【簡単設定】Googleカレンダーを使って打ち合わせ管理を自動化する方法

ステップ1：Google スプレッドシート・Google カレンダー・Slackをマイアプリ連携

Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。

検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

Google スプレッドシートとYoomの連携方法

Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントを選択し、ログインしましょう。
アクセス許可の画面が表示されたら、全てのチェックボックスにチェックをつけて「継続」をクリックします。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です！

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GoogleカレンダーとYoomの連携方法

Googleカレンダーのアプリを検索するとログインページが表示されます。
Google スプレッドシートとの連携時と同様に「Sign in with Google」をクリックし、連携するアカウントを選択します。
サインイン画面で認証を完了させると、Yoomとの連携は完了です！

SlackとYoomの連携方法

SlackのワークスペースのURLを入力します。
入力後「継続する」を押すと、サインイン画面が表示されるため、画面に沿って入力していきましょう。
※詳しいアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 上のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：アプリトリガーを設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。

2. アプリトリガーを開く

「行が追加されたら」をクリックします。

3. 連動アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「行が追加されたら」を選択

4. APIの接続設定をする

まずは「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分の感覚から選べます。
Googleカレンダーに早めに反映させたい場合は、短い間隔での設定がオススメです。

※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

次に、Google スプレッドシート内のどこのシートに行が追加された時にフローボットを起動するのか選択します。
以下の赤枠の項目に入力していきます。

ちなみに今回は、テスト版としてGoogle スプレッドシートにこのような予定表を作成し、行を追加ています。

「スプレッドシートID」や「シートID」はアウトプットから選択すると簡単に入力することができますよ！

入力ができたら、使用するシートに行を追加してから「テスト」をクリックしてください。
テストが聖子すると、シートの情報が反映されたアウトプットが取得できます。

※アウトプットとは

この値はこの後の設定で使用します。問題がないか確認をしたら保存しておきましょう！

ステップ4：Googleカレンダーと連携

1. Googleカレンダーアプリを開く

「予定を作成」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「予定を作成」を選択

3. APIの接続設定をする

画像の赤枠の項目について入力をしていきます。

入力する際は、ステップ3で設定したGoogle スプレッドシートのアウトプットを活用しましょう！

「予定の説明」と「参加者」も必要に応じて、入力していきます。
（入力必須項目ではありません。）

最後に「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」を選びます。
全ての入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Slackと連携

1. Slackアプリを開く

「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「チャンネルにメッセージを送る」を選択

3. APIの接続設定をする

事前に、Slackの送信先のチャンネルにYoomアプリをインストールする必要があります。
※詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

インストール完了後、「投稿先のチャンネルID」を設定します。
「候補」部分に表示されるため選択します。

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次に実際に送信されるメッセージ内容を入力していきます。
アウトプットを上手に活用するのがポイントです！
入力後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！

使用したテンプレートはこちらです。

フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してNotionに追加する方法

Googleスプレッドシート以外にも、フォームの情報を元にGoogleカレンダーにする方法や、Slackでの通知ではなく別のアプリにデータを追加することも可能です。
そこで次は、フォームの情報を元にGoogleカレンダーで予定を作成し、Notionに追加する場合の設定方法を解説していきます。
先ほどの連携同様に、まずはテンプレートをコピーしましょう！

基本的な操作方法は同じです。
まずはNotionアプリの連携から始めましょう！
Notionのアプリを選択してログイン情報を入力し、連携するページを選択すると連携完了です。

次に「予定入力用フォーム」をクリックして設定していきます。

実は、Yoom内でフォームを作成することが可能です！
※詳しいフォームの設定方法などはこちらをご確認ください。

フォーム作成後は、「プレビューページ」と「完了ページ」を確認します。
問題なければ、入力フォームの回答のサンプルを設定して、保存します。
（サンプル値はすでに入力されているものをそのまま使っても大丈夫です！）

次にGoogleカレンダーとの連携を行います。
Google スプレッドシートとの連携方法と同様です。
不明な点があれば、先ほどの「ステップ4」に戻って確認してみましょう！

最後に、Notionと連携をします。
Notionアプリと連携するアカウント情報が正しいか確認した上で、「データベースID」を入力していきます。

「追加するレコードの値」もアウトプットから選択していきましょう！
入力後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。

すると、このようにNotionのデータに追加されます。

フォームの情報をもとにGoogleカレンダーで予定を作成してkintoneに追加する方法

今度は、フォームの情報を元にGoogleカレンダーで予定を作成しますが、データの保存先をkintoneにしたい場合の方法です。
フォームトリガーとGoogleカレンダーの設定は全く同じです！

なので今回は、kintoneのアプリ登録とNoitonとの連携方法について詳しくご紹介します。
まずは、テンプレートをコピーするところから始めましょう！

まずはkintoneとYoomの連携をしていきましょう！
kintoneのアプリをクリックすると、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の入力が求められます。
※詳しい登録方法はこちらでご確認ください。

その後フォームトリガーの設定と、Googleカレンダーとの連携が完了したら「レコードを追加する」をクリックします。

kintoneと連携するアカウント情報を確認したら、次に「アプリID」を入力します。
候補から選びましょう。

追加するレコード値も、アウトプットを活用して入力していきます。
「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。

このようにkintoneにデータが入ります。

その他のGoogleカレンダーを使った自動化の例

他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.　Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信するフロー

Googleカレンダーの予定を自動的にチェックし、Gmailを通じてリマインドメールを送信することが可能になります。
スケジュール管理に苦手意識のある方や予定管理を効率化させたいと考えている方にピッタリのフローですね！

2.フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信するフロー

入力されたフォームデータから自動でスケジュールを作成するだけでなく、簡単に資料共有ができます。
会議など事前に参加者へPDF資料の送付や関連するリンクを送信する必要がある場合に役立つこと間違いなしです！

3.Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録するフロー

顧客とミーティングを行う場合など、Gmailで日程調整をすることはありませんか？
ただ、顧客の数が多い場合やミーティングの頻度が多い場合には、予定登録するだけでも時間が取られてしまいます。
重複登録の防止にも役立つのでオススメです！

まとめ

今回は、Googleカレンダーを使った予定登録の自動化、そして予定登録後の通知や他のアプリへのデータ追加方法についてご紹介しました。

「予定登録って、こんなに簡単に自動化できるんだ！」と思った方も多いかもしれません。
APIを活用した自動化と聞くと「難しそう」と感じる方も多いと思います。
しかし今回紹介した方法はノーコードで設定可能なため、ITに苦手意識がある方でも安心して作業ができるはずです！

連携できるアプリも様々あるため、ご自身の業務に合ったテンプレートを選んでみてください。
ぜひ、手作業での業務を減らしてよりスマートな働き方を手に入れましょう！