをマイアプリ連携する際は、以下のナビを参考に連携を行ってください。

freee会計のマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。

【freee会計のマイアプリ連携】

検索窓にfreee会計と入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックしてください。

以上で、freee会計のマイアプリ連携が完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、freee会計で経費申請を作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している経費情報を、都度freee会計へ手入力する作業に手間を感じていませんか？ この転記作業は定期的に発生するため、入力ミスや申請漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が追加されたら、その情報をもとにfreee会計で経費申請を自動で作成することが可能になり、こうした日々の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとfreee会計を使い、手作業で経費申請を行っている方
• 経費申請プロセスの自動化を検討し、ヒューマンエラーの削減を目指す管理者の方
• Google スプレッドシートの情報追加によって、freee会計での経費申請を自動作成したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でfreee会計に経費申請が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額の入力間違いや申請漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでfreee会計を選択し、「経費申請の作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、経費申請の元データとなる任意のスプレッドシートIDと、監視対象としたいシートのタブ名を正しく設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。

前準備：テストに使用するファイルの用意

今回解説するフローボットは、Google スプレッドシートで行が追加されることをきっかけに起動します。
シートに記載された「事業所ID」・「申請タイトル」・「申請行1_発生日」・「申請行1_内容」・「申請行1_金額」・「申請行1_経費科目1」をもとに、freee会計で経費申請を作成します。

※「事業所ID」は、Yoomのフローボット画面でfreee会計の「経費申請の作成」アクションを開き、「事業所ID」項目の入力欄をクリックすると表示される事業所の一覧から確認できます。

「経費科目ID」は、freee会計の管理画面で「その他の設定」→「経費科目」を開き、表示される経費科目一覧から、IDを確認したい経費科目名をクリックしてください。
遷移後の詳細画面のURLに含まれる数値が経費科目IDです。
たとえば、URLがhttps://app.yoom.fun/settings/expense_categories/12345となっている場合、URL末尾の「12345」が経費科目IDになります。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。

ここからは「Google スプレッドシートで行が追加されたら、freee会計で経費申請を作成する」フローボットを設定していきます。
赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認しましょう。
確認後、「次へ」をクリックしてください！

スプレッドシートID・シートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。

テーブル範囲を設定していきます。
ここでは、先ほど用意した以下のシートを使用するので
テーブル範囲の始まりは「A」、テーブル範囲の終わりは、「F」です。
一意の値が入った列（列内で値が重複しない列）は、「A」になります。

入力できたら、テストをクリックしましょう！

テストに成功すると、取得した値を確認できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。